Een vacature is een niet-ingevulde functie, op het personeelsplan, waarvoor beslist wordt om een selectieprocedure te organiseren met het oog op het bekomen van een permanente of tijdelijke tewerkstellingsrelatie.

Een vacature start op de datum waarop de lijnmanager beslist om de vacature bekend te maken door middel van een aanvraag bij de selector. De vacature eindigt op de datum waarop de tewerkstellingsrelatie wordt aangegaan, zoals vastgelegd als startdatum in het contract of besluit.

Een vacature wordt als ingevuld beschouwd vanaf het moment dat een tewerkstellingsrelatie met een kandidaat wordt aangegaan. Een vacature is niet-ingevuld zolang de selectieprocedure nog loopt, of wanneer geen kandidaat gevonden werd en de selectieprocedure is afgesloten.