Voor wie?

Goed om te weten

Alle Vlimpers-klanten maken gebruiken van de module voor de terugbetaling van tienrittenkaarten of losse tickets. Afhankelijk van je entiteit kunnen personeelsleden ook andere aanvragen indienen. Raadpleeg het overzicht op de webpagina voor personeelsleden.

Wat?

Als leidinggevende kun je in de Vlimpers-module ‘Vergoedingen en toelagen’:

  • Een aanvraag tot uitbetaling indienen voor een toelage of vergoeding voor één van de medewerkers die automatisch ook goedgekeurd is.
  • Een ingediende aanvraag van een medewerker goed- of afkeuren via de werklijst.
  • Een ingediende aanvraag van een medewerker toewijzen aan een andere goedkeurder via de werklijst.
  • Een specifieke ingediende aanvraag van een medewerker opvolgen (voortgang goedkeuringsstroom, bekijken bijlage, …).
  • Een overzicht opvragen van alle eerder ingediende aanvragen van een medewerker.

Deze rol word je automatisch toegekend. Meer informatie over toegangsbeheer vind je op de webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers’(opent in nieuw venster).

Goed om te weten

Aanvragen voor de terugbetaling van woon-werkverkeer (tienrittenkaarten en losse tickets) stromen automatisch door naar de personeelsadministratie. Je hoeft zelf niets meer te doen.

Jouw rol

Als leidinggevende sta je in voor de beslissing van een aanvraag. Je kunt:

  • Fiatteren: Je keurt de aanvraag goed. Het personeelslid ontvangt een e-mail dat de aanvraag is goedgekeurd. Vervolgens stroomt de aanvraag door naar de personeelsadministratie die deze verder behandeld.
  • Weigeren: Je keurt de aanvraag af. Bij deze keuze ben je verplicht in het scherm ‘opmerkingen fiatteur’ een reden mee te geven waarom je de aanvraag weigert. Deze reden wordt ook opgenomen in het e-mailbericht naar het personeelslid.
  • Opnieuw toewijzen: Via deze knop kan je de aangevinkte aanvragen uitzonderlijk toewijzen aan een andere collega die de aanvragen verder behandeld en dezelfde rechten heeft.
    • Wijs enkel toe aan een collega die de aanvraag kan behandelen zoals een andere of hogere leidinggevende. Wijs nooit toe aan een dossierbehandelaar van de personeelsadministratie. De aanvraag verdwijnt en kan niet meer behandeld worden.
    • Komt het regelmatig voor dat jij niet de juiste persoon bent om aanvragen te behandelen? Bekijk of het eventueel nuttig kan zijn om een ‘doublure manager’ in te schakelen.

Hoe aanvraag behandelen?

Opgelet
  • Keur je een aanvraag onmiddellijk goed, dan stroomt de aanvraag vervolgens door naar de personeelsadministratie. De aanvraag krijgt de status ‘Goedgekeurd leidinggevende’.
  • Jij of de werknemer kan de aanvraag niet meer aanpassen of verwijderen. Contacteer de dossierbehandelaar van de personeelsadministratie als je uitzonderlijk nog wijzigingen wilt aanbrengen.
  • Stap 1

    Je behandelt de aanvraag in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder ‘Selfservice Manager’ > tegel ‘Vergoedingen en toelagen’. Klik in het overzicht van je werknemers de werknemer aan waarvoor je een aanvraag wil indienen.

    Je krijgt een overzicht van de reeds aangevraagde vergoedingen en toelagen. Klik op de knop ‘Indienen’.

  • Stap 2

    Je valideert de aanvraag in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder ‘Selfservice Manager’ > tegel ‘Fiatteringen’. Klik in het overzicht dat verschijnt op de aanvraag.