Gedaan met laden. U bevindt zich op: Project: Finance on the Move Financiën en Begroting

Project: Finance on the Move

Finance on the move, of kortweg FOMO, is een project van het Dienstencentrum Boekhouding (DCB). Dit dienstencentrum is een afdeling binnen het Departement Financiën & Begroting. Het is het expertisecentrum voor boekhouding van de Vlaamse overheid (VO).

Inleiding

Om haar taken te kunnen uitvoeren, maakt het Dienstencentrum gebruik van het Oracle Finance platform (of kortweg OraFin). Dit platform gaat echter uit premium vanaf 2030, bovendien is het platform gebouwd op verouderde technologie.

Tot slot besliste de Vlaamse Regering dat alle VO-entiteiten, die vallen binnen het Vlaams personeelsstatuut, zich verplicht moeten aansluiten bij het Dienstencentrum Boekhouding.

En dit om efficiëntiewinsten te boeken en, in een context van voortdurende besparingen op overheidspersoneel, de kwaliteit te blijven garanderen door kennis en expertise te centraliseren.

In 2027 willen we een nieuw Enterprise Resource Planning-systeem implementeren

DCB maakte van deze noden een deugd en besliste om te evolueren naar een Shared Service Center. Het Dienstencentrum wil een duurzame business-partner zijn voor haar belanghebbenden en gaat daarom op zoek naar een nieuw financieel systeem. Dit systeem moet voldoen aan een aantal strategische principes namelijk eenvoudig, transparant en klantgericht.

Dit FOMO-project draagt de beleidsvisie van het Dienstencentrum Boekhouding uit zoals opgenomen in de beleidsnota Financiën en Begroting 2019-2024.

Strategische principes: wat willen ze zeggen?

  • Eenvoudig waar het kan, met als doel op een efficiënte manier een kwalitatieve dienstverlening te garanderen, wendbaar en toekomstbestendig te zijn.
  • Transparant met als doel kwaliteitsvolle en correcte data te ontsluiten en de inzet van financiële overheidsmiddelen meer en meer te optimaliseren.
  • Klantgericht met als doel zowel de interne als de externe belanghebbenden te ontzorgen op vlak van administratieve ballast en complexe procedures en tot slot eigenaarschap te leggen waar de expertise is.

Een gefaseerde projectaanpak: hoe ziet dat er uit?

Om te komen tot een nieuw financieel systeem wordt er gewerkt in fasen:

Deelresultaat: een lastenboek
Deelresultaat: een gekozen technologie platform
Eindresultaat: ingebruikname van dat systeem

Wat leidt ons doorheen het project?

Het FOMO-project werkt volgens een aantal basisprincipes:

Wat zit er in en uit scope van het FOMO-project?

Om een centrale boekhouding en rapportering te kunnen voeren, zijn er een aantal functionaliteiten nodig, die functionaliteiten zitten mee in de scope van het FOMO-project. Het gaat over:

  • Financieel Management & Begrotingsbeheer
  • Beheer van het grootboek (GL)
  • Beheer Aankoop (AP)
  • Beheer Verkoop (AR)
  • Payroll Beheer
  • Financiële Planning & Analyse
  • Beheer Financiële Risico’s
  • Beheer Treasury en Cash
  • Financiële Dienstverlening & Advies
  • Financiële Ondersteuning & Configuratie

Volgende elementen vallen uit scope:

  • Functionaliteiten vervat in de proceswerking van de klant worden niet mee opgenomen;
  • Individuele klantenbehoeften die buiten de gedefinieerde scope vallen, dient de klant zelf op te nemen;
  • Geplande instappers zoals VDAB en De Vlaamse Waterweg maken geen deel uit van de scope van dit project. Zij zullen elk in een apart project worden opgenomen na de implementatie van het nieuwe platform.

Dit wordt visueel voorgesteld aan de hand van een capability map:

Een capability map maakt de werkzaamheden van het Dienstencentrum Boekhouding inzichtelijk. De capabilities die in scope zijn aangeduid in het groen en uit scope in het rood. Deze map is een instrument om in dialoog te gaan met interne en externe belanghebbenden en zo de verschillende raakvlakken inzichtelijk en helder te maken.

Hoe gebeurt de besluitvorming?

Om met succes tot het beoogde resultaat te komen, werd het programmabeheer ingericht in vier besluitvormingsniveaus:

Wie zijn de belanghebbenden?

De verschillende belanghebbenden worden visueel voorgesteld en hieronder meer in detail besproken.