Zo is de bevestiging van een dag telewerk of van het jaarlijks verlof misschien niet zo belangrijk, maar een e-mail rond een wijziging van de fietsvergoeding na een adreswijziging of een e-mail over de aanvulling bij ziekte is dat wel.

Een regel instellen kan daarom handig zijn. Elimineer e-mails echter niet alleen volgens afzender, maar bijvoorbeeld ook volgens een bepaald onderwerp. Zo verdwijnen enkel de juiste e-mails richting prullenbak.

Door de regel ‘Verplaats naar prullenbak’ te algemeen in te stellen, verlies je mogelijk belangrijke informatie. Pak het daarom liever als volgt aan:

• Gebruik specifieke criteria: stel regels in op basis van specifieke onderwerpen of trefwoorden in plaats van alleen de afzender.
• Controleer je regels regelmatig: zorg ervoor dat je e-mailregels up-to-date zijn en nog steeds passen bij je huidige behoeften.
• Maak uitzonderingen: voeg uitzonderingen toe voor belangrijke e-mails die je niet wilt missen.