Gedaan met laden. U bevindt zich op: Minicompetitie in het kader van de Applicatiediensten (raamovereenkomst ICT 2022) Applicatiediensten

Minicompetitie in het kader van de Applicatiediensten (raamovereenkomst ICT 2022)

In uitvoering van de Raamovereenkomst Applicatiediensten, perceel 5, werken we met 3 partners, ICT-dienstverleners. Er is in bepaalde mate is competitie voorzien, zoals beschreven in de Service-portfolio Applicatiediensten, hoofdstuk 4 “Competitie in het kader van de applicatiediensten(PDF bestand opent in nieuw venster)”.

We nemen de beginselen van dit opzet graag even met u door.

Wie zijn de ICT-dienstverleners in Applicatiediensten?

De drie dienstverleners actief in de Applicatiediensten, zijn: Eviden, Cronos, en DXC-Cegeka. Zij zullen maximaal deelnemen aan de minicompetities die opgestart worden.

Het gaat om bijzonder competente allrounders die ruim beslagen zijn in ontwikkelingen en operationeel beheer, en die tegelijk ook in vele gespecialiseerde technologieën en oplossingen thuis zijn, gebruik makend van een breed-waaierend ecosysteem en expert-teams.

Ze bieden hun diensten aan binnen de context en de voorwaarden van de raamovereenkomst, wat een degelijke garantie biedt op kwaliteit en veiligheid, samen met de certificaties en normeringen die de dienstverleners hanteren.

Het zijn stuk voor stuk betrouwbare en competente partners, die tegelijk bereid zijn om ten behoeve van de groeiende noden van de vlaamse en lokale overheden in competitie te gaan voor het kunnen aanbieden van de beste en voordeligste oplossingen.

Wie kan er gebruik van maken?

Het klantenbereik van de Applicatiediensten is hetzelfde als dat van alle ICT2022 raamovereenkomsten. De beschrijving is te vinden in par 5.1 van het Basiscontract(PDF bestand opent in nieuw venster)

We bedienen aldus de ruime Vlaamse overheid, inclusief de lokale besturen.

Wanneer is er minicompetitie?

Minicompetitie is voorzien binnen de Applicatiediensten.

Voor dienstverlening inzake een toepassing die reeds in beheer is bij een van de Applicatiedienstverleners, is deze partner normaliter ook de ICT-dienstverlener bij wie een onderhoud of ander project rechtstreeks kan worden aangevraagd en besteld.

Voor grote projecten kan de klant er weliswaar voor kiezen om het Project eventueel in mini-competitie te stellen.

Voor nieuwe initiatieven, waarvoor er nog geen partner is, moet de minicompetitie maximaal kunnen spelen. Bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van een nieuwe toepassing, het onboarden van een nieuwe toepassing om deze in operationeel beheer te laten nemen, enz.

Naast projecten zijn er ook Ondersteuningsopdrachten mogelijk, met uitsluitend prestaties in regie. Voor toepassingen in beheer zijn ondersteuningsopdrachten eenvoudig aan te vragen bij de betreffende Applicatiedienstverlener. Omgekeerd, geldt er echter een eventuele competitie verplichting: bijvoorbeeld indien het een vraag betreft voor de bemanning van een operationeel (devops) of ontwikkelteam, waarvan de opdracht geen betrekking heeft op een reeds bestaande Applicatiedienst (bijv. onderhoud van een toepassing in beheer), dan wordt dit als een nieuw initiatief beschouwd dat in de vorm van een Project in minicompetitie gesteld hoort te worden.

Voor meer uitleg, lees je er best even de bepalingen van de Service-portfolio(PDF bestand opent in nieuw venster) op na.

De raamovereenkomst laat dus toe om vlot onderhoud en aanpassingen te doen aan bestaande bedrijfsoplossingen i.s.m. de beherende partner-dienstverlener, en tegelijk voorziet het in de mogelijkheid van minicompetitie tussen de actieve Applicatie-dienstverleners. ‘The best of both worlds’.

Hoe verloopt een mini-competitie?

Doel moet zijn om snel en vlot een goed antwoord te bekomen van de kandidaat-dienstverleners, op een helder beschreven uitvoerbare opdracht. Om vervolgens objectief te bepalen wat het beste voorstel is dat vervolgens ook besteld zal worden.

De procedure zal eenvoudig tot ietwat omvangrijker kunnen zijn, en deze zal vrij snel kunnen doorlopen worden of eerder iets meer tijd vergen, naargelang de omvang en de complexiteit van de aanvraag en de opdracht.

Grosso modo zijn er deze stappen te onderscheiden, waarbij we enkele aandachtspunten of tips vermelden:

  • De voorbereidingen planning
    • De aanvraag voor een project zal alle informatie dienen te bevatten, die de dienstverleners nodig hebben om een goede offerte te kunnen opstellen. Een degelijke voorbereiding is daarom van groot belang, en is bepalend voor de uiteindelijke kwaliteit van de voorstellen die bekomen zullen worden.
    • Eventueel dient de aanvrager een fasering in te voeren, waarbij in eerste instantie een behoeften analyse, een portfolio-analyse of bijv. een design-thinking oefening wordt doorgevoerd, die zal toelaten om de opdracht te concretiseren alvorens ze in competitie te stellen. Een goede voorbereiding is belangrijk! Je moet weten wat je wil alvorens je bij de kandidaat-dienstverleners op zoek kan gaan naar een gepast antwoord daarop
    • In sommige gevallen zal het nodig of raadzaam zijn om een voorbereidend project in te plannen, intern of i.s.m. een of meerdere dienstverleners. Het is bijv. mogelijk om alle 3 die dienstverleners via regie-werk te laten samenwerken aan zo’n voorbereidende studie/ontwerp fase (in zo’n geval is uiteraard geen competitie nodig, wat wel het geval is als je er één voor wil aanstellen om dit te doen).
    • In veel gevallen is de opdracht grotendeels te documenteren a.d.h.v. bestaande specificaties en documentatie, bijvoorbeeld ingeval van de vraag om een reeds bestaande en werkende toepassing in operationeel beheer te nemen. Aangevuld met een set van vereisten voor de verwachte dienstverlening (SLA’s enz.), kan vrij snel een aanvraag worden samengesteld waar de dienstverleners mee aan de slag kunnen, en die in de verdere procedure nog enkel wat overleg en beperkte fine-tuning van de scope, vereisten en specificaties zal nodig hebben om tot goede en vergelijkbare aanbiedingen te komen die aansluiten op de behoefte.
    • Weet wat je wil, alvorens een aanvraag te lanceren. Zeker ingeval van een minicompetitie is dat nodig, omdat je drie aanbieders tegelijk aanspreekt en aan het werk zet.
  • De aanvraag
    • De opdracht wordt -op basis van een goede voorbereiding- uitgeschreven en formeel in een aanvraag voor minicompetitie opgenomen. Dit model kan hiervoor gebruikt worden.(Word bestand)
    • Een bijhorende leidraad is beschikbaar die kan helpen bij het opstellen van dit ‘minibestek’. Deze leidraad is specifiek opgesteld voor gebruik bij de minicompetitie in het kader van de Raamovereenkomst Applicatiediensten. Het behandelt diverse bijzondere aandachtspunten, tips en aanbevelingen en ook concrete voorbeelden. De leidraad kan je hier downloaden(Word bestand) (Word bestand), en is beschikbaar in het DDC-DMS(opent in nieuw venster) (enkel mits toegang).
    • Elke aanvraag wordt geacht op peil te zijn, d.w.z. inhoudelijk helder en voldoende gedocumenteerd om -eventueel mits wat onderhandeling of toelichting - goed beantwoord te kunnen worden.
    • Een aanvraag houdt een vorm van “bestek” in, waarmee de kandidaat-dienstverleners aan de slag zullen gaan.
    • Een set van gewogen criteria wordt in de aanvraag opgenomen en dus vooraf vastgelegd. De kwaliteit wordt aan 60% in rekening gebracht, de prijs aan 40%. De concreet te hanteren criteria zijn door de aanvrager te bepalen in functie van de specifieke te gunnen opdracht.
    • Bij de aanvraag wordt aangegeven wat de volgende procedurestappen zullen zijn die in de informatie- en onderhandelingsfase voorzien worden om tot de finale offertes of de zgn. BAFO (‘best and final offer’) te leiden.
  • De onderhandeling
    • Hier laat het bestek toe om als aanvrager zelf grotendeels de modaliteiten te bepalen, bijv. het organiseren van infosessies, het laten ‘pitchen’ van ontwerpvoorstellen, edm.
    • Een snelle en vlotte offerteopmaak staat voorop. Het is dus zeker niet de bedoeling om onnodig ver te gaan daarin of de procedure lang te laten aanslepen in de tijd. De inspanning die van de drie dienstverleners verwacht mag worden gedurende de procedure, moet enigszins in verhouding zijn met de complexiteit en de omvang van de opdracht. Wat niet kan, is dat er de facto eerst een fullblown business analyse moet plaatsvinden of dat een oplossing van A tot Z in detail vooraf wordt uitgetekend tijdens de onderhandeling. De stap van aanvraag tot offerte mag niet te groot zijn.
  • De opmaak en indiening van de offertes
    • Een uiterste datum en uur van indiening wordt door de aanvrager bepaald. Laat de aanbieders voldoende tijd om een degelijke offerte samen te stellen en af te werken.
    • De initiële offerte dient tegen deze deadline ingediend te worden.
    • Eventueel volgen onderhandelingen en verbeterde offertes. De dienstverleners stellen uiteindelijk hun finaal aanbod op, en dienen hun ‘best and final offer’ (BAFO) in tegen een door de aanvrager daarvoor vastgelegde indiendatum.

De projectvoorstellen worden vertrouwelijk behandeld en afgeschermd.

  • De evaluatie en de gunning, inclusief eventuele advies en goedkeuring stappen
    • De aanvrager vergelijkt en beoordeelt de ingediende finale offertes
    • Een model van gunningsverslag(Word bestand) wordt daarvoor gehanteerd.
    • Niet vergeten om de eventueel benodigde adviesverleningen bijv. verplichte adviesvraag bij de Inspectie van Financiën, te respecteren. Daarvoor is er een tabel met drempelbedragen op de site van F&B(PDF bestand opent in nieuw venster). Bij de start van de raamovereenkomst in Applicatiediensten (medio 2021) is de geldende drempel: 144.000 eur excl btw.
    • Resultaat: een getekend en goedgekeurde gunningsbeslissing met evaluatieverslag.
  • De bestelling, inclusief vastlegging
    • Zodra de aanvragende klant de nodige vastlegging (IO) heeft bekomen, kan de bestelling worden geplaatst bij de winnaar aan wie het project wordt gegund, waarbij het goedgekeurde evaluatieverslag als motiverende grondslag dient. De andere dienstverleners krijgen eveneens kennisgeving van de gemotiveerde gunningsbeslissing.

Wat zijn alternatieven?

Een opdracht na minicompetitie in het kader van de raamovereenkomsten ICT2022, biedt een flexibele en snelle geldige competitie in het kader van een uitgewerkte Raamovereenkomst.

In sommige gevallen kan een ruimere marktbevraging wenselijk of nodig zijn, buiten het kader van de ICT2022 Raamovereenkomsten. Elk bestuur kan altijd beroep doen op de mogelijkheden en modaliteiten toegestaan in de wetgeving en reglementering Overheidsopdrachten, voor het plaatsen van opdrachten. Voor advies en ondersteuning bij zo’n procedure kan je aankloppen bij de collega’s van het Facilitair Bedrijf, gespecialiseerd in overheidsopdrachten(opent in nieuw venster).

Indienen van werkaanvragen, inclusief aanvragen voor minicompetities