Privacyverklaring CRM
Verwerking van de persoonsgegevens van de klanten, leveranciers en partners van Het Facilitair Bedrijf met het oog op het opbouwen van een duurzame, efficiënte relatie.
1. Wat is het doeleinde van de verwerking?
Het doeleinde van deze verwerking is het beheren en onderhouden van professionele relaties met klanten, leveranciers, partners en andere zakelijke contacten, om in staat te zijn met deze professionele relaties een duurzame en efficiënte relatie op te bouwen. Hierdoor hebben we een breed zicht doorheen de organisatie en over afdelingen heen, van onze klanten, leveranciers en partners en op welke manier zij betrokken zijn bij onze dienstverlening. Om deze relaties te kunnen beheren worden de professionele contactgegevens, de contactmomenten, hun betrokkenheid bij onze diensten, projecten, contracten… bewaard in een CRM-systeem.
2. Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
De grondslag voor deze verwerking is de taak van algemeen belang waarmee Het Facilitair Bedrijf wordt belast om de taken uit te voeren die zijn beschreven in Artikel 4 van het Oprichtingsbesluit van het agentschap. Zie Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap [“agentschap Facilitair Bedrijf” (verv. BVR 4 juli 2014, art. 7, I: 28 juli 2014)](opent in nieuw venster)
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
De categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken in kader van deze verwerkingsactiviteit, zijn de volgende:
Identificatiegegevens (naam, voornaam, organisatie, optioneel aanspreking, optioneel functie)
Contactgegevens (professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer)
Organisatiegegevens (adres, KBO-nummer, OVO-code (voor organisaties die gekend zijn in het Organisatieregister. Zie https://wegwijs.vlaanderen.be/(opent in nieuw venster))
Communicatiegegevens (contactmomenten, geselecteerde e-mails, deelname aan relevante opleidingen en evenementen georganiseerd door Het Facilitair Bedrijf…)
Gegevens over afnames van diensten, contracten… of van de betrokkenheid bij projecten en partnerschappen van Het Facilitair Bedrijf.
In- of uitschrijving op nieuwsbrieven van Het Facilitair Bedrijf die beheerd worden in CRM
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
U bezorgde ons zelf uw gegevens naar aanleiding van een contact met één van de medewerkers van Het Facilitair Bedrijf in het kader van een bepaalde dienst, contract, project of partnerschap. Bijvoorbeeld via e-mailcorrespondentie, tijdens een contactmoment (vergadering, opleiding, evenement...) of door u in te schrijven op in CRM beheerde nieuwsbrieven van Het Facilitair Bedrijf.
Wij vullen deze persoonsgegevens aan met de gegevens die gekend zijn in Telefoongids Vlaanderen (voor medewerkers die deel uitmaken van de organisaties van de Vlaamse overheid).
5. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden in beginsel enkel behandeld door de dienst binnen Het Facilitair Bedrijf die hiermee belast is.
We delen uw persoonsgegevens met andere diensten binnen Het Facilitair Bedrijf, voor zover dat noodzakelijk is in het kader van deze verwerking.
In beginsel deelt Het Facilitair Bedrijf uw gegevens niet met derden.
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens in lijn met artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Concreet: we bewaren uw persoonsgegevens zolang dat noodzakelijk is voor de verwerking en maximaal gedurende 2 jaar na het laatste contact, tenzij Het Facilitair Bedrijf uw persoonsgegevens eerder vernietigt.
7. Welke rechten heeft u bij de verwerking van uw persoonsgegevens?
Privacyverklaring van Het Facilitair Bedrijf
De AVG zorgt ervoor dat u een aantal rechten heeft bij de verwerking van uw persoonsgegevens.
We vragen mogelijk een bewijs van uw identiteit, om twijfel uit te sluiten, zodat uitgeoefende rechten toegepast worden ten aanzien van de juiste persoon (meestal uzelf) of op de persoonsgegevens van de juiste persoon (meestal van uzelf).
Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten.
Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over:
deze specifieke privacyverklaring en/of over de algemene privacyverklaring;
de verwerking van uw persoonsgegevens;
de uitoefening van uw rechten,
dan verwijzen wij u naar de betreffende rubriek ‘VRAGEN, OPMERKINGEN, KLACHTEN OF RECHTEN UITOEFENEN?’ in de Privacyverklaring van Het Facilitair Bedrijf
U heeft altijd het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Indien u merkt dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet correct zijn, kan u deze gegevens door ons laten verbeteren.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten vernietigen of wissen. Hou er wel rekening mee dat een wissing er kan toe leiden dat wij, bij gebrek aan persoonsgegevens, niet langer in staat zijn om aan uw vraag te voldoen of onze diensten te verlenen.
U kan bezwaar maken tegen deze verwerking. In dat geval wegen wij het algemeen belang af tegen uw belangen en bepalen wij welke belangen zwaarder wegen. We gaan mogelijk ook na of er bijkomende maatregelen kunnen of moeten genomen worden om ervoor te zorgen dat er tussen die belangen een voldoende evenwicht is. Hou er rekening mee dat dit bezwaar er kan toe leiden dat Het Facilitair Bedrijf, bij gebrek aan persoonsgegevens, uw vraag of verzoek niet kan beantwoorden of geen andere dienst kan verlenen.
U heeft het recht om de verwerking te beperken
als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan;
als wij uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u niet wil dat we uw persoonsgegevens verwijderen;
als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig heeft voor een gerechtelijke procedure;
als u bezwaar maakt tegen deze verwerking. Wanneer onze belangen echter zwaarder doorwegen dan uw rechten en vrijheden, dan zijn we niet verplicht om de verwerking te beperken.