Archiefregelgeving algemeen
Wat zegt het Bestuursdecreet?
Een kernbepaling uit hoofdstuk 3, afdeling 5, onderafdeling 2 is dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat moeten brengen en bewaren. Informatie moet dus makkelijk vindbaar en raadpleegbaar zijn. Ook moeten overheden zorgen voor de vernietiging van informatie die daarvoor in aanmerking komt.
Waarover gaan de regels voor zorg en beheer?
Hoofdstuk 3, afdeling 5, onderafdeling 2 van het Bestuursdecreet bevat o.a. regels voor:
bestuurlijke verantwoordelijkheid: eigenaarschap over de bestuursdocumenten (art. III.80)
goede, geordende en toegankelijke staat: o.a. de materiële verzorging en toegankelijkheid van bestuursdocumenten; hoe makkelijk de informatie is in te zien (art. III.81)
het bekendmaken in het centrale register welke bestuursdocumenten worden bewaard en vernietigd (art. III.82)
rechtsopvolging: bestuurlijke verantwoordelijkheid en/of beheer overdragen van bestuursdocumenten (art. III.83)
het verplicht overdragen van bestuursdocumenten naar een depot (archiefbewaarplaats), zoals bv. het Archiefdepot Vlaamse overheid (art. III.84)
externe audit (art. III.85)
Voor wie gelden deze regels
Volledige tekst Bestuursdecreet en Memorie van toelichting
Uitvoeringsbesluit van 10 mei 2019
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de regels voor zorg en beheer in het Bestuursdecreet. In principe behandelt het uitvoeringsbesluit dezelfde onderwerpen als het Bestuursdecreet, maar het gaat dieper in op de praktische uitwerking ervan. Het bevat gedetailleerde regels over o.a.:
de beheersregels voor goede, geordende en toegankelijke staat
de taken, deskundigheid en deontologische code van de archief-/informatiebeheerders
het beheer van het centrale register (hiermee wordt het zogenaamde Serieregister bedoeld)
de aanwijzing en de kwaliteitscriteria van de depots van Het Facilitair Bedrijf
de overdrachtsverplichting naar deze depots van Het Facilitair Bedrijf
Voor wie gelden deze regels
Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is bepaald in artikel III.79(opent in nieuw venster) van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Bij het interpreteren van dit artikel moet je ook rekening houden met de bevoegdheidsverdeling tussen de Vlaamse en federale overheid, zoals verder toegelicht in hetzelfde artikel III.79, §2.