De dossiers voor steuncertificaten WKK en groene stroom (biogas, biomassa, wind) worden in ExpertBase beheerd van dossierbehandeling tot de berekening van de certificaten.

Hoe en waarvoor u ExpertBase kan gebruiken is beschreven op de pagina over ExpertBase.

Registratie van de onderneming

De registratie van de onderneming moet 1 keer (per ondernemingsnummer) gebeuren:

  • Stap 1: De registratie van de onderneming.
  • Stap 2: Na goedkeuring van de registratie kan de lokale beheerder zichzelf of een medewerker toegang geven via Gebruikersbeheer.

Pas nadat beide stappen uitgevoerd zijn kunt u via ExpertBase een dossier voor steuncertificaten namens de onderneming opstarten of raadplegen.

  • Werd u in het mandaat aangeduid als lokale beheerder? Voer dan volgende stappen uit met uw elektronische identiteitskaart (eID) of Itsme.

    • Vul het ondernemingsnummer in.
    • Klik nadat het ondernemingsnummer ingevuld is op de knop Zoeken. De gegevens van de onderneming worden opgehaald uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.
      • Verschijnt de melding: ‘Gelieve de lokaal beheerder van uw organisatie te contacteren voor registratie?’
        • Zo ja, dan werd de onderneming al geregistreerd. Bekijk de stappen bij Toegang via Gebruikersbeheer.
        • Zo nee, dan naar de volgende stap.
    • Vervolledig de contactgegevens van de
      • onderneming.
      • lokale beheerder.
    • Laad het volledig ingevulde en ondertekende mandaat op.
    • Bevestig de registratie.
    • Sluit het venster, nadat de melding De registratie is gelukt verschijnt.

    Uiterlijk 10 werkdagen na de registratie wordt er een mail gestuurd naar het mailadres dat ingevuld werd bij de registratie (mailadres van de lokale beheerder) met het onderwerp:

    • Mandaat in orde = de lokale beheerder kan de (vervolg)stappen uitvoeren in Gebruikersbeheer
    • of Mandaat niet in orde = de lokale beheerder krijgt vragen zoals vraag om mandaat te vervolledigen of ondertekenen.
  • Vraagt u zich af of de registratie voor de onderneming in orde is?

    Voer dan volgende stappen uit met uw elektronische identiteitskaart (eID) of Itsme.

    • Vul het ondernemingsnummer in.
    • Klik op de knop Zoeken.
      De gegevens van de onderneming worden opgehaald uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.
      • Verschijnt de melding Gelieve de lokaal beheerder van uw organisatie te contacteren voor registratie?
        • Zo ja, dan werd de onderneming al geregistreerd.
        • Zo nee, de registratie is nog niet uitgevoerd. Bekijk en voer de stappen uit die beschreven zijn bij Registratie onderneming.

Geef enkel medewerkers van de onderneming toegang via Gebruikersbeheer. Het gebruiksrecht VEKA ExpertBase Gebruiker geeft de gebruiker toegang tot alle dossiers die gelinkt zijn aan het ondernemingsnummer. Wat de gebruiker in het dossier kan doen wordt bepaald door het profiel (ook rol of context genoemd).

Toegang voor medewerkers

De lokale beheerder (Domein leefmilieu) of de wettelijke vertegenwoordiger die gekend is in de Kruispuntbank van Ondernemingen(opent in nieuw venster) kan via Gebruikersbeheer medewerkers van dezelfde onderneming en zichzelf toegang geven tot

  • de dossiers door het gebruiksrecht VEKA ExpertBase Gebruiker toe te kennen
  • de steuncertificaten of garanties van oorsprong door het gebruiksrecht VREG TradeBase Rekeninghouder toe te kennen.

Stappen voor de lokale beheerder - wettelijke vertegenwoordiger

  • Neem uw identiteitskaart met kaartlezer (eID) of Itsme bij de hand.
  • Selecteer bij het aanmelden de optie: Aanmelden namens een onderneming of organisatie. (Tenzij u een medewerker bent van een lokaal bestuur).
  • Het gebruiksrecht bepaalt of u toegang heeft tot het dossier (ExpertBase) of de certificaten (VREG-platform). Wat u kan doen, wordt bepaald door het profiel.

        • Klik op de knop Nieuw recht toekennen.
        • Selecteer of voeg de persoon toe waaraan u een recht wenst toe te voegen.
          • Klik op Persoon toevoegen, als de persoon ontbreekt in de lijst:
            • Vul het rijksregisternummer van die persoon in
            • Klik op Ga verder. De gegevens zullen uit het rijksregister opgehaald worden.
            • Vul de contactgegevens zal u moeten aanvullen.
        • Selecteer het gebruikersrecht VEKA ExpertBase Gebruiker als de gebruiker toegang nodig heeft tot alle dossiers van de onderneming.
        • Selecteer het gewenste profiel:
          • Aanvrager (meeste rechten)
          • of dossierbeheerder (beperktere rechten)
        • Klik op de knop Recht toekennen.
        • Bevestig de toekenning.
        • Sluit de toepassing pas af, nadat u de melding Recht succesvol toegekend ziet.
        • Een paar uur later kan de persoon aanmelden in ExpertBase.
      • Wilt u steuncertificaten of garanties van oorsprong voor een biogas, biomassa, wind of warmte-krachtinstallatie verkopen? Dan heeft u ook toegang nodig tot het VREG-platform.

        De toegang gebeurt ook via Gebruikersbeheer (dezelfde stappen zoals beschreven bij dossier). De benaming van het gebruiksrecht is VREG TradeBase Rekeninghouder.

        Via de pagina Toekenning van steuncertificaten en garanties van oorsprong kunt u nagaan hoe en wanneer u steuncertificaten of garanties van oorsprong ontvangt en kunt verkopen.

    • De lokale beheerder kan een profiel (ook wel rol of context genoemd) aanpassen of verwijderen door volgende stappen uit te voeren:

      • Vul de naam in van de persoon, waarvoor u het profiel wilt aanpassen.
        • Via de hoofdpagina kan er op een persoon gezocht worden door de naam van de persoon in te geven (invulveld/kader boven Mijn taken).
        • Klik nadien op de knop Zoek.
          De gegevens van deze persoon worden weergegeven (voornaam, naam, geboortedatum,...).
      • Klik op Details in de kolom Acties. U krijgt een overzicht van de gebruiksrechten van deze persoon.
      • Klik op Details om het profiel te bekijken.
      • Klik op de knop Bewerken om het profiel aan te passen.
      • Via de pijltjes (tussen de kolommen Beschikbaar en Geselecteerd) kunt u de selectie aanpassen.
        • Meerdere profielen in de kolom Geselecteerd? Verplaats het profiel (met de minste rechten) naar de linkerkolom Beschikbaar.
      • Klik (onderaan) op de knop Verder als enkel het gewenste profiel in de kolom Geselecteerd staat.
      • Kijk de gegevens na.
      • Bevestig de gegevens.

      Meerdere profielen in de kolom Geselecteerd veroorzaken foutmeldingen.

    • De lokale beheerder kan het gebruiksrecht verlengen door volgende stappen uit te voeren:

      • Vul de naam in van de persoon, waarvoor u het gebruiksrecht wilt verlengen.
        • Via de hoofdpagina kan er op een persoon gezocht worden door de naam van de persoon in te geven (invulveld/kader boven Mijn taken) en nadien op de knop Zoek te klikken. De gegevens van deze persoon worden weergegeven (voornaam, naam, geboortedatum,...).
      • Klik in de kolom Acties op de knop Details.
        • Er wordt een overzicht van de gebruiksrechten van deze persoon getoond.
        • De duur van de werkrelatie van de gebruiker met de organisatie staat in de rechterbovenhoek van de gele balk. Een gebruikersrecht kan nooit langer lopen dan de werkrelatie.
      • Klik op de knop Verleng werkrelatie en gebruikersrechten. Hiermee wordt zowel de werkrelatie als alle gebruikersrechten die gekoppeld zijn aan deze werkrelatie tot hun maximale periode verlengd.
      • Klik op verder om zowel de werkrelatie als het gebruikersrecht die gekoppeld is aan deze werkrelatie tot hun maximale periode te verlengen (4 jaar).
      • Bevestig de verlenging.
    • Als een medewerker de organisatie verlaat, dan moet de lokale beheerder de toegang (en werkrelatie) van die persoon verwijderen door volgende stappen uit te voeren:

      • Vul de naam in van de persoon waarvoor u de toegangsrechten wilt verwijderen.
        • Via de hoofdpagina kan er op een persoon gezocht worden door de naam van de persoon in te geven (invulveld/kader boven Mijn taken).
      • De gegevens van deze persoon worden weergegeven (voornaam, naam, geboortedatum,...).
      • Klik op Details in de kolom Acties. U krijgt een overzicht van de gebruiksrechten van deze persoon (per onderneming).
      • Klik rechts op de knop verwijderen. U kan een reden ingeven.
      • Klik (onderaan) op de knop Verder.
      • Bevestig dat de rechten voor deze persoon verwijderd moeten worden.
      • Bovenaan verschijnt de melding Het gebruiksrecht is verwijderd.
      • Verwijder ook de werkrelatie, als deze persoon de organisatie verlaten heeft.

    Toegang voor externe partij

      Een externe partij met toegang tot het dossier kan het dossier en de (inhoud van de) acties bekijken, voorbereiden of vervolledigen (tenzij alleen lezen werd aangevinkt).

      Een externe partij kan niet indienen.

      De externe partij (die ook via de registratielink registreerde) kan per dossier in ExpertBase toegevoegd worden door een

      • medewerker van de organisatie die het gebruiksrecht VEKA ExpertBase gebruiker met het profiel Aanvrager heeft
      • (andere) externe partij die al toegang kreeg tot het dossier, waarbij de optie: ‘Mag anderen toegang geven tot dit dossier’ werd aangevinkt.
      • Hoe u de externe partij toevoegt, is afhankelijk van de status van het dossier.

          • Via een actie (bestaand of reeds opgestart dossier)
            Een externe partij toevoegen tot uw dossier via een actie doet u als volgt:

            • Meld aan in ExpertBase.
            • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
            • Klik op het dossiernummer.
            • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Acties (linker kolom)
            • Klik op de knop Actie toevoegen.
            • Selecteer in het scherm Nieuwe actie aanmaken, de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier.
            • Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
            • Klik in het scherm Toegang en rechten externe partij op de knop Rechten toevoegen.
            • Pas de naam (van de aanvrager of certificaatgerechtigde) aan door op het pennetje te klikken.
            • Duid in het pop-up scherm Gegevens betrokkenen aan of de betrokkene een bedrijf is.
            • Vul nadien het ondernemingsnummer in.
            • Klik op de OK-knop.
            • Als enkel de annuleren knop zichtbaar is, moet de onderneming zich eerst registreren.
            • Controleer of enkel externe partijen werden toegevoegd.
            • Klik op de knop Indienen, als (enkel) externe partij(en) zijn toegevoegd.
          • Een externe partij toevoegen bij de opstart van een nieuw dossier doet u als volgt:

            • Meld aan in ExpertBase.
            • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
            • Maak een nieuw dossier aan.
            • Klik onderaan in het scherm Nieuw dossier bij Toegang en rechten extere partij(en) op de knop Rechten toevoegen.
            • Pas de naam (van de aanvrager of certificaatgerechtigde) aan door op het pennetje te klikken.
            • Duid in het pop-up scherm Gegevens betrokkenen aan of de betrokkene een bedrijf is.
            • Vul nadien het ondernemingsnummer in.
            • Klik op de OK-knop.
            • Als enkel de annuleren knop zichtbaar is, moet de onderneming zich eerst registreren.
            • Controleer of enkel externe partijen werden toegevoegd.
            • Klik op de knop Dossier aanmaken.
        • Als de overeenkomst met een externe partij wordt beëindigd, moet de toegang per dossier verwijderd worden. Dit doet u als volgt:

          • Meld aan in ExpertBase.
          • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
          • Klik op het dossiernummer.
          • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Acties (linker kolom).
          • Klik op de knop Actie toevoegen.
          • Selecteer in het scherm Nieuwe actie aanmaken, de eerste optie een externe partij toegang te geven of te ontnemen tot dit dossier.
          • Klik (rechts beneden) op de knop Actie aanmaken.
          • Vink in het scherm Toegang en rechten externe partij de partij aan die u wilt verwijderen (onder de titel Ik wil een externe partij verwijderen).
          • Klik op de knop Indienen.
          • De externe partij is verwijderd en heeft geen toegang meer tot het dossier.
        • In tabblad Betrokkenen van het dossier, kan u zien welke externe partijen toegang hebben tot uw dossier. Dit doet u als volgt:

          • Meld aan in ExpertBase.
          • Klik op Dossiers (groene balk bovenaan).
          • Klik op het dossiernummer (scherm Mijn dossiers).
          • Klik in het scherm Detail dossier op tabblad Betrokkenen (linker kolom).
          • In de gegevensblok Toegang externe partij(en), worden de externe partij(en) getoond die via ExpertBase toegang kregen.
          • Als deze gegevensblok niet zichtbaar is, werden er geen externe partijen toegevoegd via ExpertBase.
          • Staat de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij externe partij (tabblad Betrokkenen in ExpertBase)? Dan veroorzaakt dit hinder in het dossier. Verwijder de naam van de aanvrager of certificaatgerechtigde bij de externe partij.
        • Er werd bijvoorbeeld Alleen lezen aangeduid, maar de externe partij moet het dossier kunnen vervolledigen.
          De rechten kunnen aangepast worden door twee aparte actie op te starten en in te dienen.

          • Start een nieuwe actie en verwijder de externe partij, zoals beschreven bij de stap Toegang afnemen
          • Start nadien een nieuwe actie.
          • Voeg de externe partij toe met de gewenste rechten, zoals beschreven bij de stap Toegang geven.