Grote ambities

De ambities waren groot. Voor verenigingen wil men vooral inzetten op eenvoud, transparantie en snelheid. Denk aan een digitaal formulier dat gebruikmaakt van Vlaamse bouwstenen, zoals het Verenigingsregister voor automatisch ingevulde gegevens, ACM/IDM voor sterke authenticatie en DOSIS voor opvolging van de status van het dossier. Voor lokale besturen lag de focus dan weer op efficiëntie, correctheid en herbruikbaarheid. Dit vertaalde zich in een zoektocht naar een geïntegreerd dossierbehandelsysteem, waarin dossierbehandelaars vlot kunnen werken zonder eindeloze Excel-lijsten, manueel knip- en plakwerk of overbodige controles, op basis van een gestroomlijnd een eenvormig proces.

Eenvoud en hergebruik van verenigingsdata

Een van de belangrijkste doelen van dit traject is het hergebruik van verenigingsdata. Door gebruik te maken van Vlaamse bouwstenen zoals het Verenigingsregister, kunnen gegevens efficiënt worden beheerd en automatisch worden ingevuld. Dit bespaart verenigingen kostbare tijd en vermindert de administratieve last. Daarnaast zorgt hergebruik van data voor een vlottere dienstverlening door lokale besturen, zonder overbodige controles of manueel knip- en plakwerk.

Gestroomlijnde processen

Het traject richt zich ook op het vereenvoudigen en uniformeren van subsidieprocessen. Door een digitaal formulier te gebruiken en duidelijke dossieropvolging te bieden, weten verenigingen precies waar ze staan in het proces. Dit maakt het voor vrijwilligers makkelijker om subsidies aan te vragen én op te volgen, zelfs als ze beperkte tijd hebben. En het bespaart de lokale besturen heel wat vragen want verenigingen hebben zelf zicht op de stand van zaken.

Samenwerking en kennisdeling

Wat dit traject uniek maakt, is de structurele samenwerking tussen de vier steden, ondersteund door adviesbureau Möbius. Multidisciplinaire teams werkten samen om zoveel mogelijk perspectieven mee te nemen in het verhaal. Deze samenwerking heeft geleid tot een gedeelde oplossing die niet alleen toepasbaar is in grote steden, maar ook als inspiratiebron kan dienen voor andere lokale besturen. De schaalgrootte en omstandigheden wisselen, maar uiteindelijk leveren lokale besturen allemaal gelijkaardige diensten aan hun inwoners en verenigingen.

Conclusie

Het voorbeeld van Leuven, Kortrijk, Dendermonde en Brugge toont aan dat samenwerking loont. Door reglementen te vereenvoudigen en te digitaliseren, kunnen zowel verenigingen als lokale besturen profiteren van een efficiënter en transparanter subsidieproces. Dit traject bewijst dat eenvoud mogelijk is, zelfs in complexe administratieve omgevingen.