Welke overeenkomst is nodig

Controleer voordat u de mentorkorting aanvraagt, welke overeenkomst u als werkgever moet sluiten met de jongere die u opleidt in uw bedrijf.

Duur mentorovereenkomst: maximaal 1 jaar

U sluit de mentorovereenkomst voor maximaal 1 jaar. Korter mag, langer niet.

De begin- en de einddatum van de overeenkomst moeten samenvallen met het begin en het einde van een kalenderkwartaal.

Mogelijke begindata

Mogelijke einddata

1 januari

31 maart

1 april

30 juni

1 juli

30 september

1 oktober

31 december

Mentorovereenkomst opstellen

In de mentorovereenkomst engageert u zich om stages te organiseren in uw onderneming of instelling. Volg dit stappenplan:

  • Stap 1

    Stel de overeenkomst op

    Stel de mentorovereenkomst op samen met de onderwijsinstelling van de jongere. De overeenkomst bevat minstens:

    • het totale aantal stagiairs dat u zult opleiden op de werkvloer
    • het totale aantal uren dat de stages in beslag zullen nemen tijdens de duur van de overeenkomst.

    U kunt in de overeenkomst eventueel ook afspraken opnemen over:

    • de organisatie van de stage
    • de begeleiding van de jongere
    • de spreiding van de stage in de tijd.

    Gebruik voor de zekerheid de modelovereenkomst (Word bestand) van het Departement Werk en Sociale Economie (WSE).

  • Stap 2

    Dateer en onderteken de overeenkomst

    Dateer en onderteken de mentorovereenkomst. Doe dat

    • samen met de onderwijsinstelling van de jongere
    • uiterlijk op de laatste dag van het kwartaal waarin de overeenkomst begint te lopen.
      • Bijvoorbeeld: loopt uw mentorovereenkomst van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020? Zorg er dan voor dat de overeenkomst ten laatste op 30 september 2019 is opgesteld, gedateerd en ondertekend.
      • Wordt de overeenkomst te laat ondertekend, dan is ze ongeldig.
  • Stap 3

    Dien de overeenkomst in

    Dien uw overeenkomst in bij het departement WSE.

    De overeenkomst moet uiterlijk op de laatste dag van het kwartaal volgend op het kwartaal waarin de overeenkomst begint te lopen toegekomen zijn bij het departement WSE.

    • Bijvoorbeeld: loopt uw mentorovereenkomst van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020? Zorg er dan voor dat de overeenkomst ten laatste op 31 december 2019 bij het Departement Werk en Sociale Economie toekomen.

    Wordt de overeenkomst te laat binnengestuurd, dan kan de mentorkorting pas toegepast worden vanaf het kwartaal dat het dossier bij het Departement Werk en Sociale Economie toekomt.

Einde van de overeenkomst

Is uw mentorovereenkomst met de onderwijsinstelling afgelopen? Bezorg het departement WSE dan een verklaring van de opleidingsinstelling. Die moet daarin bevestigen dat u de afspraken uit de overeenkomst bent nagekomen. De modelovereenkomst van het departement WSE (Word bestand) vermeldt onderaan welke elementen de verklaring moet bevatten.

Bezorg de verklaring:

  • bij elke nieuwe overeenkomst, als u aansluitend op de vorige meteen een nieuwe mentorovereenkomst sluit met de instelling
  • of binnen 3 maanden na het einde van de overeenkomst, als u niet onmiddellijk een nieuwe mentorovereenkomst sluit.

Opgelet: doet u dat niet, dan wordt uw mentorkorting geannuleerd. U moet het bedrag van de toegepaste vermindering dan toch nog betalen aan de RSZ.

Mentorovereenkomst voortzetten of hernieuwen

Als uw mentorovereenkomst met de opleidingsinstelling is afgelopen, kunt u meteen een nieuwe overeenkomst sluiten met dezelfde opleidingsverstrekker of met een andere.

Er staat geen beperking op het aantal opeenvolgende overeenkomsten.

Om een overeenkomst te hernieuwen volgt u dit stappenplan:

  • Stap 1

    Stel de nieuwe overeenkomst op

    Stel de mentorovereenkomst op met de onderwijsinstelling, op dezelfde manier als de 1ste overeenkomst.

  • Stap 2

    Voeg een verklaring van de vorige school toe

    Voeg een verklaring toe van de opleidingsinstelling uit de vorige overeenkomst.

    • In die verklaring bevestigt de instelling dat u de afspraken uit de overeenkomst bent nagekomen. De modelovereenkomst van het DWSE (Word bestand) vermeldt onderaan welke elementen die verklaring moet bevatten.
    • Zit de verklaring niet bij de nieuwe overeenkomst? Dan wordt de vorige overeenkomst geannuleerd. U moet het bedrag van de toegepaste vermindering dat toch nog betalen aan de RSZ.
  • Stap 3

    Dien uw dossier in

    Bezorg uw nieuwe overeenkomst samen met de verklaring van de vorige opleidingsinstelling aan het departement WSE.

    De overeenkomst moet uiterlijk op de laatste dag van het kwartaal volgend op het kwartaal waarin de overeenkomst begint te lopen.

    • Bijvoorbeeld: loopt uw mentorovereenkomst van 1 juli 2019 tot 30 juni 2020? Zorg er dan voor dat de overeenkomst ten laatste op 31 december 2019 bij het Departement Werk en Sociale Economie aankomt.

    Wordt de overeenkomst te laat binnengestuurd, dan kan de mentorkorting pas toegepast worden vanaf het kwartaal dat het dossier bij het Departement Werk en Sociale Economie aankomt.

Wat bij een fusie tussen werkgevers of een overname door een andere werkgever?

Als na de eerste aanvraag het ondernemingsnummer door fusie of overname wijzigt, moet de werkgever het de dienst mentorkorting van het Departement WSE op de hoogte brengen.

De nieuwe werkgever moet nieuwe mentorovereenkomsten sluiten. De werkgever sluit een nieuwe overeenkomst vanaf het kwartaal van overname en dat voor het resterende aantal jongeren en het resterende aantal uren stage die nog voorzien wordt.