Loonfiches en pensioen

U bent wettelijk niet verplicht uw maandelijkse loonbriefjes langer dan 10 jaar bij te houden.

Het wordt wel ten zeerste aanbevolen de volgende documenten tot uw pensioen te bewaren:

  • jaarlijkse loonfiches

  • het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (FPD) met uw loongegevens voor de pensioenberekening.

Fiscale documenten

U moet een kopie van de belastingaangifte minstens 7 jaar lang bijhouden (tot het einde van het 7de jaar dat volgt op de belastbare periode). Die documenten moet u bijhouden voor een eventuele controle op de personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw.

Bepaalde documenten kunnen dienen als bewijsstuk bij uw aangifte, bijvoorbeeld:

  • loonfiches
  • boekhouding
  • facturen
  • attesten
  • bankdocumenten.

U moet een kopie van die documenten ook minstens 7 jaar bijhouden voor eventuele controle, ook al is de hieronder vermelde bewaartermijn korter. Sommige bewijsstukken moet u langer bijhouden (bv. loonfiches).

Facturen, kredieten en erelonen

Facturen houdt u best bij als bewijs

  • dat u een bepaald product of dienst hebt betaald
  • dat iemand u nog geld schuldig is.

Als algemeen principe geldt dat u, zodra de verjaringstermijn verstreken is, het document niet meer kunt gebruiken om uw gelijk te bewijzen.

De Federale overheidsdienst Economie raadt u wel aan om al uw facturen hoe dan ook gedurende 10 jaar te bewaren.

Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen voor facturen. Bepaalde perioden zijn bepaald op basis van gebruiken en gewoonten. Andere zijn bij wet vastgelegd.

1 maand

  • kastickets (kleine bedragen):
    • Omruiling of terugbetaling wordt alleen aanvaard als u beschikt over het ticket, en dit binnen de 14 dagen na aankoop (buiten de koopjesperiode en niet bij speciale acties).
    • Vergeet niet dat kastickets vaak het bewijs van aankoop kunnen leveren bij schade of diefstal van de aangekochte goederen.

6 maanden

  • restaurant- en hotelrekening.

1 jaar

  • transportfacturen
  • deurwaarderskosten

2 jaar

  • aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels. De wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar.
  • facturen en bewijs van betaling voor nutsvoorzieningen. Het gaat vooral over de facturen van gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet, teledistributie.
  • medische kosten (betalingsbewijzen).

5 jaar

  • erelonen van advocaten, facturen en honoraria van notaris.
  • bankdocumenten
  • kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten
  • huur (contracten en betalingen)

10 jaar

  • facturen en contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten (bouwen en verbouwen)

Verhuis

Bij verhuis naar een andere woning mag u niet alle documenten meenemen naar de nieuwe woning. Sommige documenten horen bij de woning en moet u overdragen aan de nieuwe eigenaar (bv. bouwplannen, stroomschema van elektriciteitsleidingen, handleidingen van verwarmingstoestellen, keuringsattesten, EPC, postinterventiedossier, ...).

Facturen voor werken of keuringen mag u wel bijhouden.

Persoonlijke en familiale documenten

De volgende documenten moet u levenslang bewaren:

  • globaal medisch dossier
    • gezondheids- en inentingsboekje
    • bloedgroep
    • uitslagen van analyses en onderzoeken
    • röntgenfoto's
    • ziekenfondsboekje
  • diploma's en professionele titels
  • geboorte-, adoptie- of erkenningsakten
  • documenten met betrekking tot wettelijk of ongehuwd samenwonen, samenlevingscontract, huwelijkscontract, trouwboekje of echtscheidingsvonnis
  • notariële akten
  • schenkingsakten
  • testamenten, documenten met betrekking tot de nalatenschap.

Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen voor andere persoonlijke en familiale documenten:

  • 2 jaar:
    • gezinsuitkeringen
    • afhoudingen voor sociale zekerheid
  • 5 jaar:
    • werkloosheidsuitkeringen
    • betalingsbewijzen voor alimentatiegeld

Verzekeringen

Verzekeringsdocumenten zoals contractvoorwaarden (inclusief de bijzondere voorwaarden) kunt u het best bijhouden zolang de verzekering geldt of zolang er een vergoedingsprocedure aan de gang is. Hou er bovendien rekening mee dat u na het verstrijken van een verzekeringscontract nog altijd een claim kunt indienen voor schade die tijdens de looptijd van het contract is voorgevallen.

Levensverzekering

Sommige levensverzekeringen gelden levenslang. Hou die daarom ook levenslang bij. Andere levensverzekeringen hebben een einddatum: ze gaan over tot uitkering op een bepaalde datum of verstrijken gewoon. Zodra dat (en eventueel de personenbelasting daarop) achter de rug is, kunt u die documenten weggooien. Tenzij u het voor uw familie duidelijk wilt maken dat een polis waarvan zij het bestaan vermoeden, intussen verstreken is.

Aansprakelijkheidsverzekering

Met een aansprakelijkheidsverzekering dekt u een burgerlijke aansprakelijkheid (BA)

  • als autobestuurder in een BA Auto
  • als lid van een gezin in een BA Familiale (in vaktaal: BA Privé-leven)
  • als bedrijf met een BA Uitbating
  • enzovoort.

Zelf kunt u tot 3 jaar na het verstrijken van uw polis een beroep doen op de verzekering voor feiten die zich tijdens de looptijd hebben voorgedaan. Een slachtoffer, daarentegen, kan tot 10 jaar nadat hij vernam dat hij een claim kan indienen, het recht om die bij uw verzekeraar aan te melden. Voor uw rechtszekerheid is het dus verstandig om uw documenten zeker 10 jaar te bewaren.