Het project ‘Gemeentehuis van de Toekomst’ wil lokale besturen ondersteunen bij het digitaliseren, archiveren en ontsluiten van dossiers specifiek in het kader van omgeving. Dat gebeurt via een raamovereenkomst ‘Digitaliseren van (bestuurs)documenten’ en een koppeling tussen het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen, de lokale vergunningssoftware (CEVI en Remmicom) én Woningpas.

Door de integraties met de vergunningssoftware kunnen de gedigitaliseerde (bestuurs)documenten in het E-depot meteen vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s geraadpleegd worden. Daarnaast kan digitale, afgesloten informatie vanuit diezelfde programma’s eenvoudig doorstromen naar het E-depot voor archivering. Doel is om het archiveringsproces zo onzichtbaar mogelijk te maken voor de lokale besturen, geïntegreerd in de eigen werkomgeving.

Door de integratie met Woningpas krijgt de eigenaar een overzicht van de vergunningsdossiers die betrekking hebben op zijn/haar eigendom zonder tussenkomst van het lokaal bestuur.  

Binnen de werkgroep Gemeentehuis van de Toekomst is ook hard gewerkt aan de inhoudelijke voorbereiding:

• Op basis van de business case van het Departement Omgeving en de dossiertypes in de vergunningssoftware van CEVI en Remmicom werden 36 dossiertypes vastgelegd. De selectiecommissie gemeenten heeft daarbij sjabloonseries uitgewerkt die binnenkort beschikbaar zijn in het Serieregister.

• Voor elk dossiertype zijn bovendien rubrieken gedefinieerd, zodat tijdens het digitaliseringsproces openbare en niet-openbare informatie netjes in aparte documenten wordt gescand — dit o.a. met het oog op ontsluiting van besluiten en plannen via Woningpas.

• Daarnaast zijn metadata vastgelegd voor dossiers binnen het domein omgeving, met aandacht voor unieke naamgeving en afstemming op de OSLO-standaard.

• Een belangrijke vernieuwing is de opname van geospatiale data in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen. Zo kunnen omgevingsdossiers uniform en duurzaam ontsloten worden over alle lokale besturen heen — een grote stap vooruit voor de digitale dienstverlening in Vlaanderen. 

We maken de processen van de Dienst Omgeving gemakkelijker voor burgers, bedrijven, lokale besturen en Vlaamse administraties. Zo werken ze vlotter samen, kunnen ze informatie sneller terugvinden en voorkomen we dat er te veel verschillende digitale systemen ontstaan.