Scannen van (bestuurs)documenten
Het Facilitair Bedrijf merkt bij overheden in Vlaanderen een groeiende vraag naar oplossingen en gerichte ondersteuning bij digitaliseringsprojecten. Zelf scannen kost organisaties massa’s tijd, levert vaak twijfelachtige kwaliteit op en externe digitalisering is meestal duur of complex. Daarom is er nu een raamovereenkomst voor de digitalisering van (bestuurs)documenten.
Digitaliseer zonder zorgen en bespaar tijd, ruimte en geld
Met deze raamovereenkomst kies je voor professionele scans en – indien gewenst – veilige opslag in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen, aan scherpe prijzen en zonder offertes of aanbestedingsprocedures.
Je bespaart tijd en krijgt een betere kwaliteit dan op je eigen kopieerapparaat of scanner. Minder zoekwerk, snellere doorlooptijden en betere dienstverlening aan burgers, meer juridische zekerheid en een pak minder kosten voor opslag en scanning.
Bovendien is substitutieconform inscannen mogelijk (vervangen van analoge originelen door elektronische kopieën met bewijskracht), waardoor originele analoge dossiers nadien vernietigd mogen worden. Zo raak je definitief verlost van papieren achterstanden én zet je een stevige stap richting een wendbare, digitale organisatie.
Waarom voor de raamovereenkomst kiezen?
- Geen langdurige procedures
Je hoeft zelf geen afzonderlijke aanbesteding of juridisch traject op te starten. Onze experts in overheidsopdrachten, digitalisering en archivering nemen dit uit handen. Zo stapt jouw organisatie snel, eenvoudig en volledig compliant in. - Klaar voor langetermijnbewaring
Wil je je digitale dossiers veilig en duurzaam bewaren? Dan kan dat desgewenst meteen via het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen - toegankelijk, betrouwbaar en toekomstbestendig. - Flexibel en op maat
Kies zelf wat je intern wil doen (zoals het schonen van dossiers) en wat je uitbesteedt. Je houdt controle en kan klein starten zonder extra werklast. - Gestandaardiseerde processen
Heldere afspraken en gestroomlijnde digitaliseringsprocessen zorgen voor schaalvoordelen, heldere afspraken en minder administratieve lasten. - Praktische ondersteuning
Je ontvangt duidelijke richtlijnen, tips en goede praktijken om slim en eenvoudig te digitaliseren. We zorgen ervoor dat je met vertrouwen en gemak kan starten.
Inhoud van de raamovereenkomst
De opdracht werd opgedeeld in drie percelen:
Digitalisering van inkomende post
Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving (bv. omgevingsvergunningen of stedenbouwkundige vergunningen)
Digitaliseringsprojecten voor andere (bestuurs)documenten (bv. sociale dossiers, subsidiedossiers, bevolkingsregisters of politiereglementen)
Perceel 2 en 3 zijn gegund. Voor perceel 1 worden de laatste offertes momenteel beoordeeld; de gunning volgt later (najaar 2025).
De raamovereenkomst heeft een looptijd van drie jaar en kan eenmaal worden verlengd met een periode van een jaar.
Wie kan gebruikmaken van deze raamovereenkomst?
Vlaamse overheid
Vlaams Parlement
Lokale overheden, die gesitueerd zijn in het Vlaams Gewest
Instellingen met een publieke taak als ze reeds toegetreden zijn of nog toetreden tot de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen.
Universiteiten en hogescholen
Het Gemeenschapsonderwijs. Wat deze entiteit betreft kan enkel het centrale bestuursniveau een beroep doen op deze raamovereenkomst. Scholen en scholengroepen kunnen niet rechtstreeks afnemen;
De Vlaamse Gemeenschapscommissie;
De Vlaamse Zorgkas vzw.
Alle details in onze catalogus
Werk je bij een van bovenstaande organisaties? Dan kan je dus afnemen van de raamovereenkomst
Om te kunnen inloggen op de catalogus moet je beschikken over de juiste rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Hiervoor kan je terecht bij je lokale beheerder.
Gerelateerde projecten
Deze opdracht maakt deel uit van het transformatief ontwikkelings- en implementatietraject “Dienst Omgeving – Samen bouwen aan dienstverlening!”, één van de speerpunten binnen het relanceproject ‘Gemeentehuis van de toekomst’ van de Stad Mechelen.
In dit traject bundelen Het Facilitair Bedrijf, Digitaal Vlaanderen, Departement Omgeving, Agentschap Binnenlands Bestuur en meer dan 70 lokale besturen mee aan dit traject. Samen ontwikkelen en verfijnen ze Vlaamse bouwblokken die de werking van de lokale Dienst Omgeving efficiënter maken - voor burgers, ondernemers, verenigingen, lokale besturen en Vlaamse overheden.
Door in te zetten op generieke, herbruikbare Vlaamse bouwstenen stijgt de kwaliteit van de dienstverlening merkbaar: kortere doorlooptijden, meer consistentie, betere opvolgbaarheid en een lagere werklast voor medewerkers.
Op weg naar een toekomstig Centraal Vergunningenregister is bovendien een sterke focus nodig op het digitaliseren van bestaande dossiers en het verbeteren van digitale registers. Lokaal Digitaal ondersteunt lokale besturen hierbij met gerichte cofinanciering.
Meer weten over dit traject?
Ontdek hoe we binnen dit traject lokale besturen ondersteunen bij het digitaliseren, archiveren en ontsluiten van dossiers specifiek in het kader van omgeving.