Privacyverklaring contractueel leveranciersbeheer
1. Wat is het doeleinde van de verwerking?
Het doeleinde van deze verwerking is contractueel leveranciersbeheer in het kader van overheidsopdrachten. Meer specifiek houdt dit het beheren van persoonsgegevens in van medewerkers van leveranciers en hun onderaannemers in het kader van de uitvoering van overheidsopdrachten. Dit betreft dan ook gegevens van werknemers van opdrachtnemers en hun onderaannemers, waarmee Het Facilitair Bedrijf een contractuele relatie heeft verkregen, doorgaans na de gunning van een overheidsopdracht. Dit omvat het verzamelen van persoonsgegevens van commercieel vertegenwoordigers, en andere relevante medewerkers van opdrachtnemers en hun onderaannemers. Eveneens kan Het Facilitair Bedrijf, in haar functie als aankoopcentrale, bepaalde contactgegevens meedelen aan de bestellers binnen het toepassingsgebied.
Deze verwerkingsactiviteit omvat dus onder meer:
- Onderhoud van contractuele contacten in het kader van de uitvoering van de opdracht met de leverancier;
- De nood om gegevens mee te delen aan bestellers in het kader van raamovereenkomsten, waar Het Facilitair Bedrijf mogelijks ook als aankoopcentrale optreedt;
- De opvolging van prestaties en leveringen in het kader van de uitvoering van de opdracht;
- De opvolging van facturatie en rapportering;
- Publicatie van contactgegevens op de cataloguspagina van Het Facilitair Bedrijf;
- Het verzamelen en delen van gegevens in het kader van wettelijke verplichtingen;
- Wijzigen van gegevens.
Deze verwerkingsactiviteiten zijn noodzakelijk voor een efficiënte uitvoering en samenwerking met de leverancier.
2. Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de opvolging van de uitvoering van de raamovereenkomst is de noodzaak in het kader van een taak van algemeen belang waarmee Het Facilitair Bedrijf wordt belast, om overheidsopdrachten te plaatsen en de uitvoering op te volgen conform artikel 164 Wet Overheidsopdrachten juncto artikel 4 Oprichtingsbesluit Het Facilitair Bedrijf.
In bepaalde gevallen heeft Het Facilitair Bedrijf ook een wettelijke verplichting, waarbij het noodzakelijk is om persoonsgegevens van werknemers van de opdrachtnemer of haar onderaannemers te verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval in het kader van artikel 12/1 KB Uitvoering.
De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het meedelen aan bestellers binnen het toepassingsgebied waar Het Facilitair Bedrijf optreedt als aankoopcentrale is de noodzaak in het kader van een taak van algemeen belang waarmee Het Facilitair Bedrijf wordt belast, conform artikel 4 Oprichtingsbesluit Het Facilitair Bedrijf.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
De categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken in kader van deze verwerkingsactiviteit, zijn de volgende:
Persoonlijke identificatiegegevens: naam, titel;
Professionele contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres, adres van de onderneming of plaats tewerkstelling, publicaties;
Beroep en betrekking: huidige betrekking, titel en beschrijving van de functie, werkgever, werkplaats.
De verwerkte gegevens betreffen uitsluitend professionele persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opgenomen doeleinden.
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die door Het Facilitair Bedrijf worden verwerkt, kunnen rechtstreeks door uzelf of uw onderneming worden verstrekt, bijvoorbeeld via het ingediende offerteformulier, of via communicatie tijdens de uitvoering van de opdracht. Het is eveneens mogelijk dat publiek beschikbare gegevens worden gebruikt om u of uw onderneming te contacteren (bv. via websites of openbare registers zoals het KBO), dan wel dat gegevens sporadisch van een andere overheidsinstantie worden verkregen.
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens aldus van:
- uzelf of uw onderneming;
- andere aanbestedende overheden;
- openbare bronnen.
5. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden in beginsel enkel behandeld door de dienst binnen Het Facilitair Bedrijf die hiermee belast is, meer specifiek de Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten. In dit kader kunnen de gegevens in eerste instantie worden verwerkt door interne en externe aankopers en juristen binnen Het Facilitair Bedrijf.
Wij bezorgen uw persoonsgegevens ook aan:
- bestellers waarvoor Het Facilitair Bedrijf als aankoopcentrale optreedt (klanten);
- andere aanbestedende overheden die mogelijks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht.
Wij werken ook samen met volgende verwerkers die ten behoeve van ons uw persoonsgegevens verwerken:
- Cegeka, in het kader van gegevensverwerking en opslag,
- Paddle, als dienstverlener die instaat voor de catalogus-pagina.
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens in lijn met artikel III.79 en verder van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Daarnaast wordt ook rekening gehouden met de bewaartermijn zoals opgenomen in artikel 164 Wet Overheidsopdrachten.
Concreet:
Het Facilitair Bedrijf bewaart uw persoonsgegevens zolang dat noodzakelijk is voor de verwerking en maximaal tot 10 jaar na het voltooien van de verwerking, tenzij Het Facilitair Bedrijf uw persoonsgegevens eerder vernietigt of archiveert.
7. Welke rechten heeft u bij de verwerking van uw persoonsgegevens?
De AVG zorgt ervoor dat u een aantal rechten heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u deze wil uitoefenen, kunnen we een bewijs van uw identiteit vragen om twijfel uit te sluiten, zodat uitgeoefende rechten toegepast worden ten aanzien van de juiste persoon (meestal uzelf) of op de persoonsgegevens van de juiste persoon (meestal van uzelf).
Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten:
U heeft altijd het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Indien u merkt dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet correct zijn, kan u deze gegevens door ons laten verbeteren.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten vernietigen of wissen. Hou er wel rekening mee dat een wissing er kan toe leiden dat wij, bij gebrek aan persoonsgegevens, niet langer in staat zijn om aan uw vraag te voldoen of onze diensten te verlenen.
U kan bezwaar maken tegen deze verwerking. In dat geval wegen wij het algemeen belang af tegen uw belangen en bepalen wij welke belangen zwaarder wegen. We gaan mogelijk ook na of er bijkomende maatregelen kunnen of moeten genomen worden om ervoor te zorgen dat er tussen die belangen een voldoende evenwicht is. Hou er rekening mee dat dit bezwaar er kan toe leiden dat Het Facilitair Bedrijf, bij gebrek aan persoonsgegevens, uw vraag of verzoek niet kan beantwoorden of geen andere dienst kan verlenen.
U heeft het recht om de verwerking te beperken:
- als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan;
- als wij uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u niet wil dat we uw persoonsgegevens verwijderen;
- als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig heeft voor een gerechtelijke procedure;
- als u bezwaar maakt tegen deze verwerking. Wanneer onze belangen echter zwaarder doorwegen dan uw rechten en vrijheden, dan zijn we niet verplicht om de verwerking te beperken.
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over:
- deze specifieke privacyverklaring en/of over de algemene privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens;
- de uitoefening van uw rechten,
dan verwijzen wij u naar de betreffende rubriek ‘Vragen, opmerkingen, klachten of rechten uitoefenen?’ in de algemene privacyverklaring.