Hoe maak je omgevingsdossiers sneller toegankelijk voor medewerkers én burgers? In het project Gemeentehuis van de Toekomst– Dienst Omgeving werkten meer dan 70 lokale besturen, Vlaamse overheden en softwareleveranciers samen aan een totaaloplossing voor de digitalisering, duurzame bewaring en ontsluiting van omgevingsdossiers. Die aanpak krijgt nu ook internationale erkenning met een nominatie voor de Digital Preservation Awards 2026.
Van kelder tot burger: een geïntegreerde aanpak voor digitale omgevingsdossiers
Duizenden omgevingsdossiers liggen vandaag verspreid over archiefdepots, kelders en magazijnen van lokale besturen. Ze bevatten waardevolle informatie voor burgers, medewerkers, architecten, notarissen en andere betrokkenen, maar zijn vaak moeilijk toegankelijk en arbeidsintensief om te beheren.
Met Gemeentehuis van de Toekomst bouwen Vlaamse overheid, lokale besturen en partners samen aan één geïntegreerde aanpak. Dossiers worden niet alleen gedigitaliseerd, maar ook duurzaam bewaard, geïntegreerd in de dagelijkse werking van lokale besturen én toegankelijk gemaakt voor burgers. Zo ontstaat één samenhangende keten van digitalisering, archivering en ontsluiting.
Deze innovatieve samenwerking kreeg intussen erkenning met nominatie voor de prestigieuze internationale Digital Preservation Awards 2026. Belangrijker nog: de aanpak helpt lokale besturen vandaag al om efficiënter te werken en burgers sneller te helpen.
Wat levert het project op?
Omgevingsdossiers kunnen via de raamovereenkomst ‘Digitaliseren van (bestuurs)documenten’ van Het Facilitair Bedrijf op grote schaal en volgens uniforme kwaliteitsstandaarden worden gedigitaliseerd. Daardoor wordt informatie sneller teruggevonden en vermindert de afhankelijkheid van papieren archieven.
Lokale besturen moeten bovendien niet zelf een aanbestedingstraject opzetten. De raamovereenkomst zorgt voor schaalvoordelen, minder administratieve lasten en een sterkere onderhandelingspositie. Tegelijk kunnen besturen rekenen op de expertise en kwaliteitsgaranties die vooraf door Het Facilitair Bedrijf zijn uitgewerkt.
Gedigitaliseerde dossiers worden standaard bewaard in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen, al kunnen lokale besturen hiervan afwijken. Het E-depot zorgt ervoor dat overheidsinformatie ook op lange termijn veilig, betrouwbaar en toegankelijk blijven. Daardoor hoeven lokale besturen niet zelf te investeren in gespecialiseerde expertise en infrastructuur voor digitale archivering.
Medewerkers kunnen dossiers rechtstreeks raadplegen en archiveren in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen vanuit hun vertrouwde vergunningstoepassingen dankzij koppelingen met Vergunningen.NET van CEVI en met ROL.net/Omgeving.net van Remmicom. Digitalisering en archivering worden zo een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse processen. Deze aanpak sluit volledig aan bij het principe van archiving by design, waarbij informatie vanaf haar creatie correct wordt beheerd, duurzaam bewaard én voorbereid op toekomstig hergebruik en ontsluiting.
Burgers kunnen via Vlaamse bouwstenen, zoals de Woningpas, sneller toegang krijgen tot plannen, vergunningen, voorschriften en andere dossierstukken met betrekking tot hun eigendom. Dat vermindert de administratieve lasten bij lokale besturen en verhoogt de toegankelijkheid van overheidsinformatie voor burgers.
En het stopt niet bij burgers. Er staat ook een integratie met het Vastgoedinformatieplatform op de planning, dat de uitwisseling van vastgoedinformatie ondersteunt met professionele gebruikers, zoals notarissen, architecten en vastgoedmakelaars.
Meer dan zeventig lokale besturen, Vlaamse overheden, softwareleveranciers en digitaliseringspartners werken samen aan één geïntegreerde oplossing. Die brede samenwerking vormt de basis van het succes van het project.
Internationale erkenning
De innovatieve aanpak krijgt ook buiten Vlaanderen aandacht.
Finalist Digital Preservation Awards 2026
Het project Van kelder tot burger behoort tot de drie finalisten van de prestigieuze Digital Preservation Awards 2026 in de categorie ICA Award for Collaboration and Cooperation. De nominatie erkent de brede samenwerking en de geïntegreerde aanpak voor digitalisering, duurzame bewaring en toegang tot omgevingsdossiers.
Meer dan een project
Gemeentehuis van de Toekomst gaat verder dan omgevingsdossiers alleen. Het project toont hoe digitalisering, archivering en dienstverlening als één geïntegreerd proces kunnen worden georganiseerd. De aanpak vormt daarmee een inspiratiebron voor andere documenttypes en toekomstige digitaliseringsinitiatieven binnen de overheid.
Video
Bekijk het verhaal achter Gemeentehuis van de Toekomst in de video over het project.
Inhoud is aan het laden
De mensen achter Gemeentehuis van de Toekomst
Gemeentehuis van de Toekomst brengt digitalisering, archivering en dienstverlening samen in één geïntegreerde aanpak. We vroegen expert bij Digitaal Archief Vlaanderen Sofie Ruysseveldt, hoe zij naar het project kijkt.
