Op dinsdag 30 januari is het Verenigingsloket door minister-president Jan Jambon in Aalst voorgesteld aan partners en pers. Sindsdien kan elke vereniging zich registreren op www.vereningsloket.be!

De testomgeving voor data-uitwisseling van verenigingen en hun contactpersonen is afgesloten en de pilootbesturen kunnen via MAGDA aansluiten op de nieuwe databron voor (feitelijke) verenigingen. Op die manier kan de datadoorstroming met echte data worden getest alvorens het Verenigingsloket zelf wordt voorgesteld aan het publiek op 30 januari.

Om de werking van het Verenigingsloket te kunnen testen en tonen is het belangrijk dat een aantal besturen al in een vroege fase meewerken aan de uitbouw ervan, zowel m.b.t. het delen en hergebruik van data van (lokale) verenigingen en hun contactpersonen, als het aanbieden en opvolgen van dienstverlening.

Zes besturen hebben zich hiervoor geëngageerd en zijn sinds de zomer van 2023 intensief verenigingsdata, interne werkstromen en ICT-systemen aan het voorbereiden en testen:

• stad Aalst
• gemeente Evergem
• gemeente Beveren
• Departement Cultuur, Jeugd en Media: werkings- en projectsubsidies, beurzen en certificaten via KIOSK
• Departement Cultuur, Jeugd en Media: uitleendienst kampeertenten voor jeugdbewegingen via ULDK
• Steunpunt Vrijwilligerswerking: gratis vrijwilligersverzekering

Alle data-uitwisseling en aanbieden van dienstverlening verloopt met testdata via de testomgeving.

De technische ontwikkeling van het platform verloopt via tussentijdse sprints: afgebakende doelstellingen en functionaliteiten worden ingepland en met de verschillende teams uitgewerkt tegen een korte deadline. Op die manier worden alle partners zo efficiënt mogelijk ingeschakeld voor de uitvoering van de gemeenschappelijke roadmap en kan snel worden bijgestuurd waar nodig.

Elk trimester worden de vorderingen bij een gemeenschappelijk demomoment getoond en de nieuwe doelstellingen met bijhorende planning afgesproken.

Parallel met de verdere bouw van de functionaliteiten van het Verenigingsloket worden testcases en piloottrajecten met verschillende dienstverleners opgestart. Op deze manier wordt van kortbij gemonitord wat er in de praktijk werkt en waar bijsturingen nodig zijn.

De eerste testversie van het Verenigingsloket wordt voorgesteld aan de partners die meewerken aan de bouw ervan. De belangrijkste functionaliteiten worden in een eerste basisversie getoond:

• zoeken naar een vereniging
• zoeken naar dienstverlening
• dienstverlening aanvragen en opvolgen
• informatie over de eigen vereniging raadplegen

De testversie is belangrijk om

• de gebruiksvriendelijkheid van het platform af te toetsen bij een aantal testgebruikers
• aan dienstverleners zoals overheidsdiensten en koepels de mogelijkheden van het platform te tonen en op die manier draagvlak te creëren voor pilootprojecten en testcases

De verschillende partners zijn gestart met de technische ontwikkeling van het Verenigingsloket en de nieuwe databron voor verenigingen (het Verenigingsregister). De bestaande Vlaamse digitale bouwstenen, zoals bijvoorbeeld de aanmeldfunctionaliteit tot overheidsdiensten, worden aangepast zodat deze ook zullen functioneren voor de nieuwe doelgroep ‘verenigingen’.

Na de analyse van de gewenste verschillende functionaliteiten en hun impact op de IT-componenten - de Vlaamse digitale bouwstenen - zijn de noodzakelijke aanpassingen besproken met de vele betrokken partners die meewerken aan de bouw van het digitaal platform. Alle benodigde aanpassingen zijn gebundeld in samenhangende werkstromen en schematisch weergegeven op een roadmap. Zowel de werkstromen als de roadmap worden gedurende het ganse ontwikkelproces continu bijgestuurd.

Alle input uit de verkenningsfase en het participatietraject is vertaald naar afzonderlijke functionaliteiten: acties die verenigingen - op termijn - via het Verenigingsloket kunnen stellen zodat de administratieve belasting vermindert en dienstverlening toegankelijker wordt, zoals

• het eenmalig ingeven van hun verenigingsgegevens en contactpersonen en centraal beheer ervan in functie van hergebruik door alle betrokken overheden
• dienstverleningsproducten en informatie op maat ontvangen
• direct vanuit het Verenigingsloket dienstverlening aanvragen en opvolgen
• de eigen administratieve historiek opvolgen
• ….

Deze functionaliteiten zijn op hun beurt geanalyseerd en technisch uitgedacht zodat de IT-componenten die het platform laten functioneren, kunnen worden aangepast aan de gedetecteerde behoeften.

Om het Verenigingsloket te doen slagen, moest - en moet - er heel veel input verzameld worden bij de beoogde gebruikers. Aan verenigingen, (lokale) overheden en federaties werd gevraagd om hun mening te delen en aan te geven waar zij struikelblokken en hefbomen voor het Verenigingsloket zagen.

Wat moet een Verenigingsloket allemaal kunnen? Wie mag er niet vergeten worden in dit project en hoe kunnen zij betrokken worden? Tussen maart en oktober 2021 werd het projectopzet van het Verenigingsloket uitgetekend. Op 21 oktober 2021 vond er een heuse kick-off plaats om het project te lanceren en de ambities voor iedereen duidelijk te maken. Vlaams minister-president Jan Jambon gaf in Anderlecht officieel het startschot.

Op 12 maart 2021 keurde de Vlaamse Regering het ontwikkelprogramma van het Verenigingsloket goed. Dit programma is uitgetekend in samenwerking met alle partners uit het verenigingsveld: koepels, federaties, verenigingen en dienstverleners zoals lokale overheden en Vlaamse overheidsdiensten.

Na deze goedkeuring konden de voorbereidingen formeel van start te gaan. Verschillende overheidsdiensten stapten mee in het verhaal, de nodige budget werd verzameld en een programmateam Verenigingsloket samengesteld.

In het kader van het gecoördineerde Vlaamse vrijwilligersbeleid werd duidelijk dat er behoefte was aan een digitaal Verenigingsloket. Via voorbereidende studies, onderzoeken en rapporten werden de pijnpunten van het verenigingsleven in kaart gebracht.

Verenigingen, koepels en steunpunten klaagden de administratieve overlast en wirwar aan reglementen en bevoegde instanties aan. De nood aan een overkoepelend platform dat overzicht bood, administratie verminderde en in de praktijk tegemoet kwam aan de noden op het terrein was duidelijk.

Ook besturen en overheidsdiensten lijstten knelpunten, overbodige administratie en lacunes in de huidige werking op.