Parallel met de verdere bouw van de functionaliteiten van het Verenigingsloket worden testcases en piloottrajecten met verschillende dienstverleners opgestart. Op deze manier wordt van kortbij gemonitord wat er in de praktijk werkt en waar bijsturingen nodig zijn.

De eerste testversie van het Verenigingsloket wordt voorgesteld aan de partners die meewerken aan de bouw ervan. De belangrijkste functionaliteiten worden in een eerste basisversie getoond:

• zoeken naar een vereniging
• zoeken naar dienstverlening
• dienstverlening aanvragen en opvolgen
• informatie over de eigen vereniging raadplegen

De testversie is belangrijk om

• de gebruiksvriendelijkheid van het platform af te toetsen bij een aantal testgebruikers
• aan dienstverleners zoals overheidsdiensten en koepels de mogelijkheden van het platform te tonen en op die manier draagvlak te creëren voor pilootprojecten en testcases

De verschillende partners zijn gestart met de technische ontwikkeling van het Verenigingsloket en de nieuwe databron voor verenigingen (het Verenigingsregister). De bestaande Vlaamse digitale bouwstenen, zoals bijvoorbeeld de aanmeldfunctionaliteit tot overheidsdiensten, worden aangepast zodat deze ook zullen functioneren voor de nieuwe doelgroep ‘verenigingen’.

Na de analyse van de gewenste verschillende functionaliteiten en hun impact op de IT-componenten - de Vlaamse digitale bouwstenen - zijn de noodzakelijke aanpassingen besproken met de vele betrokken partners die meewerken aan de bouw van het digitaal platform. Alle benodigde aanpassingen zijn gebundeld in samenhangende werkstromen en schematisch weergegeven op een roadmap. Zowel de werkstromen als de roadmap worden gedurende het ganse ontwikkelproces continu bijgestuurd.

Alle input uit de verkenningsfase en het participatietraject is vertaald naar afzonderlijke functionaliteiten: acties die verenigingen - op termijn - via het Verenigingsloket kunnen stellen zodat de administratieve belasting vermindert en dienstverlening toegankelijker wordt, zoals

• het eenmalig ingeven van hun verenigingsgegevens en contactpersonen en centraal beheer ervan in functie van hergebruik door alle betrokken overheden
• dienstverleningsproducten en informatie op maat ontvangen
• direct vanuit het Verenigingsloket dienstverlening aanvragen en opvolgen
• hun administratieve historiek opvolgen
• ….

Deze functionaliteiten zijn op hun beurt geanalyseerd en technisch uitgedacht zodat de IT-componenten die het platform laten functioneren, kunnen worden aangepast aan de gedetecteerde behoeften.

Om het Verenigingsloket te doen slagen, moest - en moet - er heel veel input verzameld worden bij de beoogde gebruikers. Aan verenigingen, (lokale) overheden en federaties werd gevraagd om hun mening te delen en aan te geven waar zij struikelblokken en hefbomen voor het Verenigingsloket zagen.

Wat moet een Verenigingsloket allemaal kunnen? Wie mag er niet vergeten worden in dit project en hoe kunnen zij betrokken worden? Tussen maart en oktober 2021 werd het projectopzet van het Verenigingsloket uitgetekend. Op 21 oktober 2021 vond er een heuse kick-off plaats om het project te lanceren en de ambities voor iedereen duidelijk te maken. Vlaams minister-president Jan Jambon gaf in Anderlecht officieel het startschot.

Op 12 maart 2021 keurde de Vlaamse Regering het ontwikkelprogramma van het Verenigingsloket goed. Dit programma is uitgetekend in samenwerking met alle partners uit het verenigingsveld: koepels, federaties, verenigingen en dienstverleners zoals lokale overheden en Vlaamse overheidsdiensten.

Na deze goedkeuring konden de voorbereidingen formeel van start te gaan. Verschillende overheidsdiensten stapten mee in het verhaal, de nodige centen werden verzameld en een programmateam Verenigingsloket werd samengesteld.

In het kader van het gecoördineerde Vlaamse vrijwilligersbeleid kwam de behoefte aan een digitaal Verenigingsloket voor het eerst bovendrijven. Aan de hand van voorbereidende studies, onderzoeken en rapporten werd inzicht verkregen in de pijnpunten van het verenigingsleven.

Verenigingen, koepels en steunpunten klaagden de administratieve overlast en wirwar aan reglementen en bevoegde instanties aan. De nood aan een overkoepelend platform dat overzicht bood, administratie verminderde en in de praktijk tegemoet kwam aan de noden op het terrein was duidelijk.

Ook besturen en overheidsdiensten lijstten knelpunten, overbodige administratie en lacunes in de huidige werking op.