Heb jij ook al opgemerkt dat wanneer je een vergaderzaal zoekt, er bijna niets meer vrij is? Zijn er te weinig zalen? Zijn de zalen niet steeds passend bij de groep? Wij gingen op onderzoek uit! Wat blijkt?

Van alle geboekte zalen wordt maar liefst 50% uiteindelijk niet gebruikt. In de helft van die gevallen daagt er gewoonweg niemand op en bij de andere helft wordt de vergaderzaal geannuleerd.

Vicieuze cirkel

Het resultaat is dat te weinig vergaderzalen beschikbaar zijn en dan krijg je het ‘handdoeklegger-fenomeen’. Men gaat te veel en/of te grote zalen reserveren om toch maar een zaal te hebben, ook al is men niet altijd zeker dat die vergadering doorgaat of dat die zaal wel zo groot moet zijn.

• Boek je vergaderzaal pas wanneer je zeker bent dat je hem gaat gebruiken. Boek geen vergaderzalen als ‘optie’.
• Organiseer vergaderingen zoveel mogelijk op je eigen verdieping en niet in de publieke vergaderzalen.
• Kijk steeds naar het aantal deelnemers van je vergadering wanneer je een vergaderzaal boekt. Niets zo frustrerend om geen geschikte vergaderzaal te vinden en dan langs een zaal met een capaciteit van 25 te lopen en te merken dat er maar 5 mensen gebruik van maken.
• Heb je een event en dus nood aan veel vergaderzalen? Ga dan even langs bij het hospitality team van je gebouw. Zij helpen jou met het vastleggen van de juiste zalen.
• Gaat je vergadering toch niet door? Annuleer dan zo snel mogelijk, zo kan er nog iemand anders gebruik van maken.