Vanaf 22 april 2024 en ten laatste tot 6 mei 2024 kunnen indieners van het tweede projectjaar tussentijds rapporteren over de behaalde KPI’s voor de periode van 1 oktober 2023 tot 31 maart 2024.

Bij elke actie wordt bevraagd:

• wat de behaalde KPI is

• indien bij KPI’s op individueel niveau 25% van de KPI niet werd behaald: waarom en hoe men dit alsnog plant te behalen

• hoever men staat indien het gaat om acties op stads- of wijkniveau of stimulansen

Indien een lokaal bestuur bij de jurering van het eerste projectjaar een onvoldoende KPI behaalde, dient deze ingehaald te worden in het tweede en derde projectjaar. Aan het einde van Plan Samenleven wordt gecontroleerd of de som van de behaalde KPI gelijk of meer is dan de som van alle geplande KPI over de drie jaren heen voor een bepaalde actie.

Voorbeeld
Aarschot behaalde voor actie 9 – toeleiden naar werk in het eerste projectjaar 35 KPI, terwijl het 100 gepland had.

In het tweede en het derde projectjaar plant Aarschot om ook telkens 100 KPI te behalen. Dan zal Aarschot in projectjaar 2 en 3 bijv. 135 en 130 KPI respectievelijk moeten behalen om op het einde van Plan Samenleven 300 KPI in totaal te behalen.

Lokale besturen hoeven ingehaalde KPI niet apart te rapporteren. Deze kunnen opgeteld worden bij de KPI van het tweede of derde projectjaar.

Indien het niet lukt om individuele KPI’s (zoals kwetsbare jongeren begeleiden naar jeugdwerk) in te halen, zal de subsidie pro rata van de behaalde KPI teruggevorderd worden per actie.

Indien het niet lukt om een actie op stads- of wijkniveau in te halen, zal het lokaal bestuur de geleverde inspanning moeten bewijzen aan de hand van financiële bewijsstukken. Deze kunnen vergoed worden na controle door ABB.

De besturen dragen zelf de verantwoordelijkheid om realistische KPI’s te formuleren, passend binnen de haalbaarheid van de lokale context.

Om dezelfde subsidies voor het derde projectjaar te kunnen ontvangen, antwoorden de besturen op de vraag of 25% van de vooropgestelde KPI werd behaald.

• Indien 25% of meer is bereikt, kunnen ze indienen voor subsidies in het derde projectjaar.

• De besturen of intergemeentelijke samenwerkingen die indienden voor acties met een actieplan dienen een korte inhoudelijke beschrijving te geven over welke stappen ze reeds ondernomen hebben in het motivatiedocument.

• De besturen die een stimulans ontvingen, krijgen ook enkele inhoudelijke rapporteringsvragen in het motivatiedocument

• Indien minder dan 25% is bereikt, dient u de volgende vragen te beantwoorden in het motivatiedocument.

  • Waarom heeft het bestuur of de intergemeentelijke samenwerking nog geen 25% van de vooropgestelde KPI bereikt?

  • Hoe plan je alsnog de vooropgestelde KPI te bereiken op het einde van projectjaar 2 (oktober 2024)?

ABB jureert:

• de dossiers van de besturen of intergemeentelijke samenwerkingen die indienden voor een actie met actieplan, correspondentietesten, pleinmakers.

• de dossiers van besturen en intergemeentelijke samenwerkingen die minder dan 25% van de vooropgestelde KPI hebben bereikt op het moment van tussentijdse rapportering.

ABB geeft een advies over deze dossiers. Het subsidiebedrag van de acties waarover een negatief advies wordt gegeven door ABB, kan in het derde projectjaar niet meer opnieuw worden aangevraagd.

Vanaf 1 september 2024 kunnen indieners van het tweede projectjaar rapporteren over de behaalde KPI’s voor de volledige tweede projectperiode (1 oktober 2023 tot en met 31 september 2024) via een gepersonaliseerd rapportagedocument.

Projectindieners krijgen onderstaande documenten per mail. Indien dat niet gebeurde na 1 oktober, kan de projectindiener samenleven@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) contacteren.

ABB jureert vanaf 15 oktober de rapportage van de lokale besturen. Indien een lokaal bestuur geen 100% KPI behaalt dient deze een motiveringsdocument in te vullen. Dit geldt ook voor acties op stads- of wijkniveau.

De besturen worden vanaf 2 januari 2025 op de hoogte gebracht of zij het resterende saldo voor het tweede projectjaar kunnen ontvangen.

Om het resterende saldo van 20% voor het tweede projectjaar te kunnen ontvangen, wordt bij de projectindieners bevraagd (cfr. artikel 6-13 BVR tot de verdeling en toekenning van projectsubsidies voor Plan Samenleven(PDF bestand opent in nieuw venster)):

• wat de behaalde KPI is tijdens het tweede projectjaar (verplicht)

• of de minimale verwachtingen behaald zijn bij de acties actieplan, pleinmakers en correspondentietesten (verplicht)

• wat de reden is indien dit niet het geval is (verplicht)

• hoe men alsnog plant de vooropgestelde KPI of minimale verwachtingen te bereiken (verplicht)

ABB controleert of de vooropgestelde doelen zijn behaald. Indien niet, kan dat aanleiding geven tot niet uitbetaling van het saldo.

In dat geval van terugvordering is het de gemeente die de subsidie heeft ontvangen, die het teruggevorderde bedrag terugstort.

Dezelfde templates worden gehanteerd voor de tussentijdse jurering en de eindjurering na een projectjaar:

• Een lokaal bestuur rapporteert via de rapportagexcel(Excel bestand opent in nieuw venster) per actie hoeveel KPI’s behaald werden. Deze wordt nog gepersonaliseerd verstuurd per mail.

• Indien een lokaal onvoldoende KPI behaalt, dient het dit te motiveren d.m.v. volgende motiveringsdocument(Word bestand opent in nieuw venster).