Vervanging van bestuursdocumenten in het Bestuursdecreet
Substitutie is het vervangen van analoge originelen door elektronische kopieën, waarbij de bewijskracht behouden blijft.
Wat zegt het Bestuursdecreet?
Om die bewijskracht ook te garanderen wanneer specifieke regelgeving vormvereisten opgelegt, bevat het Bestuursdecreet van 7 december 2018 een aparte regeling voor de vervanging van bestuursdocumenten binnen Vlaamse bevoegdheden.
Die regeling maakt het mogelijk om in het kader van digitaliseringsprojecten de analoge informatie te vernietigen. Concreet laat substitutie dus toe om bij digitaliseringsprojecten de analoge informatie te vernietigen.
Waarover gaat het kader voor substitutie?
Artikel II.25 van het Bestuursdecreet biedt een kader voor substitutie (in de regelgeving aangeduid als ‘vervanging’) binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019.
Daardoor kunnen analoge bestuursdocumenten die overheidsinstanties ontvangen of opmaken bij de toepassing van wettelijke of reglementaire bepalingen, worden vervangen door elektronische kopieën.
Voor wie gelden deze regels
Het toepassingsgebied van artikel II.25 is bepaald in artikel II.18 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Deze regelgeving geldt voor overheidsinstanties die behoren tot:
- de Vlaamse overheid, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid
- de lokale overheden
Raadpleeg het volledige artikel van het Bestuursdecreet
Uitvoeringsbesluit van 21 mei 2021
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën is de uitvoeringsregeling van de regels voor substitutie in het Bestuursdecreet. Het besluit verduidelijkt onder welke voorwaarden analoge bestuursdocumenten mogen worden vervangen door elektronische kopieën, met behoud van hun rechtsgeldigheid.
Omdat die rechtsgeldigheid na vervanging moet gegarandeerd blijven, legt de Vlaamse Regering hiervoor nadere regels vast. Het uitvoeringsbesluit bevat gedetailleerde regels over o.a.:
- de werkwijze voor substitutie
- de bewaring van de elektronische kopieën
- de gevallen waarin substitutie niet is toegestaan.
Voor wie gelden deze regels?
Deze regelgeving geldt voor overheidsinstanties die behoren tot:
- de Vlaamse overheid, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid
- de lokale overheden