U bent als eigenaar, zaakvoerder of bestuurder de wettelijke vertegenwoordiger van uw entiteit.

Bent u als wettelijk vertegenwoordiger van uw entiteit opgenomen/geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en wilt u zelf aanvragen in het WSE-loket indienen en opvolgen dan hoeft u niets meer te configureren. U kunt meteen inloggen en aanvragen indienen en opvolgen (opent in nieuw venster) in het WSE-loket.

U weet u niet of u de wettelijke (officiële) vertegenwoordiger bent van uw entiteit?

Dat kunt u opzoeken op basis van het ondernemingsnummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (opent in nieuw venster) (KBO) . Alle personen die met naam onder de rubriek ‘Functies’ van uw entiteit vermeld worden, zijn in de KBO als wettelijk vertegenwoordiger opgenomen, geregistreerd. Staat u niet vermeld, dan moet u aan de hoofdtoegangsbeheerder van uw entiteit die daar wel vermeld staat vragen dat hij/zij u aanduidt als wettelijk vertegenwoordiger.

Staat er bij ‘functies’ niemand vermeld, dan moet je dat eerst te laten corrigeren bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Stuur daarvoor een mail naar
KBO-BCE-FUNCTIONS@economie.fgov.be (opent in uw e-mail applicatie) met een kopie van de publicatie in het Belgisch Staatsblad betreffende de benoeming en een kopie van de voor en achterkant van de identiteitskaart van de wettelijke functiehouder. Zodra dat in orde is, kunt u verder dit stappenplan verder volgen (opent in nieuw venster).

De toegang tot online toepassingen delegeren binnen de entiteit.

U kan als wettelijk vertegenwoordiger de toegang tot de online toepassingen van de federale en Vlaamse overheid (hierna genoemd “overheid”) ook delegeren binnen uw entiteit. Meld u daarvoor aan bij CSAM (opent in nieuw venster) (Common Secure Access Management System, de toegangspoort tot de online diensten van de overheid) en kies "Beheer der toegangsbeheerders". Hier kan u zichzelf, een andere wettelijk vertegenwoordiger of een werknemer als Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen.

De hoofdtoegangsbeheerder is de hoofdverantwoordelijke voor het toegangsbeheer van uw entiteit voor de online diensten van de overheid.

De hoofdtoegangsbeheerder kan meteen aan de slag in het WSE-loket, maar is dus automatisch ook Toegangsbeheerder voor elk domein (elke groep) van online overheidstoepassingen. Eén van die domeinen is “Onlinediensten van de Vlaamse overheid”, met daarbij onder meer het WSE-loket.

De hoofdtoegangsbeheerder kan dus het toegangsbeheer nog verder delegeren binnen de entiteit door medewerkers de rol toe te kennen waarmee ze toegang krijgen tot de onlinediensten van de Vlaamse overheid. Daarvoor gaat hij naar “beheer toegangsbeheerders (opent in nieuw venster)” in CSAM (opent in nieuw venster) en kiest “Toegangsbeheerders aanstellen”.

Meer info:

• CSAM stap voor stap gids (PDF bestand opent in nieuw venster).
• Volledige procedure, in 4 stappen naar veilig online aanmelden (opent in nieuw venster).
• Praktische info voor lokale beheerders (opent in nieuw venster), met meer info en handleidingen over de basisfunctionaliteiten van het gebruikersbeheer
• IDM Handleiding snel recht toekennen (PDF bestand opent in nieuw venster)

U bent door de wettelijke vertegenwoordiger van een bij de Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerde entiteit aangesteld als hoofdtoegangsbeheerder.

Iemand die als wettelijk vertegenwoordiger voor uw entiteit opgenomen/geregistreerd is in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), kan zich aanmelden in Beheer Toegangsbeheer (opent in nieuw venster) en een hoofdtoegangsbeheerder aanduiden. Zo kan de wettelijk vertegenwoordiger het verlenen van toegang tot online toepassingen van de federale en Vlaamse overheid (hierna genoemd “overheid”) delegeren.

De hoofdtoegangsbeheerder is de hoofdverantwoordelijke voor het toegangsbeheer van de entiteit voor de online diensten van de overheid. U kan als hoofdtoegangsbeheerder meteen aan de slag in het WSE-loket (opent in nieuw venster) en aanvragen indienen en opvolgen, u hoeft niets meer te configureren.

U bent als hoofdtoegangsbeheerder automatisch ook Toegangsbeheerder voor elk domein (elke groep) van online overheidstoepassingen. “Onlinediensten van de Vlaamse overheid”, waaronder het WSE-loket, is één van die domeinen.

De hoofdtoegangsbeheerder kan daardoor het toegangsbeheer verder delegeren binnen de entiteit door medewerkers de rol toe te kennen waarmee ze toegang krijgen tot de onlinediensten van de Vlaamse overheid. Daarvoor gaat hij naar “beheer toegangsbeheerders (opent in nieuw venster)” in CSAM (opent in nieuw venster) en kiest “Toegangsbeheerders aanstellen”.

Meer info over CSAM: stap voor stap gids.

Vervolgens dient de hoofdtoegangsbeheerder, of de door hem/haar aangestelde toegangsbeheerder(s) in te loggen op het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid (IDM) (opent in nieuw venster) en zichzelf aan te stellen als Hoofd Lokale Beheerder. Daarna kan hij/zij aan zichzelf of aan medewerkers de gewenste gebruikersrechten toekennen door:

1. eerst, indien nog nodig, deze medewerkers via hun rijksregisternummer op te zoeken en als gebruiker toe voegen en zo voor hen een werkrelatie aan te maken met de entiteit. Als er al een werkrelatie bestaat kan men onmiddellijk overgaan tot het toekennen van rechten.
2. nadien deze medewerkers voor het WSE-loket de toegangsrechten (rol) “DWSE Organisatie verantwoordelijke” geven en met één of meer van de volgende "contexten":
   • Economische migratie
   • Lokale diensteneconomie
   • Maatwerk bij collectieve inschakeling
   • Subsidiebesluiten
   • Aanwervingsincentive
   • Vlaamse Ondersteuningspremie
   • Kwaliteitsdatabank
   • Opleidingsdatabank
   • Opleidingsverlof
   • Vlaamse Zorgkrediet Applicatie

Meer info:

• CSAM stap voor stap gids (PDF bestand opent in nieuw venster).
• Volledige procedure, in 4 stappen naar veilig online aanmelden (opent in nieuw venster).
• Praktische info voor lokale beheerders (opent in nieuw venster), met meer info en handleidingen over de basisfunctionaliteiten van het gebruikersbeheer
• IDM Handleiding snel recht toekennen (PDF bestand opent in nieuw venster)

U bent werknemer en u bent door de hoofdtoegangsbeheerder van de entiteit in Beheer Toegangsbeheer (BTB) aangeduid om aanvragen in te dienen in het WSE-loket?

Vooraf dient die hoofdtoegangsbeheerder, of de door hem/haar aangestelde toegangsbeheerder, in te loggen op het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid (IDM) (opent in nieuw venster) en zichzelf aan te stellen als Hoofd Lokale Beheerder. Daarna kan de hoofdtoegangsbeheerder u de gewenste gebruikersrechten toekennen door:

1. eerst, indien nog nodig, u via uw rijksregisternummer op te zoeken en als gebruiker toe voegen en zo voor u een werkrelatie aan te maken met de entiteit. Als er al een werkrelatie bestaat kan de hoofdtoegangsbeheerder onmiddellijk overgaan tot het toekennen van rechten.
2. nadien u voor het WSE-loket de toegangsrechten (rol) “DWSE Organisatie verantwoordelijke” geven en één of meer van de volgende "contexten":
   • Economische migratie
   • Lokale diensteneconomie
   • Maatwerk bij collectieve inschakeling
   • Subsidiebesluiten
   • Aanwervingsincentive
   • Vlaamse Ondersteuningspremie
   • Kwaliteitsdatabank
   • Opleidingsdatabank
   • Opleidingsverlof
   • Vlaamse Zorgkrediet Applicatie

Weet nu niet wie uw hoofdtoegangsbeheerder is? Contacteer dan de Vlaamse Infolijn 1700 (opent in nieuw venster) en vraag naar iemand van het team ‘gebruikersbeheer’.

U bent als directeur altijd de hoofdtoegangsbeheerder van uw school.

Als directeur kunt u zelf inloggen in het WSE-loket (opent in nieuw venster) en aanvragen indienen en opvolgen, daarvoor hoeft u niets meer te configureren.

Als directeur kunt u in het gebruikersbeheer Vlaanderen (opent in nieuw venster) nog één of meer medewerkers als gebruiker aanduiden en configureren, zodat ook zij namens de school kunnen inloggen en aanvragen kunnen indienen en opvolgen. U geeft deze medewerkers:

• een werkrelatie met de school
• de rol “DWSE Organisatie verantwoordelijke” te geven en één of meer van de volgende "contexten":
  • Economische migratie
  • Lokale diensteneconomie
  • Maatwerk bij collectieve inschakeling
  • Subsidiebesluiten
  • Aanwervingsincentive
  • Vlaamse Ondersteuningspremie
  • Kwaliteitsdatabank
  • Opleidingsdatabank
  • Opleidingsverlof
  • Vlaamse Zorgkrediet Applicatie

U bent medewerker van de school en u bent door de directeur aangeduid om aanvragen in te dienen in het WSE-loket (opent in nieuw venster).

De directeur moet u als gebruiker aanduiden en configureren in het gebruikersbeheer Vlaanderen (opent in nieuw venster) door u:

• een werkrelatie te geven met de school
• de rol “DWSE Organisatie verantwoordelijke” te geven, en één of meer van de volgende "contexten":
  • Economische migratie
  • Lokale diensteneconomie
  • Maatwerk bij collectieve inschakeling
  • Subsidiebesluiten
  • Aanwervingsincentive
  • Vlaamse Ondersteuningspremie
  • Kwaliteitsdatabank
  • Opleidingsdatabank
  • Opleidingsverlof
  • Vlaamse Zorgkrediet Applicatie

De entiteit waarvoor de medewerker zich wil aanmelden in het WSE-loket moet gekoppeld zijn met de juiste vestigingen. Die koppeling wordt beheerd door Onderwijs en Vorming. Als u zich aangemeld hebt in het WSE-loket en niet de juiste vestigingen te zien krijgt, moet de werknemer/directeur contact opnemen met het schoolbeheerteam om dat in orde te brengen.

Een entiteit kan een erkend sociaal secretariaat of een dienstverrichter mandateren om haar personeelsbestand te beheren, haar aangiftes in te vullen of om andere administratieve handelingen in verband met de sociale zekerheid uit te voeren. Mahis is een beveiligde onlinedienst waarmee u de mandaten beheert en consulteert.

De medewerker die voor het sociale secretariaat of de dienstverrichter in opdracht van klanten aanvragen ingeeft in het WSE-loket moet vooraf geregistreerd zijn in Mahis. Neem voor meer informatie contact op

• via 02 509 59 59 en vermeld dat het een vraag rond mandaten voor de directie identificatie betreft
• of via e-mail idnl@rsz.fgov.be (opent in uw e-mail applicatie).

De hoofdtoegangsbeheerder van het sociaal secretariaat of van de dienstverrichter moet de medewerker als gebruiker aanduiden en configureren in het gebruikersbeheer Vlaanderen (opent in nieuw venster) door hem:

• een werkrelatie te geven met het sociaal secretariaat of dienstverrichter
• de rol “Mahis Mandaat Uitvoerder” toe te kennen.

De medewerker kan vanaf dan als volgt aanvragen indienen in het WSE-loket. De medewerker:

• meldt zich aan in het WSE-loket (opent in nieuw venster) als onderneming
• selecteert zijn sociaal secretariaat
• geeft het KBO-nummer van de klant in. Het ACM-systeem zal op dat ogenblik enkele gegevens nakijken in de Mahis-databank
• komt in het WSE-loket terecht

Terwijl de medewerker navigeert in het WSE-loket, zal hem/haar soms gevraagd worden om het KBO-nummer opnieuw in te geven.