Wie doet wat? VOV in 10 stappen

Bij een aanvraag VOV is er een wisselwerking tussen vier partijen:

  • de werknemer
  • de opleidingsverstrekker
  • de werkgever
  • de Vlaamse overheid.

Wie doet wat?

  • Stap 1

    Werknemer

    De werknemer gaat na of hij voldoet aan de voorwaarden voor VOV.
    Hij kijkt na in de ‘opleidingsdatabank Vlaamse opleidingsincentives ((opent in nieuw venster))’ of de opleiding die hij wil volgen recht geeft op VOV en of er voor de opleiding een extra voorwaarde is voor het huidige opleidingsniveau van de werknemer.

  • Stap 2

    Werknemer

    De werknemer meldt aan de opleidingsverstrekker dat hij gebruik wil maken van Vlaams opleidingsverlof.

  • Stap 3

    Opleidingsverstrekker

    De opleidingsverstrekker bezorgt het ‘Attest van inschrijving’ binnen de 8 dagen na inschrijving aan de cursist.

    Op dit attest (eventueel met bijlagen) staan minstens de gegevens vermeld die werden vastgelegd bij ministerieel besluit van 8 juli 2019.

  • Stap 4

    Werknemer

    De werknemer vraagt VOV aan bij zijn werkgever door hem het inschrijvingsattest van de school te bezorgen

    • ten laatste op 31 oktober voor een schooljaargebonden opleiding
    • of binnen 15 dagen na inschrijving voor alle andere opleidingen.
    • Bij verandering van werkgever moet het inschrijvingsattest binnen de 15 dagen na de start bij de nieuwe werkgever afgegeven worden aan de nieuwe werkgever.

    Vermeld hierbij zeker ook het registratienummer van de opleiding (beginnende met ODB-) uit de opleidingsdatabank.

  • Stap 5

    Werknemer en werkgever

    Ze berekenen samen het aantal uren VOV en plannen samen het VOV in. Ze houden rekening met de collectieve planning.

    Met de simulator kunnen volgende zaken nagegaan worden:

    • Hoeveel uren Vlaams opleidingsverlof de werknemer maximaal kan opnemen in het huidige of volgende schooljaar.
    • Hoeveel uren de werknemer maximaal kan opnemen voor een bepaalde opleiding.
  • Stap 6

    Werkgever

    De werkgever dient de terugbetalingsaanvraag voor het VOV in bij de Vlaamse overheid via het WSE-loket ((opent in nieuw venster)).

    Als de werknemer in de loop van de opleiding meer of minder uren/studiepunten opneemt dan oorspronkelijk voorzien was, kan dat niet meer aangepast worden in de aanvraag.
    Er moet geen nieuwe aanvraag ingediend worden. Het aantal uren dat de werknemer aanwezig was in de les of het aantal studiepunten dat hij heeft afgelegd geeft recht op VOV.
    De werknemer moet u een document van de school bezorgen waarop staat dat hij meer/minder uren/studiepunten opneemt.

  • Stap 7

    Werknemer

    De werknemer moet zijn plichten (zoals het nauwgezet volgen van de opleiding) nakomen zodat hij gebruik kan maken van Vlaams opleidingsverlof.

    De werknemer die gewettigd afwezig ((opent in nieuw venster)) is, moet zelf (een kopie van) het afwezigheidsattest bijhouden gedurende 3 jaar. Mogelijk vraagt het departement WSE dit op als er meer VOV is opgenomen dan waarop de werknemer recht had.

  • Stap 8

    Werkgever

    De werkgever of het sociaal secretariaat registreert per kwartaal het aantal uren VOV in de multifunctionele aangifte (DmfA) bij de code 5 én de bijhorende inlichtingenzone.

  • Stap 9

    Opleidingsverstrekker

    De opleidingsverstrekker doet de nodige administratie:

    • Hij laadt de digitale attesten van de cursist op in het WSE-loket of het daarvoor voorziene alternatief (bv. DHO2 voor hoger onderwijs).
      Ook vroegtijdige stopzetting moet via deze weg worden doorgegeven.
    • Hij houdt een aanwezigheidslijst bij voor opleidingen met verplichte aanwezigheid.
    • Hij levert een certificaat af aan de cursisten.
  • Stap 10

    Vlaamse overheid

    Het departement Werk en Sociale Economie behandelt uw dossier:
    Elk kwartaal wordt het recht op VOV vergeleken met de input van de werkgever en de input van de opleidingsverstrekker.

    Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.

    Voor schooljaar 19-20 zijn alle aanvragen behandeld, behalve de aanvragen van minder dan 32 uur. Deze worden begin 2021 behandeld.