Gedaan met laden. U bevindt zich op: Overheidscommunicatie
Overheidscommunicatie
Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken bundelt zijn communicatie-expertise met die van collega’s in de hele Vlaamse overheid. Samen communiceren we helder, als één herkenbare Vlaamse overheid, in binnen- en buitenland.
Elk departement en elk agentschap van de Vlaamse overheid kent zijn eigen thema’s het beste. Logisch dus dat elke entiteit zelf over die thema’s communiceert.
Idem dito bij het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken. Wat heeft de Vlaamse Regering vandaag beslist? Is er nieuws over het buitenlands beleid van Vlaanderen? We zorgen ervoor dat u vlot informatie vindt over ‘onze’ materies.
Maar communicatie stopt niet aan de grenzen van één organisatie. Veel vragen, projecten en campagnes raken meerdere beleidsdomeinen. Daarom zet DKBUZA in op verbinding, kennisdeling en afstemming.
Communicatienetwerken
“Overheidscommunicatie wordt sterker wanneer we kennis delen. Een herkenbare overheid ontstaat door afspraken, afstemming en collegialiteit. Niemand doet dit alleen,” zegt Sara Jane Deputter, coördinator van het team Communicatie en Marketing.
Campagnes van de Vlaamse overheid bundelen we in het campagneoverzicht, met een tweewekelijkse nieuwsbrief. En we coördineren onder andere deze communicatienetwerken:
communicatieverantwoordelijken: strategische afstemming, planning en gezamenlijke prioriteiten
perswoordvoerders: mediabenadering, monitoring, woordvoering en duiding
huisstijlcoördinatoren: correcte, consistente toepassing van het merk Vlaanderen.
Door regelmatig overleg groeit duidelijkheid, wordt informatie beter vindbaar en proberen we dubbele inspanningen te vermijden.
In het voorjaar 2015 nodigde het radioprogramma Hautekiet (Radio 1) luisteraars uit om voorbeelden van onheldere taal te sturen. Dat deden ze massaal. Een panel van taalexperts gaf bedrijven en organisaties advies om hun communicatie te verbeteren. #HeerlijkHelder werd een begrip.
Bij de Vlaamse overheid kriebelde het al langer om in eigen huis onduidelijke taal op een meer systematische manier aan te pakken. In overleg met de VRT kozen we ervoor om die actie ook te voeren onder de naam Heerlijk Helder.
Twee jaar later verschenen in de gebouwen en in interne informatiekanalen ludieke boodschappen om het gebruik van heldere taal te promoten bij alle medewerkers van de Vlaamse overheid. Het was de eerste fase van een doordacht meerjarenplan.
De tijdsinvestering verdien je terug
De actie is stevig gefundeerd op onderzoek naar de oorzaken van onheldere taal… en naar hoe je medewerkers kunt helpen om wél helder te schrijven. Jaarlijks werken de organisaties van de Vlaamse overheid aan concrete Heerlijk Helderdoelstellingen. De afgelopen jaren was dat vooral de kwaliteitsverbetering van hun standaardbrieven en -mails.
Katleen Maesen van Team Taaladvies: “Iedereen wordt beter van heerlijk heldere taal. Als je helder communiceert, is de kans groter dat je doelgroep je boodschap meteen begrijpt. Je draagt ook bij aan gelijke kansen voor iedereen. Burgers moeten weten wat hun rechten en plichten zijn en voor welke dienstverlening of financiële tegemoetkomingen ze bij de overheid terechtkunnen.”
“Als medewerker van de Vlaamse overheid hoef je minder herinneringen te sturen en vragen te beantwoorden. Zo verdien je de tijd die je hebt geïnvesteerd in de heerlijk heldere communicatie, dubbel en dik terug.”
Fotograaf: TOOPE
Ondersteuning en inspiratie
“We bieden de organisaties van de Vlaamse overheid ondersteuning op maat om ze te helpen heerlijk helder te communiceren. We hebben ook een aantal hulpmiddelen ontwikkeld, onder meer basistips die voor alle tekstsoorten gelden, criteria voor specifieke tekstsoorten zoals standaardbrieven en -mails, en een handleiding voor gebruikerstesten. Daarnaast organiseren we netwerkmomenten waarop deelnemers ervaringen kunnen uitwisselen en inspiratie kunnen opdoen, zoals Heerlijk Helderdagen over bepaalde thema’s.”
Meer weten over heldere en correcte taal
De webpagina’s van Heerlijk Helder zijn bijzonder populair. Ze zijn in de eerste plaats bedoeld voor medewerkers van de Vlaamse overheid, maar worden ook druk bezocht door medewerkers van lokale besturen, copywriters, docenten en studenten … En straks ook door u?
Met andere taalvragen kunt u ook bij ons terecht. Spelling, correct woordgebruik, grammatica, conventies, leestekens … De website van het Team Taaladvies is dé referentie in Vlaanderen.
Een sterk merk
Een sterk merk zorgt voor herkenbaarheid en vertrouwen. Daarom coördineert DKBUZA het merkbeleid van Vlaanderen en de Vlaamse overheid. De basis van alles is een coherent inhoudelijk verhaal.
Vlaanderen staat voor baanbrekend vakmanschap
Vlaanderen is in de eerste plaats het verhaal van mensen. Mensen als makers. Een volk dat de handen uit de mouwen steekt en vakkundig te werk gaat. Mensen die dingen maken die blijven, en dat ook blijven doen. Een tikje eigenzinnig, waardoor ze grenzen verleggen. En behulpzaam, met warme zorg voor anderen. Zij maken Vlaanderen spraakmakend in de wereld. Gisteren, vandaag en morgen.
Het merkverhaal van Vlaanderen zit vervat in alle communicatie van de Vlaamse overheid aan alle binnenlandse en buitenlandse doelgroepen. Het is gebaseerd op resultaten van focusgroepen. Via internationaal imago-onderzoekwordt de vinger aan de pols gehouden.
1 logo, 1 huisstijl
De huisstijl is het meest zichtbare aspect van het merkbeleid. Ook die is grondig gepre-test en geëvalueerd via representatief onderzoek. 80% van de Vlamingen legt een correcte link bij het zien van de huisstijl. Dankzij die herkenbaarheid is er een grotere associatie met en meer appreciatie voor wat de Vlaamse overheid en de Vlaamse Regering doen. De burger voelt zich meer serieus genomen, we stralen als geheel meer bekwaamheid uit en onze boodschap komt beter over.
In een nog niet zo ver verleden hadden elke organisatie en elk project een eigen logo. Die zijn allemaal vervangen door de moderne gestileerde halve leeuwenkopdie je recht aankijkt. Er zijn baselines, een iconenset en een audiologo. En er is zelfs een lettertype dat speciaal voor de Vlaamse overheid ontworpen is: Flanders Art.
Fuserende entiteiten, overgehevelde bevoegdheden, nieuwe projecten …? Ze kunnen meteen instappen in die ene huisstijl en zich tonen als deel van een slagkrachtige overheid. Het einde van de ongebreidelde ontwikkeling van verschillende logo’s en huisstijlen betekent dus ook een substantiële besparing.
Netwerk van coördinatoren
De voordelen zijn zonneklaar. Toch gaat er in het team Merkbeleid van DKBUZA regelmatig een alarmbelletje af omdat er toch een apart projectlogo is opgedoken, of omdat er een publicatie is verschenen in een andere stijl. Het is snel gebeurd. Zorgen voor een correcte en consequente toepassing van het merkbeleid en de huisstijl vraagt dan ook volgehouden inspanningen.
"In de huisstijlgidsen vind je allemaal voorbeelden van hoe het eruit moet zien."
Katrien Kiekens
Communicatieverantwoordelijke bij het Agentschap Wegen en Verkeer
Die leveren we zeker niet alleen. De huisstijlcoördinatoren zijn in hun organisatie het aanspreekpunt voor alle merkbeleidvragen en huisstijltwijfels. Een van hen is Katrien Kiekens, communicatieverantwoordelijke bij het Agentschap Wegen en Verkeer. “Het merkbeleid is logisch. Maar als je niet elke dag met beeld bezig bent, is het een uitdaging om je weg te vinden in de vele mogelijkheden.”
“Ik kijk de afspraken altijd eerst na in de huisstijlgidsen. Heel handig, want daarin vind je allemaal voorbeelden van hoe het eruit moet zien. Als we er niet uit komen, kloppen we aan bij het team Merkbeleid. Ze reageren heel snel.”
Als een overheid een contract sluit met een opdrachtnemer, gebeurt dat via vastgelegde procedures. Elke opdracht kan afzonderlijk worden aanbesteed, maar raamovereenkomsten zijn ook een mogelijkheid.
De Vlaamse overheid heeft een aantal raamovereenkomsten voor communicatieopdrachten, zoals grafische vormgeving, strategie, mediaplanning en -aankoop en onderzoek. Het Facilitair Bedrijf treedt op als aankoopcentrale, DKBUZA levert de inhoudelijke expertise. Zo zijn de verschillende organisaties van de Vlaamse overheid zeker van goede communicatiepartners, zonder tijd te moeten besteden aan het zelf uitschrijven van overheidsopdrachten.
Vaak leveren raamovereenkomsten ook schaalvoordelen op, bijvoorbeeld bij de aankoop van mediaruimte. Brigitte Rombaut van het team Communicatie en Marketing van DKBUZA: “Door gezamenlijke aankoop is het jaarlijks afgenomen volume mediaruimte groter en zijn de aankoopprijzen lager.”
We zoeken voor onze raamovereenkomsten geen leveranciers, maar partners. Bureaus die samen met ons eigenaarschap opnemen, hun expertise delen en meedenken over hoe we overheidscommunicatie sterker kunnen maken en Vlaanderen communicatief vooruit kunnen helpen.
