Elektronisch personeelsdossier hogescholen (EPD)
Om te werken met het elektronisch personeelsdossier van hogeschoolpersoneel, en Edison, vind een hogeschool ondersteunende info in de technisch handleiding, de infosessie, en enkele specifieke richtlijnen.
Voor wie?
Deze informatie is alleen voor directies van hogescholen.
Bekijk de info over het personeelsdossier voor alle onderwijsniveaus.
Werken met Edison
Wil je personeelsgegevens verzenden naar het elektronisch personeelsdossier (EPD)? Er zijn hulpmiddelen die je ondersteunen:
- De technische handleiding met de beschrijving en de opbouw van de bestanden die je voor het EPD moet versturen. Alle record-lay-outs (RL’s) zijn ook geldig voor het hoger onderwijs behalve de RL-1 (opdrachten) en RL-8: als hogeschool gebruik je de RL-12 in plaats van de RL-1.
- De basistabellen beschrijven de dienstonderbrekingen, ambtscodes, foutcodes, nationaliteiten … De beschrijving van de terugzendingen gaat over bestanden die na verwerking automatisch verstuurd worden naar de hogeschool. Ze bevatten eventuele foutmeldingen.
- De toelichting dienstonderbrekingen bevat nuttige uitleg over alle mogelijke dienstonderbrekingen.
Vind deze instrumenten op Edison - Schoolautomatiseerders - Download personeel(opent in nieuw venster).
In de presentatie elektronisch communiceren in het hoger onderwijs(PDF bestand opent in nieuw venster) (pdf, 86 p.) (1.36 MB) staat informatie over de historiek, de opbouw van de RL’s en de principes die gelden voor de zendingen.
Informatie per trefwoord
Gepensioneerde personeelsleden kunnen een deel van hun activiteiten in de hogeschool verderzetten en krijgen hiervoor een activiteitsvergoeding. Zie hiervoor de Codex Hoger Onderwijs, art. V.163 en art. V194(opent in nieuw venster).
- Dat meld je in EPD (RL-12) met de aanstellingscode ‘07’ in veld 11.
- Je kan alleen een bedrag (veld 19) en de aanduiding VG en EJT invullen.
- De activiteitsvergoeding kan je alleen doorgeven met ATO 2 en personeelscategorie 03. Er moet ook een pensioendatum zijn in de hogeschool.
Je kan geen woonplaats van een personeelslid doorsturen of aanpassen. De woonplaats van een personeelslid kan enkel door MAGDA worden toegevoegd aan het personeelsdossier. Het ophalen van de woonplaats uit MAGDA gebeurt automatisch. Indien er een wijziging gebeurt in MAGDA, zullen deze gegevens ook automatisch wijzigen in Persona.
Naast de woonplaats, die AHOVOKS via MAGDA ontvangt, kan een personeelslid ook een verblijfplaats hebben. De verblijfplaats van het personeelslid moet je meedelen bij de aanvraag tot immatriculatie van een nieuw personeelslid via de API-persoon. Daarnaast is het ook steeds mogelijk om een aangepaste verblijfplaats te melden via de API-verblijfplaats en om aan te geven dat de actieve verblijfplaats verwijderd moet worden. Op die manier kan je wijzigingen in verblijfplaats of fouten bij het melden van de verblijfplaats rechtzetten.
Een woonplaats in het buitenland in Persona zal naar EPD doorgestuurd worden als een verblijfplaats, tenzij er reeds een verblijfplaats aanwezig is in Persona.
Een ambtswijziging moet je doorgeven met een dienstonderbreking.
- De DO 124 ‘waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd’ is een opdrachtgebonden dienstonderbreking en geef je door met een RL-12.
- Dat geldt voor benoemde en tijdelijke personeelsleden die een ambtswijziging krijgen.
Voorbeeld
Een lector wordt betaald met salarisschaal 502 voor een opdracht van 100%.
Hij krijgt een ambtswijziging en wordt aangesteld in het ambt van hoofdlector voor 100%.
Dat geef je elektronisch als volgt door:
- RL-12 Lector salarisschaal 502 voor 100 % met een dienstonderbreking ‘waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd’ voor 100%.
- RL-12 Hoofdlector salarisschaal 509 voor 100 % met het kenmerk van de ambtswijziging (“02” in veld 11).
Als een benoemd personeelslid onmiddellijk een benoeming krijgt in een ander ambt, gaat het om een bevordering en moet je geen ambtswijziging doorgeven.
Als een benoemd personeelslid een ambtswijziging krijgt (art.V.108), moet je een DO 124 doorgeven, zoals hierboven beschreven. De opdracht met de ambtswijziging geef je administratief met ATO1 of ATO2 door. De betaling gebeurt wel met de afhoudingen als benoemde.
Zie ook de pagina Mandaten in de hogeschool voor een voorbeeld van een ambtswijziging en een mandaat tegelijk.
Het aanvragen van een begrafenisvergoeding gebeurt nog altijd op papier. Er is geen elektronische tegenhanger (RL) voorzien om dit te melden.
Gebruik het formulier ‘Aanvraag tot betaling van vergoedingen in het hoger onderwijs die niet elektronisch gemeld kunnen worden’ (docx, 3 p.)(Word bestand opent in nieuw venster)
Voor de invoering van het elektronische personeelsdossier moest je de Dimona-aangiften (RSZ-gebeurtenis) via een RL-11 opsturen. Met de invoering van het EPD was dat niet meer nodig omdat de RL-12 (zending van opdrachten) de RL-11 verving.
De RL-11 werd op 29/4/2025 definitief uitgeschakeld. Er gebeuren enkel nog aangiftes op basis van opdrachten (RL-12). Daarom is het van belang om de opdrachten van nieuwe personeelsleden zo snel mogelijk na indiensttreding te zenden.
De burgerlijke staat kan je niet melden. Sinds eind april 2024 ontvangen AGODI/AHOVOKS de burgerlijke staat van het personeelslid als update uit het Rijksregister. Een update gebeurt wanneer de gegevens in het Rijksregister geactualiseerd worden. Dit gebeurt bijvoorbeeld n.a.v. een verhuis, naamsverandering, andere burgerlijke staat, … Bij een allereerste indiensttreding in het onderwijs bezorgt het Rijksregister los van een update alle relevante info.
Deze info bevat echter nooit de gegevens zoals inkomenscategorie van de partner, het aantal kinderen ten laste, … Daarom moet je deze gegevens nog steeds melden. Bij de indiensttreding maken deze gegevens deel uit van de aanvraag immatriculatie.
Daarnaast kan je ook een aanpassing aan de fiscale toestand van een bestaand personeelslid melden. Dit doe je met de API “fiscale toestand”. Stuur deze API zeker opnieuw in zodra het personeelslid een relevante wijziging meldt in zijn of haar gezinssituatie. Meld daarom bij een huwelijk en wettelijk samenwonen zo snel mogelijk de partnergegevens. Bij het beëindigen van deze verbintenis stuur je ook opnieuw een API zonder partnergegevens. Indien je software API_versie2 ondersteunt, kan deze de fiscale toestand ‘feitelijk gescheiden’ doorsturen. Indien de software nog steeds API_versie1 ondersteunt, is het niet mogelijk om de fiscale toestand ‘feitelijk gescheiden’ door te sturen. Dan kan je enkel de partner gegevens wijzigen.
Meer info kan je terugvinden in de omzendbrief: omzendbrief PERS/2005/24(13AC) van 14/12/2005(opent in nieuw venster)
Indien de burgerlijke staat via Magda aangepast wordt maar de partnergegevens niet matchen met deze burgerlijke staat dan kan de nieuwe burgerlijke staat niet geregistreerd worden. Stuur daarom op vraag van de dossierbehandelaar zo snel mogelijk een API fiscale toestand die de correcte partnergegevens vermelden. Bijvoorbeeld: het personeelslid is gehuwd. Er komt een mutatie vanuit Magda met de nieuwe burgerlijke staat gescheiden. Deze kan niet geregistreerd worden zonder een API fiscale toestand waarbij de partnergegevens verwijderd worden.
De haard- en standplaatstoelage (H/S) geef je niet elektronisch door in het EPD.
Voor de aanvraag van haardgeld stuur je een verklaring ‘Haardtoelage - aanwijzing van de begunstigde’ op. De toekenning gebeurt dan manueel door de dossierbehandelaar in het EPD.
Vind meer informatie op de pagina over de Haard- en standplaatstoelage.
De integratie van de academische hogeschoolopleidingen in de universiteiten sinds het academiejaar 2013-2014 heeft een impact op de tewerkstelling van de personeelsleden verbonden aan die opleidingen.
In de Codex Hoger Onderwijs(opent in nieuw venster) is er sprake van 2 lijsten: het integratiekader en de niet-toewijsbare personeelsleden. Die lijsten werden nominatief op papier opgesteld en werden bekrachtigd door de Vlaamse Regering. Er is een jaarlijkse update van deze lijsten nodig.
Integratiekader
Het integratiekader van de Universiteit Antwerpen, de Universiteit Hasselt en de Vrije Universiteit Brussel worden door de 3 universiteiten gezonden onder hun respectievelijke instellingsnummers. De KU Leuven en de Universiteit Gent betalen hun integratiekader volledig zelf. Hiervoor zijn er geen EPD-zendingen.
Niet-toewijsbare personeelsleden
De personeelsleden die opgenomen zijn op de lijst van het niet-toewijsbaar personeel worden betaald door de hogescholen. Daarvoor is een EPD-zending nodig met aanduiding van het kenmerk 18 in veld 27 van de RL-12.
Er is ook een wijziging doorgevoerd in de structuur van het hoger onderwijs op het vlak van de Schools of Arts.
Personeelsleden die een opdracht vervullen aan een School of Arts stuur je in het EPD door met het kenmerk 19 in veld 27 gekoppeld aan de betreffende opdracht. Die personeelsleden blijven ook personeelsleden van de hogeschool.
Het zenden van deze kenmerken is nodig om de personeelsleden administratief te herkennen en af te toetsen aan de lijst die bekrachtigd wordt door de Vlaamse Regering. Bovendien moet je de wijzigingen altijd via het EPD zenden om een actueel overzicht te hebben en rapportering mogelijk te maken.
De opdrachten die je verstuurt, worden automatisch overgenomen in de loopbaanfiche van de personeelsleden. Dat is ook het geval voor de meeste dienstonderbrekingen (bezoldigd ziekteverlof bv. wordt niet opgenomen op de loopbaanfiche). Vandaar ook het belang van correcte zendingen, ook al hebben die niet onmiddellijk effect op de betaling.
Loopbaanfiches worden alleen met akkoord van je personeelsleden (schriftelijk of via mail) aan je hogeschool bezorgd.
Via MAGDA komt de datum van overlijden van een personeelslid binnen op de dag nadat de akte van overlijden werd opgemaakt en ingebracht in het Rijksregister. Deze overlijdensdatum wordt dan automatisch overgenomen in Persona.
Je kan als instelling in uitzonderlijke gevallen een overlijdensdatum melden met de API-overlijdensdatum. Dit doe je best wanneer we geen of een laattijdige mutatie van MAGDA ontvangen (omwille van: een personeelslid heeft een migratieachtergrond en BIS nr is niet gekoppeld aan INSZ nr of het personeelslid sterft in het buitenland).
Je kan voor een personeelslid een premie of een vakantiebezoldiging melden met de API ‘melden premie’ of de API ‘melden vakantiebezoldiging’.
Je moet ook steeds de administratieve toestand aanduiden omdat op een premie/vakantiebezoldiging dezelfde RSZ-afhoudingen gebeuren als voor het statutaire ambt. Voor een benoemd lector die in een bepaalde maand een premie krijgt, duid je in de API ‘melding premie’ ATO 4 aan, voor een tijdelijk personeelslid duid je ATO 2 aan. Bij ATO 4 wordt geen FOP ingehouden bij een premie. Bij de vakantiebezoldiging is het altijd ATO 1 of 2 (want het gaat altijd om tijdelijk OP). De reden dat je de ATO moet aanduiden: de API staat in het EPD volkomen los van de RL-12. Er is geen koppeling met de opdracht.
Verder moet je voor de premie zelf het geïndexeerde bedrag berekenen en door sturen. Een premie kan voor maximaal 1 jaar doorgestuurd worden. Dit wil zeggen dat de einddatum van een premie maximaal 12 maanden na de begindatum kan liggen.
Stuur voor een vakantiebezoldiging ook het aantal dagen door waarop de vakantiebezoldiging betrekking heeft. Dit is de ‘a’ uit de berekeningsformule en geeft het aantal vakantiedagen buiten de aanstellingsperiode die via de vakantiebezoldiging bezoldigd worden.
Je kan voor een personeelslid de gegevens van een reeds ingestuurde premie aanpassen met de API ‘wijziging premie’. De beginmaand kan hiermee niet gewijzigd worden. De reeds ingestuurde premie verwijderen kan je met de API ‘annulering premie’.
Je kan voor een personeelslid eveneens de gegevens van een reeds ingestuurde vakantiebezoldiging aanpassen met de API ‘wijziging vakantiebezoldiging. De maand kan hiermee niet gewijzigd worden. De reeds ingestuurde vakantiebezoldiging verwijderen kan je met de API ‘annulering vakantiebezoldiging.
Voorbeeld premie:
Een personeelslid heeft volgende premie: September 2024 – juni 2025 ATO 2 - bedrag 500 euro.
In februari 2025 verandert het bedrag waardoor er twee verschillende meldingen van een premie nodig zijn:
- September 2024 – januari 2025 ATO2 – bedrag 500 euro
- Februari 2025 – juni 2025 ATO 2 – bedrag 600 euro.
Om deze wijziging in Persona door te voeren dien je de eindmaand van de aanvankelijk ingestuurde premie te wijzigen naar januari 2025. Vervolgens stuur je een nieuwe melding premie met als beginmaand februari 2025 en met het nieuwe bedrag van 600 euro.
Indien je echter toch de beginmaand wil aanpassen, bijvoorbeeld als deze premie werd gemeld vanaf september en dit mocht pas vanaf oktober, moet je eerst een API annulatie premie in sturen om vervolgens een nieuwe melding premie in te sturen met de correcte beginmaand.
Het doorsturen van een RL-4 wist alle lopende opdrachten van je personeelsleden in de hogeschool. Een RL-4 wist geen zendingen die een geldigheidsdatum in de toekomst hebben. Om die te wissen, moet je een RL-4 met die toekomstige geldigheidsdatum sturen.
Als het niet de bedoeling is om alle lopende opdrachten te wissen, moet je een RL-12 sturen die werkt via het fotoprincipe.
De RL-4 gebruik je bij ontslag, pensioen …