Durf met de deur in huis te vallen.

Maak meteen of na een kort opstapje duidelijk wat je bedoeling is. De toehoorder, gesprekspartner of lezer weet meestal graag snel wat je hoofddoel is: informeren, instrueren, overtuigen, motiveren of emotioneel beïnvloeden. Lezers van e-mails bijvoorbeeld weten graag meteen waar je naartoe wilt. Ze willen graag snel weten of er van hen iets verwacht wordt of niet. Op die manier kunnen ze gemakkelijker bepalen of ze veel of weinig tijd en aandacht aan je boodschap moeten besteden. Ze hebben meestal geen tijd en zin om te ontcijferen wat je bedoelingen zijn.

Formuleer zo snel mogelijk de kern van je boodschap.

Zeg of schrijf zo snel mogelijk wat je centrale boodschap is. Mensen blijven niet graag lang in het ongewisse. Als je bijvoorbeeld een vraag beantwoordt, geef dan de kern van het antwoord zo snel mogelijk.

Maak eventueel gebruik van een korte, neutrale opening als je verwacht dat de impact van je boodschap negatief of onaangenaam zal zijn voor je doelgroep, maar stel niet uit. Ook als je verwacht dat je boodschap sociaal minder aanvaardbaar is, bijvoorbeeld omdat je de doelgroep iets wilt vragen wat niet voor de hand ligt, kun je beter niet al te lang om de kern van de boodschap heen draaien.

Meld vooraf uit welke onderdelen een langere boodschap bestaat.

Als een boodschap wat langer is, is een overzicht van de onderdelen nuttig. In een langer telefoongesprek is het bijvoorbeeld zinvol om aan het begin te melden hoeveel en welke punten je wilt bespreken. Bij een mondelinge presentatie kun je op een hand-out of op een projectiescherm een overzicht geven van de verschillende deelonderwerpen en de structuur van je boodschap.

In teksten is de inhoudsopgave het middel bij uitstek om een overzicht van de structuur te geven. Door de tussentitels en de paginaverwijzingen heeft de lezer dan in een oogopslag een beeld van de hele tekst.

Geef bij lange boodschappen een afzonderlijke inleiding.

Bij lange boodschappen is een afzonderlijke inleiding een nuttig hulpmiddel om het doel en de inhoud van je boodschap bij de doelgroep te introduceren, bijvoorbeeld bij een mondelinge presentatie of bij een uitvoerig rapport. Door een goede inleiding trek je de aandacht. Je zet daarmee ook de anderen ertoe aan om naar je boodschap te luisteren of je tekst te lezen. In een wat langere tekst kun je in de inleiding ook de structuur van de boodschap schetsen.