Aanvraag Vlaams opleidingsverlof en terugbetaling voor werkgever
Hoe vraagt u als werknemer Vlaams opleidingsverlof aan? En hoe kan de werkgever een terugbetaling door de Vlaamse overheid aanvragen? Een overzicht van de verschillende stappen in het VOV-proces.
Als werknemer Vlaams opleidingsverlof aanvragen
Via Vlaams opleidingsverlof kunnen werknemers een opleiding volgen en daarvoor met behoud van loon afwezig blijven van het werk. Welke precieze stappen die ze daarvoor moeten nemen, hangt af van het type opleiding dat ze willen volgen of het examen dat ze willen afleggen.
- Stap 1
Controleer of u voldoet aan de voorwaarden
Controleer of u recht hebt op Vlaams opleidingsverlof. Vergeet niet na te kijken of er voor uw opleiding in de opleidingsdatabank geen ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ zijn.
- Stap 2
Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte
Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte dat u voor een bepaalde opleiding opleidingsverlof wilt opnemen.
- Stap 3
Breng uw werkgever op de hoogte
Vraag het opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem het inschrijvingsattest te overhandigen. Doe dit binnen de 2,5 maanden na de startdatum van uw opleiding.
Mag uw werkgever uw aanvraag voor VOV weigeren? Als u het VOV later aanvraagt dan 2,5 maanden na de start van uw opleiding mag uw werkgever het VOV weigeren. De werkgever moet nog minstens 2 weken de tijd hebben om de aanvraag in te dienen of de aanvraag door te geven aan zijn sociaal secretariaat.
Verandert u van werkgever tijdens de opleiding? U moet het VOV opnieuw aanvragen bij uw nieuwe werkgever met het inschrijvingsattest.
U overhandigt het aanwezigheidsattest aan de werkgever binnen de 2,5 maanden na de dag van indiensttreding. - Stap 4
Plan het opleidingsverlof in
- Bereken hoeveel uren VOV u maximaal mag opnemen.
- Het opleidingsverlof mag ingepland worden vanaf één dag voor de startdatum tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest.
- Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag (deels) overlapt met de lestijd, eventuele examens en/of stage.
- Ook om VOV op te nemen bij een werkgever waar er weekendwerk (24/24) wordt gepresteerd moet er sprake zijn van samenvallende uren. De nacht vóór of na de opleidingsdag wordt hierbij beschouwd als samenvallende tijd. Heeft de werknemer bij een andere werkgever nog een arbeidscontract, dan worden daar de gewone regels toegepast.
- Het opleidingsverlof moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.
- Stap 5
Kom uw verplichtingen na
Doet u dat niet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op VOV en/of de terugbetaling voor uw werkgever.
Als u een opleiding volgt met een creditcontract of microcredential aan een Vlaamse hogeschool of universiteit, geldt dezelfde aanvraagprocedure als voor opleidingen die zijn opgenomen in de opleidingsdatabank (zie ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’ hierboven), met daarbij de onderstaande aandachtspunten.
Aanvraag
Vraag opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen. Zelfde procedure als bij hierboven bij ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’.
Terugbetalingsaanvraag
Uw werkgever kan een terugbetalingsaanvraag indienen in het WSE-loket. Hij geeft daarbij het registratienummer voor creditcontracten in (ODB-P00004) en voegt uw inschrijvingsattest toe.
Als de opleiding niet in de opleidingsdatabank geregistreerd is, maar wel werd aangeraden in uw persoonlijk ontwikkelplan bij het volgen van loopbaanbegeleiding bij een erkend loopbaancentrum, volgt u de onderstaande stappen.
- Stap 1
Controleer of u voldoet aan de voorwaarden
Controleer of u recht hebt op Vlaams opleidingsverlof.
- Stap 2
Breng uw werkgever op de hoogte
Vraag opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen. Zelfde procedure als bij hierboven bij ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’.
- Stap 3
Bezorg het attest loopbaanbegeleiding én het inschrijvingsattest van de opleidingsverstrekker aan uw werkgever, zodat die de documenten bij de aanvraag kan voegen.
Als u die documenten liever niet aan uw werkgever geeft, mailt u zelf beide attesten naar attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en vermeldt u bij welke werkgever u opleidingsverlof aanvraagt (naam bedrijf, e-mailadres en KBO-nummer). De dienst opleidingsverlof stuurt uw werkgever dan een mail met de gegevens om de aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof in te dienen.
Als u examens aflegt bij de de Examencommissie secundair onderwijs, volgt u de onderstaande stappen.
- Stap 1
Controleer of u voldoet aan de voorwaarden
Controleer of u recht hebt op Vlaams opleidingsverlof.
- Stap 2
Breng uw werkgever op de hoogte
Vraag opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen. Zelfde procedure als bij hierboven bij ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’.
- Stap 3
De werkgever dient de terugbetalingsaanvraag in
Per schooljaar dient uw werkgever een nieuwe terugbetalingsaanvraag in met als referentie ODB-1001623.
Hij mag daarin steeds 32 uur ingeven, want waarschijnlijk is nog niet duidelijk aan hoeveel examens u effectief zult deelnemen. Als startdatum geeft hij 1/9 of de startdatum van de opleiding in en als einddatum 31/8.
Jaarlijks vraagt de dienst bij de Examencommissie op hoeveel examens effectief afgelegd zijn. Er is dan recht op 16 uur per afgelegd examen.
Als werkgever een aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof behandelen
Als uw werknemer Vlaams opleidingsverlof hebt aangevraagd, kunt u als werkgever voor die opgenomen uren een vergoeding krijgen van de Vlaamse overheid. Als u een terugbetalingsaanvraag indient én de opgenomen VOV-uren registreert, kunt u een forfaitair bedrag van 14,91 euro per goedgekeurd VOV-uur terugbetaald krijgen voor het schooljaar 2025-2026. Voor het schooljaar 2026-2027 bedraagt het forfaitair bedrag 24,5 euro.
- Stap 1
Ga na of uw werknemer aan alle voorwaarden voldoet
- Ga na of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor VOV. Alleen als de werknemer aan alle voorwaarden voldoet, kan er opleidingsverlof opgenomen worden.
- Bekijk de aanvraagprocedure voor werknemers en controleer of de werknemer het opleidingsverlof correct heeft aangevraagd: heeft hij u tijdig het inschrijvingsattest van de opleiding bezorgd?
- Stap 2
Plan het opleidingsverlof in
- Bereken hoeveel uren VOV de werknemer maximaal mag opnemen.
- Plan in overleg met uw werknemer het opleidingsverlof in. De werknemer mag opleidingsverlof opnemen vanaf één dag voor de start tot en met twee dagen na het einde van de opleiding. De startdatum en de einddatum van de opleiding staan vermeld op het inschrijvingsattest. Meer informatie: Vlaams opleidingsverlof inplannen.
- Hou er rekening mee dat werknemers die voor hoogstens 50% tewerkgesteld zijn met een vast uurrooster, alleen opleidingsverlof mogen opnemen als hun werkdag (deels) overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
- Ook om VOV op te nemen bij een werkgever waar er weekendwerk (24/24) wordt gepresteerd moet er sprake zijn van samenvallende uren. De nacht vóór of na de opleidingsdag wordt hierbij beschouwd als samenvallende tijd. Heeft de werknemer bij een andere werkgever nog een arbeidscontract, dan worden daar de gewone regels toegepast.
Als werkgever een aanvraag preadvies indienen
Opleidingen die de werkgever organiseert voor eigen werknemers waarbij de geleerde vaardigheden primair in het belang zijn van het functioneren van de eigen onderneming worden als bedrijfsinterne opleidingen beschouwd.
Deze opleidingen zijn enkel toegelaten binnen het VOV als de werkgever over een gunstig preadvies beschikt die door het departement werd afgeleverd.
In welke gevallen raden wij een werkgever aan om een preadvies aan te vragen? Wanneer u een opleiding organiseert voor uw werknemers en minstens één van de volgende situaties doet zich voor:
De opleiding wordt uitsluitend bijgewoond door werknemers van uw onderneming
De opleidingsnood is veroorzaakt door de huidige functie van de werknemers
De lesgever geeft les aan zijn collega’s. Een uitzendkracht die tewerkgesteld is in uw bedrijf is ook een collega.
Het departement verleent een gunstig preadvies als de bedrijfsinterne opleiding aan alle voorwaarden van het Vlaams opleidingsverlof voldoet. Het onderzoek wordt gevoerd aan de hand van een vragenformulier waarin de werkgever op eer verklaart wat de opleidingscontext is.
Op basis van de antwoorden controleert het departement:
- of er voldoende overdraagbare competenties worden aangeleerd,
- of het gaat om een aanpassingsopleiding,
- of er sprake is van een wettelijke of CAO verplichting in hoofde van de werkgever om die opleiding aan zijn werknemers aan te bieden,
- of de lesgever werkt voor de opleidingsverstrekker,
- of er aan de extra voorwaarden voldaan is ingeval de werkgever ook de opleidingsverstrekker is,
- of ingeval van werkplekleren de 4 voorwaarden worden nageleefd,
- …
Procedure
Een preadvies, voor een in de opleidingsdatabank opgenomen opleiding, kan aangevraagd worden via dit elektronisch formulier.
Uitzonderlijk kan een aanvraag ingediend worden voor een opleiding die nog moet worden geregistreerd. Een gunstig preadvies kan dan enkel afgeleverd worden onder voorbehoud van goedkeuring van de opleiding door de VOC (Vlaamse opleidingscommissie).
Het departement oordeelt binnen de 7 dagen na ontvangst over de ontvankelijkheid of vraagt indien nodig bijkomende info op. Als de bijkomende informatie niet tijdig bezorgd wordt, wordt de aanvraag geannuleerd. Uiteraard kan er altijd een nieuwe aanvraag ingediend worden, met de gevraagde extra informatie erbij.
Uiterlijk 30 dagen na de ontvankelijkheid wordt het preadvies bezorgd. Indien u niet akkoord gaat met het preadvies kan u tot 30 dagen na ontvangst een heroverweging vragen. U dient dan een gemotiveerde vraag in bij preadvies.vov@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Vermeld in de titel dat het om een heroverweging gaat en het nummer van het ongunstig preadvies. Een andere behandelaar zal uw vraag opnieuw onderzoeken en een gemotiveerd antwoord bezorgen binnen de 60 dagen. Indien gewenst, kan u de vraag mondeling toelichten.
Het (individueel) preadvies heeft betrekking op 1 werkgever – 1 opleiding (ODBnr), en is van onbepaalde duur. Zolang de opleidingscontext (= antwoord op de vragen) niet wijzigt, moet er geen nieuw preadvies aangevraagd worden. Bij gunstig preadvies ontvangt de werkgever (en alle contactpersonen vermeld op het aanvraagformulier) een code die moet vermeld worden op de terugbetalingsaanvraag.
Meer informatie over een preadvies voor bedrijfsinterne opleidingen vindt u in deze instructiefilm.
Als werkgever een terugbetalingsaanvraag indienen
U hoeft niet te wachten op een ‘goedkeuring’ van de Vlaamse overheid om opleidingsverlof toe te kennen aan uw werknemer. U kunt, net als uw werknemer, zelf nagaan of de werknemer voldoet aan de voorwaarden om recht te hebben op opleidingsverlof. AIs dat het geval is, kunt u beiden, in overleg, het opleidingsverlof inplannen. U dient vervolgens de aanvraag tijdig (uiterlijk binnen de 3 maanden na de start van de opleiding) in, in het WSE-loket, om de terugbetaling van de VOV-uren te ontvangen.
Het inschrijvingsattest dat u van uw werknemer ontvangt, is de basis voor het indienen van de terugbetalingsaanvraag. U gebruikt altijd de exacte start- en einddatum en het aantal ingeschreven uren of studiepunten, zoals die op het attest vermeld staan.
- Stap 1
U moet uw terugbetalingsaanvraag indienen binnen een termijn van drie maanden vóór en drie maanden na de start van de opleiding (zoals vermeld op het inschrijvingsattest, bij laattijdige inschrijving geldt de ‘inschrijvingsdatum’, zoals vermeld op het inschrijvingsattest, als startdatum). Die deadline wordt strikt toegepast. Als de opleiding bijvoorbeeld startte op 26 september 2022, dan kunt u een terugbetalingsaanvraag indienen tot en met 25 december 2022. Als u ze later indient, zal ze geweigerd worden wegens laattijdigheid.
Pas aangeworven werknemers
Voor nieuwe werknemers moet u binnen de termijn van drie maanden na indiensttreding een terugbetalingsaanvraag indienen. U geeft als startdatum de start van de opleiding in, zoals die vermeld staat op het inschrijvingsattest. Ontvangt u dan een weigeringsmail wegens laattijdigheid? Stuur dan een e-mail met het dossiernummer (VG-VOV-...) naar vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en voeg in het WSE-loket een bewijs van de indiensttredingsdatum toe aan het dossier, zodat de aanvraag onderzocht kan worden.
Laattijdige inschrijving
In geval van laattijdige inschrijving in het schooljaar moet u binnen de termijn van drie maanden na de inschrijvingsdatum (conform het inschrijvingsattest) een terugbetalingsaanvraag indienen. U geeft als startdatum de inschrijvingsdatum in, zoals die vermeld staat op het inschrijvingsattest.
Minder dan 32 uren
Ook voor opleidingen die minder dan 32 uren duren, kunt u een terugbetalingsaanvraag indienen, uiteraard binnen de wettelijke termijn zoals hierboven vermeld. Als die bijgeteld kan worden bij een andere aanvraag waardoor u voor die aanvragen samen aan 32 uren komt, is er mogelijk wel recht op opleidingsverlof.
- Stap 2
Een terugbetalingsaanvraag voor opleidingsverlof kunt u alleen via het WSE-loket indienen. Hou er rekening mee dat u de aanvraag indient op de onderneming (dus niet als natuurlijk persoon) waar uw werknemer werkt.
U kunt een terugbetalingsaanvraag op twee manieren indienen:
- werknemer per werknemer: meer info over de in te vullen velden
- voor meerdere werknemers tegelijk, via een csv-bestand: meer info over de in te vullen velden in het csv-bestand
Hebt u nog niet de juiste rechten: WEWIS organisatieverantwoordelijke met context ‘opleidingsverlof’?
- Volg het stappenplan voor werkgevers als u een terugbetalingsaanvraag moet indienen voor uw eigen onderneming.
- Volg de stappen voor sociale secretariaten/dienstverrichters als u een terugbetalingsaanvraag moet indienen in naam van een andere onderneming.
Als u eenmaal aangemeld bent, klikt u bovenaan op de tab ‘Start nieuwe aanvraag’ en vervolgens op ‘Vlaams opleidingsverlof’
- Stap 3
Bij het indienen van de terugbetalingsaanvraag hebt u de gegevens van het inschrijvingsattest nodig.
- Staat het ODB-nummer niet op het inschrijvingsattest? Laat uw werknemer bij de opleidingsverstrekker navragen wat het ODB-nummer is.
- Bestaat de opleiding uit verschillende modules, die op één inschrijvingsattest staan en tot dezelfde opleiding behoren? Dan geeft u bij de terugbetalingsaanvraag het ODB-nummer van de opleiding in (vb. ODB-Z00291, zonder het achtervoegsel -001). Zo kunt u de verschillende modules via één terugbetalingsaanvraag indienen. U noteert daarbij de startdatum van de eerste module en de einddatum van de laatste module.
- Schrijft de werknemer zich in voor één module? Dan geeft u bij de terugbetalingsaanvraag het ODB-nummer in van die module (vb. ODBZ00291-001)
- Loopbaangerichte opleidingen die aangeraden worden in een persoonlijk ontwikkelplan (POP), vraagt u aan met ODB-P00001. Het is mogelijk dat die opleidingen geen eigen ODB-nummer hebben. De werknemer mailt in dat geval het attest van de loopbaanbegeleiding én het inschrijvingsattest van de opleiding naar attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of bezorgt ze aan de werkgever. De werkgever laadt dan de attesten op in de terugbetalingsaanvraag, nadat hij ze indiende.
- Trajecten van elders verworven competenties (EVC) hebben elk een eigen ODB-nummer. U geeft 16 uur in voor de aanvraag van één traject.
Alle EVC-trajecten hebben in de opleidingsdatabank ‘EVC’ in de titel. - Examens bij de Vlaamse Examencommissie secundair onderwijs vraagt u aan met ODB-1001623.
Dien elk schooljaar een nieuwe aanvraag in voor minstens 1 examen. U mag daarin steeds 32 uur ingeven, want waarschijnlijk is nog niet duidelijk aan hoeveel examens uw werknemer effectief zal deelnemen. Als startdatum geeft u 1/9 of de startdatum van de opleiding in en als einddatum 31/8. Voor alle volgende schooljaren geeft u als startdatum 1/9/x t.e.m. 31/8/x+1 in. - Zolang uw werknemer bezig is met examens bij de examencommissie, moet jaarlijks een nieuwe VOV-aanvraag ingediend worden via het wse-loket op de code ODB-1001623.
- Creditcontracten Vlaams hoger onderwijs vraagt u aan met ODB-P00004. Vervolgens laadt u het inschrijvingsattest voor het creditcontract op in de aanvraag, nadat u die hebt ingediend.
- Schakelprogramma’s en voorbereidingsprogramma’s vraagt u aan met het ODB-nummer van het schakelprogramma/voorbereidingsprogramma van de juiste opleidingsverstrekker. U vindt die door in de opleidingsdatabank ‘schakelprogramma’ of ‘voorbereidingsprogramma’ in te geven als zoekterm. Let op: alleen als ook de opleiding waartoe het leidt ook opgenomen is in de opleidingsdatabank is er recht op VOV.
- Stap 4
Doorloop alle schermen in het loket en dien uw terugbetalingsaanvraag in. Nadat u een terugbetalingsaanvraag indient, ontvangt u een bevestigingsmail met het dossiernummer (VG-VOV-...).Als alles in orde is, ontvangt u na de bevestigingsmail ook onmiddellijk een goedkeuringsmail.
Als uw aanvraag op ‘ingediend’ blijft staan, kan dat zijn omdat er in maart, voorafgaand aan het schooljaar, minder dan 50% tewerkstelling was. Dan wordt gekeken naar de tewerkstelling van de maand waarin de opleiding start. De tewerkstellingsgegevens vanuit DmfA zijn pas 3 maanden na het kwartaal beschikbaar. Het persoonlijk maximum kan dan pas berekend worden, waardoor de goedkeuring niet onmiddellijk volgt. Als de werknemer aan de voorwaarden voldoet, mag al VOV opgenomen worden.
Registratie van opleidingsverlof in DmfA
Geef in de DmfA-aangifte bij code 5 én de daarbij horende inlichtingenzone het aantal opgenomen VOV-uren in. Zorg ervoor dat beide velden ingevuld zijn. Gebeurt dat niet, dan heeft de Vlaamse overheid onvoldoende gegevens om uw terugbetaling in orde te brengen.
Als werkgever uw terugbetalingsaanvraag opvolgen
- Stap 1
Raadpleeg uw ingediende dossiers in het WSE-loket:
- Ga naar de tab ‘Mijn lopende dossiers’ en klik door naar ‘Ingediende aanvragen’;
- Kies bij het veld ‘Maatregel’ voor ‘Vlaams opleidingsverlof’ en klik op de blauwe knop ‘Filteren’.
- Nu verschijnt het kader ‘Zoeken binnen het Vlaams opleidingsverlof’. Klik daar op de blauwe knop ‘Naar het zoekscherm’.
- U ziet nu een overzicht van al uw dossiers.
Lees in de tabel wat de status van uw dossier betekent:
Status Uitleg over de status Ingediend Over dit dossier kan nog geen beslissing genomen worden. Mogelijke redenen: - het tewerkstellingspercentage van maart is te laag en het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de opleiding start, is nog niet beschikbaar in de officiële bron (DmfA).
- het dossier voldoet (nog) niet aan de minimum vereiste van 32 uren inschrijving.
Geweigerd Dit dossier geeft geen recht op VOV. Als u meent dat de weigering onterecht is, kunt u binnen de maand na beslissing een document met bewijs opladen in uw dossier in het WSE-loket. De aanvraag wordt dan door een dossierbehandelaar onderzocht. Goedgekeurd Dit dossier werd goedgekeurd. Een goedgekeurd dossier kan betaald worden zodra er een aanwezigheidsattest is opgeladen door de opleidingsverstrekker en het aantal opgenomen uren VOV in aangegeven in de DmfA. Deels uitbetaald Voor dit dossier gebeurde er één of meer betalingen. Het dossier werd (deels) betaald, maar correcties zijn in deze status nog mogelijk. Voor een dossier in ‘deels betaald’ kan nog bijbetaald worden.
De werkgever kan correcties doen aan het aantal opgenomen VOV-uren in de DmfA-aangifte en de opleidingsverstrekker kan correcties doen in de aanwezigheidsattesten.
Het dossier blijft in ‘Deels betaald’ staan tot aan de schooljaarafrekening. Dat is de laatste betaling. Na de schooljaarafrekening gaat het dossier naar ‘uitgevoerd’.Uitgevoerd Er werd een schooljaarafrekening gemaakt. Dit dossier is volledig betaald en afgerond. Alle betalingen of eventuele vorderingen zijn gebeurd. Onontvankelijk Dit dossier voldoet niet aan de indieningsvoorwaarden. Stopgezet Dit dossier werd stopgezet na goedkeuring. Als er een onterechte betaling gebeurde voor dit dossier, ontvangt de werkgever hiervoor een vordering. Zowel de werkgever als de mandataris (indien van toepassing) krijgt een e-mail met de beslissing. Ook de werknemer wordt op de hoogte gebracht via Mijn Burgerprofiel.
- Stap 2
Volg de planning en de details van de betalingen per schooljaar op.
Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt u als werkgever een forfaitair bedrag. Voor het schooljaar 2025-2026 is dit 14,91 euro. Voor het schooljaar 2026-2027 bedraagt dit 24,5 euro. Elk kwartaal controleert de betaalapplicatie of er betaald kan worden door drie elementen zaken uit uw dossier naast elkaar te leggen:
- het maximumrecht van de werknemer
- de input van de werkgever (VOV-uren in code 5 en de inlichtingenzone in DmfA)
- de input van de opleidingsverstrekker (digitale attestering van aanwezigheid in de les/deelname aan de eindbeoordeling).
Als er attestering is voor de ingegeven VOV-uren en als het maximumrecht nog niet opgebruikt is, kan de terugbetaling uitgevoerd worden.
Overzicht: wie doet wat?
Een aanvraag Vlaams opleidingsverlof is een wisselwerking tussen vier partijen: de werknemer, de opleidingsverstrekker, de werkgever en de Vlaamse overheid.
Een beknopt stappenplan met een overzicht van wat elke betrokken partij op een gegeven moment moet doen: Vlaams opleidingsverlof in tien stappen.