Verenigingsloket: Welke redenen hadden jullie als Stad Oostende om aan te sluiten op het Verenigingsloket en -register? Kwam het initiatief van jullie als medewerkers of eerder van het bestuur?

Laura en Sarah: Het Verenigingsloket was een project binnen City Deal e-inclusion by design. Doelstelling van dat project is om digitale dienstverlening opnieuw te ontwerpen op basis van de noden van de gebruiker, want diegene die het probleem ervaart is ook de beste om het mee op te lossen. We willen namelijk enkel zaken ontwerpen en organiseren die ook daadwerkelijk worden gebruikt. Het Verenigingsloket was één van de mogelijke opties binnen het ruimere project van de City Deal.

Tegelijkertijd kwam vanuit de directie Vrije Tijd, die de ontwikkeling rond het Verenigingsloket al opvolgde en een koppeling wou maken, een concrete vraag naar ondersteuning. Dit gaf een doorstart en trok het project breder dan alleen onze eigen directie. Ook de collega’s van de diensten Milieu, Buurten en Wijken, en Onderwijs en Maatschappij die ook al met verenigingen werkten, zetten mee hun schouder onder dit project. Hierdoor keken we stadsbreed naar de verschillende noden en bijhorende oplossingen. Het vorige bestuur was snel betrokken en steunde ons, net zoals ook het nieuwe bestuur dat nu doet. Iedereen mee op de kar dus!

Verenigingsloket: Hoe hebben jullie dit omvangrijke project in concreto aangepakt?

Laura en Sarah: We hebben dit project verdeeld in verschillende onderzoekslijnen, namelijk medewerkers versus verenigingen.

• Spoor 1: Datamigratie
  Er was al een vrij uitgebreid Oostends/lokaal verenigingsloket met een bijhorend datamodel. De uitdaging zat erin om onze data om te vormen, zodat ze paste binnen het model van het Vlaams Verenigingsloket.
• Spoor 2: Analyse van ons lokaal verenigingsloket (voor onze medewerkers)
  We hebben de functionaliteiten van ons lokaal verenigingsloket in kaart gebracht, net zoals de manier waarop onze diensten er nu mee werken. De klantenreis is opgemaakt en de manier waarop onze medewerkers de verenigingen momenteel ondersteunen geanalyseerd.
• Spoor 3: Analyse van ons lokaal verenigingsloket (voor onze externe doelgroep, via diepte-interviews en gebruikerstesten)
  We hebben de gebruikservaring van vertegenwoordigers van verenigingen gepeild, met oog voor wat nu goed werkt en dus moet behouden blijven bij de overstap, net zoals een oplijsting van wat niet goed werkt en we dus beter vanaf stappen. Ook de vertrouwdheid van verenigingen met digitale sleutels is uitgebreid getest.
• Spoor 4: Analyse en voorbereiding overstap naar het Vlaamse Verenigingsloket, zowel voor verenigingen als medewerkers van de stad
  Binnen dit spoor hebben we gebruikerstesten uitgevoerd van het Vlaams Verenigingsloket en daaraan gekoppeld, hielden we een focusgroep met een aantal vertegenwoordigers van verenigingen. Door de focusgroep kregen we een antwoord op de onderzoeksvraag: ‘Welke ondersteuning verwachten vertegenwoordigers van verenigingen van ons bij de overstap’
• Spoor 5: Integratie van producten en diensten
  Dit spoor i.v.m. de digitale dienstverlening is nog niet afgerond. Op dit moment hebben we al een eerste analyse gedaan van onze producten en diensten. De werkgroep hiervoor is ook opgestart, dus we verwachten binnenkort resultaten.

Verenigingsloket: Wat willen jullie nog doen op korte/middellange termijn?

Laura en Sarah: In een volgende fase zullen we het Verenigingsloket voeden met onze lokale producten en diensten. Op lange(re) termijn overwegen we een dossieropvolgingstoepassing zodat verenigingen zelf de stand van zaken van hun aanvraag via het Verenigingsloket kunnen opvolgen.

Verenigingsloket: Hoe hebben de verenigingen in Oostende gereageerd op de introductie van het Verenigingsloket? Zijn er specifieke feedbackpunten die je kan delen als ‘les’ voor andere besturen?

Laura en Sarah: De verenigingen hebben positief gereageerd op de introductie van het Verenigingsloket. Bij sommigen was er aanvankelijk wat wantrouwen of zelfs weerstand om af te stappen van de huidige vertrouwde werkwijze met login en paswoorden (die vaak werden gedeeld en uitgewisseld…). Dit was één van de inzichten die we verworven hebben uit de gesprekken met verengingen tijdens ons onderzoek. Het bleek dat niet alle verenigingen vertrouwd waren in het werken met digitale sleutels. Omdat verenigingen bij het registeren en aanmelden op het Vlaams Verenigingsloket digitale sleutels moeten gebruiken, hebben we dit aspect ook duidelijk meegenomen in onze infosessies en handleidingen die we opmaakten voor verenigingen.

Intern hebben we o.a. geleerd dat collega’s van verschillende diensten ruim bevraagd en betrokken moeten worden bij het uitwerken van zo’n omvangrijk traject. We hebben geprobeerd om hen op de juiste momenten te betrekken, maar soms bleek dat evenwel te laat, of niet intens genoeg.

Verenigingsloket: Jullie hebben inderdaad heel wat stappen ondernomen om de verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen. Wat hebben jullie allemaal gedaan?

Laura en Sarah: We zijn vooraf ook in gesprek gegaan met onze verenigingen, om te ontdekken aan welke ondersteuningsmaatregelen zij echt nood hadden. Daaruit leerden we dat de diversiteit enorm groot was: jeugdbewegingen die alles graag zelf uitzoeken versus minder digitaalvaardige verenigingen met vaak wat oudere vertegenwoordigers. Daarom hebben we onze doelgroep gedefinieerd in vijf types en op maat van hen ondersteuning geboden.

We hebben zelf infosessies georganiseerd, een eigen folder gemaakt en online videohandleidingen opgesteld, en vooral één aanspreekpunt via het UiTloket opgezet en specifieke medewerkers toegewezen om vragen op te vangen. Deze ondersteuning is goed ontvangen door de verenigingen, die de persoonlijke aanpak zeer waarderen.

Verenigingsloket: Welke specifieke functionaliteiten van het Verenigingsloket worden het meest gewaardeerd door jullie? En door de verenigingen?

Laura en Sarah: Dat zijn voor ons de reeds aangehaalde lokale verenigingengids en de mogelijkheid om nu up-to-date gegevens op een juridisch correcte manier te hergebruiken. Als stad zijn we ook blij met de veiligheid die digitale sleutels bieden bij het wijzigen van gegevens, subsidieaanvragen en dergelijke. Je wil als stad immers zekerheid hebben dat degene die een subsidie aanvraagt echt vertegenwoordiger is van de vereniging.

Verenigingsloket: Kan je enkele voorbeelden geven van hoe het Verenigingsloket ook ‘onverwacht’ zaken in beweging heeft gezet?

Laura en Sarah: De analyses, diepte-interviews en gebruikerstesten hebben heel wat in beweging gezet. Zo hebben we nu een traject lopen om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te maken en hebben we reeds onze webpagina’s voor verenigingen logischer ingericht zodat alle info makkelijker terug te vinden is.

Verenigingsloket: Welke functionaliteiten zouden jullie graag toevoegen aan het Verenigingsloket?

Laura en Sarah: Omdat we zelf geen CRM-systeem hebben, gebruiken we de module verenigingen van het Loket Lokale Besturen om verenigingsdata te bekijken. Gelukkig wordt die module tegen de zomer uitgebreid zodat we als lokale overheid ook zelf data kunnen wijzigen en zijn er intussen ook enkele softwareleveranciers die dit ondersteunen. Verder zou ik ook graag informatie over vertegenwoordigers die rechtstreeks uit het KBO komen willen toevoegen.

Verenigingsloket: Hoe zien jullie de rol van het Verenigingsloket evolueren in de komende jaren?

Laura en Sarah: We hopen dat het Verenigingsloket blijft evolueren zodat het de verenigingen nog beter kan ondersteunen, en alle administratieve processen voor zowel de verenigingen als wij, als lokale overheid, nog verder vereenvoudigd en gestroomlijnd worden. We zijn dan ook blij dat er binnenkort een koppeling zal zijn met de UiTdatabank waardoor de activiteiten die de verenigingen organiseren, ook worden getoond op het Verenigingsloket. We verwachten dan ook dat het Verenigingsloket een centrale rol zal spelen in het verenigingsleven in Oostende.