Tot er een Vastgoedinformatieplatform decreet is, is er een ‘MVP’-fase (MVP = minimum viable product, of basisversie) en zal het platform fungeren als een verwerker ten dienste van de gemeenten die verwerkingsverantwoordelijke zijn, zoals intermediaire software eveneens verwerker zijn.

Vanaf het decreet in werking treedt, zullen athumi en de gemeente gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn.

Dit wordt juridisch geregeld via de juiste overeenkomsten en goedgekeurd door de gemeenteraad.

Verwerkingsovereenkomst

Tussen het lokaal bestuur en Digitaal Vlaanderen/athumi dient verplicht een verwerkingsovereenkomst afgesloten te worden om de verwerking van persoonsgegevens in te regelen tijdens de periode vóór het decreet in werking treedt. Dit is nodig voor alle lokale besturen, ongeacht de datum van aansluiting. Hiervoor werd een VVSG-sjabloon voorzien.

De technische en organisatorische maatregelen worden opgenomen als bijlage in dit document.

Deze overeenkomst moet ten laatste 5 dagen voordat uw gemeente live gaat ondertekend zijn door beide partijen.

Gemeenteraadsbesluit

Het is aangeraden om het door ons aangereikt sjabloon van het gemeenteraadsbesluit te gebruiken ter goedkeuring tot het gebruik van het Vastgoedinformatieplatform.

In hetzelfde besluit kan men verwijzen naar bijlage: verwerkingsovereenkomst.

Gemeentelijk retributiereglement

De artikels in het gemeenteraadbesluit die over het gemeentelijke retributiebedrag, de inning en vrijgestelde organisaties gaan, vervangen het bestaande gemeentelijke retributiereglement voor de aanvragen voor Vastgoedinlichtingen.
Indien wenselijk, kan de gemeente zelf ook het het eigen retributiereglement aanpassen conform deze artikels.

Vanaf de decreetfase zullen athumi en de lokale besturen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn voor wat betreft het ter beschikking stellen van ‘Vastgoedinlichtingen voor overdracht’. Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wetgeving is het hierbij noodzakelijk dat er tussen athumi en elk lokaal bestuur een overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken opgemaakt en ondertekend wordt. Gezien athumi eveneens zal instaan voor het innen van de gemeentelijke retributies vereist dit een verwerkersovereenkomst.

Om de administratieve werklast zo beperkt mogelijk te houden, voorzien we een:

• Toetredingsovereenkomst bestaande uit een vast gedeelte en het variabel toetredingsgedeelte die zowel de overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken als de verwerkersovereenkomst bevat.
• Gemeenteraadsbesluit omdat hierin zal worden verwezen naar het VIP-decreet, dat op dat moment aangenomen/in werking zal zijn en waarin de gewijzigde hoedanigheden en de vrijgestelde organisaties van bronretributie (in lijn met deze vrijgesteld van platformretributie) worden vermeld.

Op 22 december 2023 werd het decreet bekrachtigd door de Vlaamse Regering. Voor alle 300 gemeenten zal een definitieve agendering op de gemeenteraad kort nadien nodig zijn om gealigneerd te zijn met het VIP-decreet.

We vragen om dit punt te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraad na plenaire goedkeuring decreet via een nieuw gemeenteraadbesluit en een ondertekende toetredingsovereenkomst.
Deze agendering dient om het vorige besluit op te heffen en een nieuw definitief gemeenteraadsbesluit aan te nemen dat, voor de rechtsgrond ervan, uitdrukkelijk naar het VIP-decreet verwijst, dat ondertussen in voege is. De toetredingsovereenkomst zal vanaf dan de vorige verwerkingsovereenkomst vervangen.

De ondertekende documenten kunnen bezorgd worden aan vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

We voorzien voor de ontvangst van de ondertekende overeenkomst een periode van maximaal 2 maanden. Tot dan blijft de huidige verwerkingsovereenkomst gelden.

Timing:

• Bekrachtiging decreet + bezorging definitieve sjablonen GR-besluit en toetredingsovereenkomst: 22 december 2023
• Agendering gemeenteraad: ten vroegste 23 december 2023
• Inwerkingtreding decreet: 1 januari 2024
• Uiterste datum bezorging goedgekeurd GR-besluit en ondertekende toetredingsovereenkomst: 22 februari 2024

De extra tijdsmarge voor de ontvangst van de ondertekende documenten staat de geplande verdere uitrol van VIP niet in de weg: de inwerkingtreding van de betaalcomponent en de inning van platformretributie gaan reeds in voege vanaf de dag van inwerkingtreding van het decreet. De toegang voor burgers en andere aanvragers is voorzien vanaf 01/02/2024.

De DRAFT-versies van het nieuwe gemeenteraadsbesluit en de toetredingsovereenkomst werden op 16/10/2023 per mail bezorgd aan alle gemeenten. Deze zijn bedoeld om te gebruiken ter inzage en voorbereiding.
De definitieve documenten te gebruiken voor de agendering en ondertekening zijn per mail verstuurd op 22 december net na de bekrachtiging van het VIP-decreet.
Ze zijn eveneens hieronder terug te vinden:

• Sjabloon ‘Gemeenteraadsbesluit’(Word bestand opent in nieuw venster)
• Sjabloon ‘Toetredingsovereenkomst’(Word bestand opent in nieuw venster)
• Sjabloon ‘Toetredingsovereenkomst' Track Changes(Word bestand opent in nieuw venster) (tegenover versie 16/10/2023)
• Toelichting bij wijzigingen Toetredingsovereenkomst(Word bestand opent in nieuw venster) (tegenover versie 16/10/2023)