Privacyverklaring Wonen in Vlaanderen - afdeling Toezicht

1. Inleiding

Wonen in Vlaanderen respecteert uw privacy en al uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een manier die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg genoemd AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving daaraan stellen.

In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe het agentschap met persoonsgegevens en de verwerking van deze persoonsgegevens omgaat in de afdeling Toezicht.
De generieke privacyverklaring van Wonen in Vlaanderen is terug te vinden op onze website.

2. Algemeen

2.1. Over de afdeling Toezicht

De Afdeling Toezicht oefent toezicht uit op kernactiviteiten (sociale verhuring, sociale koop en sociale leningen) en het financieel en administratief beheer door sociale woonactoren:

de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM)
de sociale verhuurkantoren (SVK)
de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) en Vlabinvest
het Vlaams Woningfonds (VWF)
de erkende huurdiensten
het Vlaams huurdersplatform (VHP)
de erkende sociale kredietmaatschappijen
en de gemeenten, OCMW’s en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden die door de Vlaamse overheid gesubsidieerde woonprojecten uitvoeren.

De afdeling voert globale onderzoeken (GLOBO’s) uit bij SHM’s, SVK’s en erkende huurdiensten coördineert het verhoogd toezicht en past handhavingsmaatregelen toe (schorsen, vernietigen, in gebreke stellen, boete opleggen).

De Afdeling Toezicht:

onderzoekt en treedt op tegen domiciliefraude door sociale huurders
treedt op bij de niet naleving van de huurdersverplichtingen door de sociale huurders (bv taalkennis)behandelt de verhalen en beroepen die door kandidaat-huurders/kopers ingediend worden tegen een beslissing van een SHM.

2.2. Verwerkingsverantwoordelijke

Wonen in Vlaanderen is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat het agentschap beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

Binnen Wonen in Vlaanderen is de afdeling Toezicht er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens van burgers in verband met een onderzoek hun toezicht taken zoals beschreven in 2.1 in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

3. Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wonen in Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook alle gegevens die u verstrekt in een aanvraagformulier (papieren of digitale aanvraag) om te genieten van bepaalde subsidies of premies.

De afdeling Toezicht van Wonen in Vlaanderen kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

via afdeling Premies en Woningkwaliteit die uw gegevens verwerkt in het kader van een aanvraag voor een tegemoetkoming voor een woning.
Ter plaatse bij de sociale woonactoren of van op afstand: via de dossiers voor een sociale verhuring, sociale koop en sociale leningen bij sociale woonactoren waar de afdeling toezicht houdende taken vervult. Voor deze opdrachten heeft de toezichthouder recht op een elektronische toegang om digitale databanken en digitale beheersapplicaties in gebruik door de sociale woonorganisaties te raadplegen, zowel ter plaatse als vanop afstand.
Via u zelf als kandidaat-huurders/kopers bij het indienen van een beroep of een verhaal ingediend tegen een beslissing van een SHM.
Daarnaast vragen we gegevens op bij KSZ en nutsbedrijven in het kader van de globale onderzoeken en de bewonersplicht voor sociale koop- en huurwoningen en kavels en domiciliefraude. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen of protocols gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten en nutsbedrijven op te vragen.

4. Categorieën van gegevens

Wij verwerken volgende categorieën van gegevens in kader van onderzoeken zoals hierboven beschreven :

Identificatiegegevens: Naam en adres, vroegere adressen, identiteitskaartnummer
Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geslacht
Contactgegevens: telefoonnummer, emailadres
Gezinssamenstelling: aantal kinderen, naam echtgeno(o)t€/partner
Gegevens over gezondheid: iemand van gezin gehandicapt ja/nee
Rijksregisternummer
Beroep en betrekking: werkgever, titel functie en beschrijving
Verbruiksgegevens van elektriciteit en gas en water
Taalkennis/taalbereidheid
Financiële gegevens
Eigendom
Vennootschap (via KSZ)

5. Grondslag van de verwerking

De rechtsgrond ter uitoefening van toezicht op de sociale woonactoren

- artikel 29bis §1 van de Vlaamse Wooncode.
- artikel 2, derde lid van bijlage 1 en 2 van het Overdrachtenbesluit (BVR 29/09/2006)

De rechtsgrond voor onderzoeken naar domiciliefraude, Behandeling van een inbreuk op de taalbereidheidsvoorwaarde/taalkennisverplichting

- artikel 102bis, §2 van de Vlaamse Wooncode

6. Maatregelen in het kader van de Algemen Verondering Gegevensbescherming (AVG)

6.1. Bewaartermijn persoonsgegevens & dataminimalisatie

Wonen in Vlaanderen mag uw persoonsgegevens (naam en voornaam) niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG).

De behandeling van een dossier naar aanleiding van een onderzoek Toezicht wordt in beginsel, inclusief de daarin vermelde persoonsgegevens, in verband met de archiefverplichting uit de Archiefwet gedurende een periode van 10 jaar bewaard na afsluiting van dossier.

6.2. Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht Wonen in Vlaanderen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Het agentschap zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo worden de (persoons)gegevens indien nodig tijdens verzending versleuteld en vindt de verzending van (persoons)gegevens plaats via een beveiligde verbinding. Het agentschap draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens volgens de geldende stand der techniek door middel van passende technische en organisatorische maatregelen worden beveiligd. Daarnaast is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot daartoe bevoegde medewerkers van het agentschap. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot deze persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

6.3. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan de afdeling Toezicht geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven (art 5) beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, dossier-opvolgingsysteem…);
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor events.

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.

7. Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen voor het verwerken van bepaalde gegevens

Wonen in Vlaanderen of de overheidsinstanties waarvoor zij handelt als opvolger hebben voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens en/of gegevensoverdracht machtiging bekomen van Sectorale comités binnen de schoot van de Gegevensbeschermingsautoriteit van België (GBA) of van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De lijst met toelichting en referentie naar het machtigingsbesluit in kwestie wordt beschikbaar gesteld op de website van het agentschap (overzicht-machtigingen).

Met het van toepassing worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn de machtigingen opgeheven. De machtigingen worden daarbij vervangen door protocollen. Bestaande machtigingen blijven wel rechtsgeldig.

8. Uw privacyrechten

U heeft onder meer recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Een verzoek om een afschrift kunt u sturen aan:

Wonen in Vlaanderen

T.a.v. de Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88 bus 40
1000 Brussel
E-mail: privacy.wonen@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie)

Zie ook onze algemene Privacyverklaring voor meer informatie over uw privacyrechten en hoe u ons kunt contacteren. Wonen in Vlaanderen behandelt uw verzoek onverwijld en in ieder geval binnen 1 maand.

9. Over deze privacyverklaring

Deze specifieke privacyverklaring geldt voor de afdeling Toezicht binnen Wonen in Vlaanderen. De onder Wonen in Vlaanderen ressorterende diensten en afdelingen kunnen aanvullende privacyverklaringen hebben. Voor specifieke informatie verwijst het agentschap naar het onderdeel waarmee u te maken heeft.

10. Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien. Wonen in Vlaanderen behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder gewenst moment en om welke reden dan ook te wijzigen. De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds beschikbaar op deze website.

Hier leest u meer over uw privacy bij het gebruik van de website.
Hier leest u meer over cookies bij het gebruik van de website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 17 februari 2023.