De FOD Financiën gaat in zijn omzendbrief van 30 april 2015(opent in nieuw venster) uitvoerig in op de voorwaarden waaraan het onderzoek moet voldoen om in aanmerking te komen voor defiscalisatie.

De projecten of programma’s die tot doel hebben:

• Fundamenteel onderzoek: experimentele of theoretische activiteiten die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse praktische toepassing of gebruik wordt beoogd.
• Industrieel onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de vervaardiging van onderdelen van complexe systemen, die noodzakelijk is voor industrieel onderzoek, met name voor de validering van generale technologieën, met uitzondering van prototypes.
• Experimentele ontwikkeling: het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technische, zakelijke en andere kennis en vaardigheden voor plannen, schema’s of ontwerpen van nieuwe, gewijzigde of verbeterde producten, procedés of diensten. Hieronder kan tevens de conceptuele formulering en het ontwerp van alternatieve producten, procedés of diensten worden verstaan en het vastleggen van informatie daarover. Deze activiteiten kunnen tevens het maken van ontwerpen, tekeningen, plannen en andere documentatie omvatten, mits zij niet voor commercieel gebruik zijn bestemd.

De personeelsleden moeten met een onderzoeksmandaat belast zijn of een onderzoekscomponent binnen hun opdracht uitoefenen. De onderzoeksopdracht moet minstens 20% van een voltijdse opdracht bedragen. Het bewijs dat het betrokken personeelslid effectief tewerkgesteld is als onderzoeker binnen één of meerdere projecten dient voorgelegd te worden aan de regeringscommissaris (beslissing van het hogeschoolbestuur tot goedkeuring van het onderzoeksproject en de taakfiche, …).

Defiscalisering kan niet langer lopen dan de einddatum van het huidige academiejaar van jouw hogeschool. Dit staat los van de totale looptijd van het project die over academiejaren heen kan gaan.

Stel zo snel mogelijk bij het begin van het academiejaar een lijst van de onderzoekers aan je hogeschool op.

Bezorg de lijst aan de regeringscommissaris van jouw hogeschool zodat de procedure van controle onmiddellijk kan opgestart worden.

De regeringscommissaris zal de geviseerde lijst zowel naar jouw hogeschool als naar de cel personeel Hoger Onderwijs doorsturen.

Pas na ontvangst van de geverifieerde lijsten mag je EPD-zendingen met het kenmerk ‘wetenschappelijk erkend onderzoek’ versturen. Als je toch eerder zendingen verstuurt met het onderzoekskenmerk, zal je dossierbehandelaar je vragen ze opnieuw te versturen zonder het onderzoekskenmerk.

Je dossierbehandelaar van de cel Personeel Hoger Onderwijs zal je zendingen altijd controleren met de goedgekeurde lijsten.

Werkwijze voor personeelsleden met een opdracht langer dan het huidige academiejaar en met een goedgekeurde onderzoeksopdracht tot het einde van het academiejaar

• De 1ste zending (na een goedgekeurde lijst) stuur je met het onderzoekskenmerk. In de RL 12 vul je in veld 12 ‘detail functie’ de waarde 00000887 in. De zending mag een einddatum voorbij het huidige academiejaar hebben.
• In de maand voor het einde van het academiejaar zal de cel Personeel Hoger Onderwijs je een lijst bezorgen met de personeelsleden waarvoor er een nieuwe zending moet gebeuren zonder het onderzoekskenmerk.

Voorbeeld

Personeelslid A is benoemd in de hogeschool en heeft een goedkeuring voor onderzoek tot het einde van het academiejaar. Na ontvangst van de geverifieerde lijst stuur je zijn opdracht door met onderzoekskenmerk. De einddatum mag op oneindig staan. In de maand voor het einde van het academiejaar krijg je de vraag om een nieuwe zending te doen voor personeelslid A met als startdatum het nieuwe academiejaar en zonder het onderzoekskenmerk.

Werkwijze voor personeelsleden met een goedgekeurde onderzoeksopdracht die niet loopt tot het einde van het academiejaar

• De 1ste zending (na een goedgekeurde lijst) stuur je met het onderzoekskenmerk. In de RL 12 vul je in veld 12 ‘detail functie’ de waarde 00000887 in. De zending heeft als einddatum de goedgekeurde datum van de geverifieerde lijst.
• Meer informatie over de verschillende RL’s vind je in de technische handleiding over WebEdison op Edison - Schoolautomatiseerders - Download personeel(opent in nieuw venster).

Neen.

Het personeelslid oefent op het moment van haar bevallingsverlof geen onderzoeksopdracht uit. Er kan tijdens die periode dus geen defiscalisering zijn.

De opdracht moet voor de periode van het bevallingsverlof gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.

Als dit personeelslid wordt vervangen voor haar onderzoeksopdracht, kan er een defiscalisering voor de vervanger gevraagd worden.

De hogeschool vraagt hiervoor een aanpassing van de lijst aan de regeringscommissaris.

Neen.

Onder langdurig ziek verstaan we een afwezigheid van meer dan 30 dagen. Als de zieke onderzoeker al voor het verstrijken van die 30 dagen wordt vervangen voor zijn onderzoeksopdracht en er een defiscalisering gevraagd wordt voor de vervanger, dan stopt de defiscalisering voor het zieke personeelslid vroeger.

De opdracht moet voor de periode van het ziekteverlof gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk. De defiscalisering stopt namelijk op het ogenblik dat de defiscalisering voor de vervanger aanvangt. Een defiscalisering voor beide personen is niet mogelijk.

De defiscalisering voor de vervanger moet aangevraagd worden bij de regeringscommissaris.

Neen.

Een personeelslid met tbs ziekte kan zijn onderzoeksopdracht niet meer uitvoeren. Defiscalisering is dus niet mogelijk. De opdracht moet voor de periode van de tbs ziekte gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.

Als het personeelslid wordt vervangen voor zijn of haar onderzoeksopdracht, kan er een defiscalisering voor de vervanger gevraagd worden, mits goedkeuring van de regeringscommissaris.

Ja.

Het personeelslid blijft zijn opdracht deeltijds uitoefenen en het onderzoekskenmerk mag behouden blijven. Er is geen aangepaste EPD-zending nodig.

Als de VVP ziekte volgt op een langdurig ziekteverlof (langer dan 30 dagen) werd het onderzoekskenmerk al eerder gestopt. Als het personeelslid dan zijn opdracht deeltijds hervat, is een nieuwe EPD-zending met onderzoekskenmerk wel nodig, op voorwaarde dat de deeltijdse opdracht wel degelijk onderzoek bevat.

Als het personeelslid wordt vervangen voor zijn of haar onderzoeksopdracht, kan er een defiscalisering voor de vervanger gevraagd worden, mits goedkeuring van de regeringscommissaris.

Een defiscalisering voor beide personen is niet mogelijk.

Neen.

Er wordt in dat geval geen loon uitbetaald aan het personeelslid, maar de opdracht moet aangepast worden en gezonden worden zonder onderzoekskenmerk. Anders telt deze periode onterecht mee voor de defiscalisering van de eindejaarstoelage en het vakantiegeld.

De opdracht moet voor de periode van het bevallingsverlof gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.

Neen.

Er wordt in dat geval geen loon uitbetaald aan het personeelslid, maar de opdracht moet aangepast worden en gezonden worden zonder onderzoekskenmerk. Anders telt deze periode onterecht mee voor de defiscalisering van de eindejaarstoelage.

Als het personeelslid langdurig afwezig is, niet.

Onder langdurig afwezig verstaan we een afwezigheid van meer dan 30 dagen.
Als de onderzoeker al voor het verstrijken van die 30 dagen wordt vervangen voor zijn onderzoeksopdracht en er een defiscalisering gevraagd wordt voor de vervanger, dan stopt de defiscalisering voor het afwezige personeelslid vroeger. Die stopt dan namelijk op het ogenblik dat de defiscalisering voor de vervanger aanvangt.

De opdracht moet voor de periode van het arbeidsongeval gemeld worden in EPD zonder onderzoekskenmerk.

Een defiscalisering voor beide personen is niet mogelijk.

De defiscalisering voor de vervanger moet aangevraagd worden bij de regeringscommissaris.

Alleen de opdracht waarbij aan onderzoek gedaan wordt, mag het onderzoekskenmerk krijgen.

Aan de vervangingsopdracht mag er dus geen onderzoekskenmerk gegeven worden.

Het nieuwe personeelslid mag het kenmerk van onderzoek krijgen na de goedkeuring van de regeringscommissaris.

De hogeschool vraagt daarvoor een aanpassing van de lijst aan de regeringscommissaris.

Nadien stuurt de hogeschool een aangepaste EPD-zending.

Leidinggevenden die in onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s tewerkgesteld zijn, kunnen in aanmerking komen voor de gedeeltelijke vrijstelling van de doorstorting van de bedrijfsvoorheffing op voorwaarde dat hij/zij door specifieke leidinggevende, coördinerende en sturende activiteiten bijdraagt tot het onderzoek (voorbeeld: onderzoeksmanager).

In voorkomend geval moet dit duidelijk worden aangetoond.

De voltijdse en deeltijdse decretale mandaten van algemeen directeur of departementshoofd (of het equivalent hiervan) komen niet in aanmerking voor defiscalisering vanwege de puur leidinggevende aard van hun mandaat.

Leidinggevenden die naast hun deeltijds leidinggevend mandaat ook met een pure onderzoeksopdracht belast zijn vanuit hun organieke ambt, kunnen hiervoor in aanmerking komen voor de gedeeltelijke vrijstelling van de doorstorting van de bedrijfsvoorheffing.

De defiscalisering is dan wel beperkt tot het luik dat betrekking heeft op het organieke ambt, niet op het mandaatsluik voor zover dit niet rechtstreeks bijdraagt tot onderzoek en ontwikkeling (nooit voor decretale leidinggevende mandaten). Slechts een gedeelte van de opdracht mag dan het kenmerk onderzoek krijgen.

Het andere gedeelte van de opdracht (= het mandaatsluik) wordt zonder kenmerk gestuurd.

Voor een personeelslid dat belast is met een mandaat en in aanmerking komt voor defiscalisering, kan enkel de code voor defiscalisering toegekend worden voor het volledige salarisbedrag indien het personeelslid bezoldigd wordt via een niet verworven salarisschaal.

Indien er bezoldigd wordt met een mandaatsvergoeding (= vast bedrag) dan kan de defiscalisering hierop niet toegepast worden.

De defiscalisering kan in dit laatste geval enkel toegepast worden op het onderliggend organiek ambt.