Gedaan met laden. U bevindt zich op: Melding indienen over het Gebouwenregister Gebouwenregister

Melding indienen over het Gebouwenregister

Het Gebouwenregister is de authentieke gegevensbron voor gebouwen en gebouweenheden in het Vlaamse Gewest en wordt gebruikt bij de opmaak van EPC’s. In geval de informatie over de afbakening van een gebouw of eenheid niet correct is in het Gebouwenregister, moet een melding worden ingediend bij het VEKA. Hoe een melding moet worden opgesteld, leest u in het stappenplan hieronder.

Ontbrekende gegevens of fouten in het Gebouwenregister?

Een EPC kan slechts opgemaakt worden voor een gebouweenheid als de eenheid beschikbaar is in het Gebouwenregister. Hetzelfde geldt voor appartementsgebouwen. Er moet dus steeds gecontroleerd worden of het Gebouwenregister strookt met de werkelijkheid, anders kan en mag het EPC niet opgemaakt worden.
De energiedeskundige gaat dit best na vooraleer op plaatsbezoek te gaan.

Als er gegevens ontbreken, adressen verkeerd gekoppeld zijn of gebouwen verkeerd afgebakend zijn, moet er contact opgenomen worden met het VEKA via het meldingsformulier(opent in nieuw venster).

Een melding kan pas behandeld worden als alle nodige gegevens worden overgemaakt. Volg het stappenplan hieronder om een correcte melding in te dienen.

Dien slechts 1 melding in
  • Soms dienen meerdere betrokken personen, zoals de energiedeskundige, de eigenaar of de immo-makelaar, gelijktijdig een aanvraag in voor een wijziging. Dit kan zorgen voor verwarring bij het doorsturen van informatie naar de gemeente. Maak dus duidelijke afspraken over wie de aanvraag indient en dien deze slechts eenmaal in.
  • Sommige personen nemen naast de aanvraag via het VEKA ook rechtstreeks contact op met de gemeente. Hierdoor kunnen er 2 procedures naast elkaar opgestart worden. Om dit te vermijden hebben het VEKA en de gemeenten afgesproken dat alle aanvragen via het VEKA verlopen.
  • Stap 1

    Vermeld het adres en de ontbrekende of foutieve gegevens

    Beschrijf de ontbrekende of foutieve gegevens zo volledig mogelijk:

    • welke busnummers ontbreken?
    • welke gebouwen/adressen moeten opgedeeld of samengevoegd worden?

    Licht ook toe waarom de gegevens niet correct zijn:

    Hoe duidelijker en vollediger de melding, hoe vlotter de behandeling van de aanvraag zal zijn.

  • Stap 2

    Voeg de nodige argumentatie toe

    • voor ontbrekende of een teveel aan gebouweenheden:
      een situatieschets of plan van elke verdieping met aanduiding van circulatie (toegangen, interne circulatie) en voorzieningen (bijvoorbeeld bij residentiële eenheden: keuken, badkamer, toiletten)
    • voor foutieve gebouwafbakening:
      plannen van de werkelijke indeling van de gebouwen.
  • Stap 3

    Voeg een foto van de voorgevel(s) toe

  • Stap 4

    Toewijzing van de melding

    De melding wordt door VEKA vervolgens via een uniform platform toegewezen aan de verantwoordelijke stad of gemeente.

    De gemeente kijkt na of aanpassingen in het Gebouwenregister noodzakelijk en mogelijk zijn. Dit hangt o.a. af van interne reglementeringen, vergunde situatie…

    De gemeente doet het nodige en contacteert het VEKA.

    Er is afgesproken met de gemeenten dat zij deze aanvragen binnen de 10 werkdagen behandelen. Bij sommige gemeenten kan dit toch langer duren. Hou hier rekening mee en dien tijdig de aanvraag in.

  • Stap 5

    Het VEKA stuurt een melding aan de indiener van de melding

    Eenmaal de aanpassingen in het Gebouwenregister zijn uitgevoerd, zijn de wijzigingen ook beschikbaar in de Energieprestatiedatabank en ontvangt de indiener van de melding een bericht van het VEKA.

    • Werden de wijzigingen doorgevoerd, dan kan het EPC opgesteld worden.
    • Als de wijzigingen niet werden doorgevoerd, wordt de motivatie van de gemeente overgemaakt. Het is mogelijk dat er eerst acties nodig, bijvoorbeeld van de eigenaar.

Aanvraag wijziging Gebouwenregister

Via deze knop komt u terecht op het meldingsformulier waar u het probleem kunt omschrijven en uw foto’s en plannen opladen.

Vaak voorkomende meldingen

  • Een busnummer ontbreekt voor een winkel op het gelijkvloers van een appartementsgebouw.
  • Twee gebouwen staan op de kaart aangeduid als één gebouw. Voor de opdeling in 2 gebouwen is er voldaan aan de indicatieve criteria en beslissingsregels, zoals moet worden aangetoond met schetsen.
  • Een herenhuis is opgedeeld in meerdere wooneenheden, maar dit is niet bekend bij het Gebouwenregister.

    In het Gebouwenregister zijn hiervoor geen aparte adressen toegekend, bijvoorbeeld omdat de busnummers niet allemaal werden ingevoerd door de gemeente, of omdat de opdeling gebeurd is zonder vergunning.

    Bij de start van de opmaak van een EPC voor dit herenhuis, moet de energiedeskundige via het Gebouwenregister het adres en busnummer opzoeken. Als het nummer niet gekend is in het Gebouwenregister, dient de energiedeskundige bij het VEKA een melding in, en voegt daarbij de gevraagde schetsen, beschrijvingen en foto’s toe. Het VEKA dient vervolgens een melding in bij de gemeente.

    Als de opdeling gebeurd is zonder vergunning, kan de gemeente beslissen om geen busnummers toe te kennen aan deze appartementen. In dat geval kan de energiedeskundige geen EPC opmaken. Een EPC moet altijd de feitelijke toestand weergeven. Het is niet toegelaten om voor de verschillende wooneenheden één EPC op te stellen voor een eengezinswoning of collectief woongebouw.

    De eigenaar zal dus eerst een vergunningsaanvraag moeten indienen bij de gemeente én een vergunning ontvangen voor de nieuwe opdeling, of zal eerst de situatie moeten herstellen naar de vergunde toestand. Zolang dat niet in orde is gebracht, kan de energiedeskundige geen EPC opstellen.

    De verkoop of verhuur kan doorgaan zonder EPC, maar de eigenaar kan hiervoor door het VEKA worden beboet. De notaris meldt immers het ontbreken van het EPC aan het VEKA, die op haar beurt een controle uitvoert.

    Voor u op plaatsbezoek vertrekt, voert u dus best een vooronderzoek uit:

    • Ga na of het meerdere eenheden betreft: hebben de eenheden een eigen afsluitbare toegang en de nodige voorzieningen om zelfstandig te functioneren?

    • Controleer in de Energieprestatiedatabank welke adressen gekoppeld zijn aan de eenheden.

    • Vraag na bij de eigenaar of gemeente op welke manier de eenheden vergund zijn.

    • Zo vermijdt u dat u een woning ter plaatse inspecteert waarvoor u geen EPC kunt opmaken.

Adres van de Gemeenschappelijke Delen: wel of geen melding nodig?

Mogelijke situaties

  • Het adres ontbreekt.
    • De ‘Gemeenschappelijke Delen’ (het gebouw) hebben niet altijd een eigen adres.
      Er is geen melding nodig.
    • Werkwijze: U kunt het gebouw selecteren via de kaart. Bij de gebouweenheid wordt het gemeenschappelijk deel aangeduid.
  • Er zijn meerdere adressen
    • Bijv. meerdere huisnummers of meerdere straten bij hoekgebouwen.
      Er is geen melding nodig.
    • Werkwijze: Alle adressen van eenzelfde gebouw hebben altijd eenzelfde uniek ID. Bij de gebouweenheid selecteert u het laagste huisnummer (bij meerdere huisnummers) of één van de straatnamen.
  • De EPC software geeft aan dat er geen gemeenschappelijk deel beschikbaar is aangezien er slechts één gebouweenheid in het gebouw gekend is. U gaat na of er al dan niet meerdere gebouweenheden aanwezig zijn.
    • Is er slechts 1 wooneenheid aanwezig, dan moet er geen EPC GD opgemaakt worden. Er zijn echter wel 2 EPC’s nodig voor de residentiële en de (kleine) niet-residentiële eenheid. Er moet dus een melding gemaakt worden.
      Werkwijze: U volgt hiervoor bovenstaand stappenplan.
    • Indien er minstens twee wooneenheden aanwezig zijn, is een melding nodig. Er moet immers een EPC GD opgemaakt worden.
      Werkwijze: U volgt hiervoor bovenstaand stappenplan.