De Vlaamse overheid implementeert een innovatieve oplossing voor de automatisering van documentenbeheer bij nieuwe indiensttredingen. Wanneer selectieverantwoordelijken of HR-medewerkers documenten opladen in de Onboarding-module van Vlimpers, zorgt een combinatie van Robotic Process Automation (RPA) en AI voor een gestroomlijnde doorstroom naar het E-dossier.

Het systeem werkt via twee complementaire technologieën: een virtuele robot die de documenten downloadt en doorstuurt en een AI-model dat via document understanding het type document identificeert. Deze intelligente herkenning maakt het mogelijk om automatisch de juiste metadata toe te kennen en passende vervolgacties te initiëren.
Momenteel is er nog een validatiestap ingebouwd om de beslissingen van het AI-model te controleren. Gezien de uitstekende resultaten is het plan om deze verificatiestap op termijn af te bouwen. De eerste ervaringen tonen aan dat deze automatisering leidt tot een aanzienlijke vermindering van de werklast voor dossierbehandelaars dankzij de verbeterde documentdoorstroming en accurate interpretatie door het AI-systeem.