Richtlijnen PLOEG voor leidinggevenden

Wil je de prestaties van je medewerkers goed opvolgen? Vind je het belangrijk dat ze kunnen groeien in hun functie en in hun loopbaan bij de Vlaamse overheid? Kijk dan verder dan het jaarlijkse evaluatiegesprek. Houd regelmatig opvolgingsgesprekken en maak gebruik van een ‘persoonlijk verbeterplan’. Zo haal je meer uit PLOEG.

Voor wie?

Je bent leidinggevende of evaluator bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Je wilt PLOEG optimaal benutten voor de opvolging van je medewerkers.

Wat is PLOEG?

PLOEG is het systeem van prestatiebeheer bij de Vlaamse overheid. Het biedt een kader om medewerkers op te volgen en laat hen groeien in hun functie. Op die manier helpt PLOEG je als leidinggevende om team- en organisatiedoelstellingen te behalen. Naast je formele rol als evaluator heb je ook een informele rol als coach en facilitator (zie onder).

Goed om te weten

Lees meer op de webpagina ‘PLOEG’ over de basisprincipes van PLOEG.
Lees meer op de webpagina ‘Aan de slag met de module PLOEG’ om te weten hoe je concreet aan de slag gaat.

Wat is je rol als leidinggevende?

Waar vind je informatie als je een medewerker in een proeftijd moet opvolgen?

Richtlijnen

Volg het PLOEG-verloop zoals beschreven op de webpagina ‘PLOEG’. Je vindt er alle stappen, einddata en tips.
Gebruik de module PLOEG van Vlimpers voor de planning, opvolging en evaluatie. Werkt je organisatie niet met de module PLOEG? Contacteer dan je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken. Je kunt ook gebruik maken van de sjablonen voor planning(Word bestand) en evaluatie(Word bestand).
Idealiter kies je altijd voor een live gesprek met je medewerker voor het evaluatiegesprek. Dit is in digitale tijden echter niet altijd mogelijk.

Tips voor een evaluatiegesprek in digitale/hybride tijden

Onderhoud een goed contact met je medewerkers

Het is belangrijk om door het jaar heen een goed contact te houden met je medewerkers. In deze digitale tijden is dat minder evident, omdat er minder informele contacten zijn (in de wandelgangen, aan de koffiemachine, …). Plan daarom regelmatig een bijpraatmoment in met je medewerkers om te weten hoe het met hen gaat.

Geef tussentijdse feedback

Het is belangrijk om oog te hebben voor het informele praatje, maar ook om feedback te geven over de uitgevoerde taken. Geef daarom voldoende tussentijdse feedback aan je medewerkers, zo kunnen zij gericht werken aan hun resultaten en/of prestaties door het jaar heen en vermijd je dat onverwachtse zaken tijdens het evaluatiegesprek naar boven komen.

Je mag als leidinggevende gerust een norm zetten. Leg uit waarom je deze momenten inplant en waarom ze belangrijk zijn. Geef mee dat je je medewerkers wil zien en dat je wil weten hoe het met hen gaat.

Op zoek naar extra ondersteuning? Raadpleeg de mindmap ‘Gesprekken voeren/feedback geven’(opent in nieuw venster).

Zorg voor een vlot verloop

Wees er zeker van dat zowel jij als je medewerker op een plaats zitten met een goede internetverbinding

Vraag aan medebewoners om op het moment van het gesprek geen zware bestanden te downloaden (online games, streamingdiensten, ...)
Heb je nog een internetkabel liggen? Gebruik die dan in geval van een slechte verbinding.
Lukt het niet om een goede verbinding op te zetten?
- Voorzie de mogelijkheid om het gesprek te verzetten naar een ander moment.
- Spreek uitzonderlijk af om het gesprek (bij voorkeur nog steeds digitaal) op kantoor of in een VAC-gebouw te voeren.

Wees je bewust van je lichaamstaal

Zorg ervoor dat jij en je medewerker elkaar goed kunnen zien. Zet zeker de camera aan en zorg dat je gezicht, schouders en een deel van je middel zichtbaar zijn.

Zorg voor focus tijdens het gesprek

Maak je agenda 15 minuten voor en na het gesprek leeg. Zo kom je niet te laat en zit je niet met je hoofd bij andere taken.
Sluit alle andere schermen op je computer, zodat je niet gestoord wordt door je mail of chat. Je kunt ook je meldingen (gsm, pop-ups, Teams, …) uitschakelen zodat je je medewerker de aandacht kunt geven die hij verdient.
Zorg ervoor dat je in een aparte ruimte zit, waar je niet gestoord wordt.
Lukt het niet om je thuis te focussen? Ga dan uitzonderlijk naar kantoor of een VAC-gebouw.

Maak gebruik van het vormingsaanbod rond leidinggeven waarin de thema’s ‘prestaties beoordelen’, ‘gesprekken voeren’, ‘feedback geven’ of ‘coachende vaardigheden’ aan bod komen. Ook de FIO is een interessant instrument om doorheen het jaar feedback te verzamelen van je medewerkers en in gesprek te gaan. Daarnaast kun je ook een beroep doen op een leiderschapscoach.
Op zoek naar extra hulp om in gesprek te gaan met je medewerker? De 1-op-1-gesprekken in de module PLOEG bieden je de mogelijkheid om je hierin te ondersteunen. Het sjabloon voor een opvolgingsgesprek laat je toe om het werk op te volgen, doelstellingen bij te sturen en feedback en ondersteuning aan te bieden waar nodig. Je vindt er ook een sjabloon om een loopbaangesprek op te starten. De focus ligt op vooruitgang boeken en leren. Je start een 1-op-1-gesprek op via het hamburgermenu in Vlimpers PLOEG > Samenwerken > 1-op-1-gesprekken.
Stimuleer zelfreflectie bij je medewerkers.
Maak gebruik van een persoonlijk verbeterplan als een medewerker (nog) niet naar verwachtingen functioneert en wanneer regelmatige informele gesprekken niet meer volstaan (zie onder).

Goed om te weten

Voer je een gesprek met een personeelslid met een handicap of chronische ziekte? Ga dan zeker na of er bijkomende ondersteuning vereist is voor tijdens het telewerken. Zo ja, stuur een e-mail naar onbeperktaandeslag@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Wat te doen …

... als je werkt met de module PLOEG van Vlimpers (evaluatie indienen en (vroegtijdig) voltooien, functiewijziging, ...)

… als je een persoonlijk verbeterplan wilt uitwerken met een medewerker?

… als een medewerker onvoldoende blijft presteren?

1. Stel doorheen het jaar de relevante feiten regelmatig en schriftelijk vast
Je kunt dit doen via een persoonlijk verbeterplan of op een andere manier, bijvoorbeeld met een persoonlijke nota(Word bestand). Het maakt niet uit in welk document je dit doet, zolang de feiten maar juist, nauwkeurig en ontegensprekelijk worden vastgesteld en de medewerker er schriftelijk van op de hoogte wordt gebracht.

2. Geef een negatieve eindbeoordeling bij de jaarlijkse evaluatie
Als je oordeelt dat het functioneren van je medewerker niet of onvoldoende verbetert, kun je beslissen om tijdens de jaarlijkse evaluatie een ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’ toe te kennen. Bespreek dat zeker met de 2de evaluator en met je HR-verantwoordelijke.

Een negatieve evaluatie kan op termijn leiden tot ontslag:

Als een statutair personeelslid een onvoldoende krijgt na een evaluatie, en bij 1 van de 10 eerstvolgende evaluaties een 2de onvoldoende krijgt, kan de werkgever beslissen om het personeelslid te ontslaan. Lees meer op de webpagina over de loopbaangevolgen bij een evaluatie ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’(opent in nieuw venster) en op de webpagina over ontslag.
Een contractueel personeelslid kan ontslag krijgen na 1 of meerdere onvoldoendes, maar dit is geen verplichting. Want hier geldt het arbeidsrecht. Je kunt als werkgever ook overgaan tot ontslag wegens onvoldoende kwaliteit van de prestaties, los van de jaarlijkse evaluatie. Lees meer op de webpagina ‘ontslag'.

3. Motiveer je eindbeoordeling
Je motiveert je einduitspraak in je evaluatie. Wees nauwkeurig en toon met concrete voorbeelden aan waarom je deze einduitspraak geeft. Vermeld heel duidelijk welke stappen al gezet zijn om je medewerker te helpen verbeteren en tot welke resultaten dat heeft geleid. Verwijs naar persoonlijke verbeterplannen, persoonlijke nota’s en andere documenten die je opmaakte.

Je print het evaluatieverslag uit en voegt alle documenten toe als bijlagen. Je ondertekent het verslag manueel en laat de 2de evaluator manueel ondertekenen. Vervolgens bezorg je het verslag aan je medewerker en vraag je om het voor kennisname en ontvangst te ondertekenen. Vermoed je dat de medewerker de ontvangst van het evaluatieverslag zal betwisten? Bezorg het dan aangetekend met ontvangstbewijs.

4. Volg je medewerker verder op
Je blijft het functioneren van je medewerker opvolgen, ook na het toekennen van de onvoldoende of loopbaanvertraging. Je maakt daarbij nieuwe afspraken over hoe je medewerker kan verbeteren, eventueel via een nieuw persoonlijk verbeterplan.

5. Vervroeg eventueel de volgende evaluatie
Bij een einduitspraak ‘onvoldoende’, kun je als evaluator beslissen om de volgende evaluatie te vervroegen. Die is mogelijk vanaf de 6de maand die volgt op de datum waarop de medewerker kennis nam van de ‘onvoldoende’. De enige voorwaarde is wel dat men minstens 3 maanden heeft gepresteerd.

Je moet de medewerker daarvan verwittigen bij de overhandiging van het evaluatieverslag. Je kan dit doen door een begeleidende brief toe te voegen bij het evaluatieverslag waarin je vermeldt dat je gebruik wilt maken van de mogelijkheid om vervroegd te evalueren. Het is belangrijk dat beide evaluatoren deze brief ondertekenen. Lees op de webpagina 'aan de slag met de module PLOEG' hoe je dit doet in Vlimpers.

... als een medewerker afwezig is gedurende de evaluatieperiode

… als een statutair personeelslid in beroep gaat?

Regelgeving

Vlaams personeelsstatuut (VPS), deel IV – de evaluatie in de loopbaan

Informatie voor leidinggevenden