Leidraad informatiebeheer bij grote organisatiewijzigingen
Een overheidsinstantie evolueert voortdurend. Hoe ga je hiermee best om en waarmee houd je rekening bij een opheffing of ontbinding van een overheidsinstantie, een samenvoeging met een andere organisatie of een splitsing? De hier uitgewerkte leidraad is opgebouwd uit drie delen. Deze leidraad is van toepassing op alle organisatiewijzigingen.
Waarom een leidraad?
Elke organisatiewijziging heeft onvermijdelijk invloed op het informatiebeheer van de betrokken partners. Sowieso is het belangrijk voor de goede werking en dienstverlening dat informatie toegankelijk blijft voor alle betrokkenen. Daar komen uiteraard ook praktische uitdagingen bij kijken. Vaak moeten ontsluitingssystemen op elkaar worden afgestemd, zijn er andere organisatieculturen of afspraken voor het omgaan met informatie, …
Om mogelijke organisatiewijzigingen en de impact op het informatiebeheer te schetsen, nemen we als uitgangspunt de context voor overheden in Vlaanderen, meer bepaald het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Wanneer van toepassing?
Je kan de leidraad gebruiken wanneer:
- een overheidsinstantie wordt opgeheven of ontbonden;
- twee of meerdere overheidsinstanties worden samengevoegd;
- taken worden gesplitst en gaan over van de ene overheidsinstantie naar een andere;
- combinaties hiervan.
We lichten deze mogelijke scenario’s toe op basis van het Bestuursdecreet, art. III.83(opent in nieuw venster).
Uiteraard kan je elementen uit deze leidraad gebruiken bij andere, vaak minder ingrijpende organisatorische wijzigingen. Voorbeelden zijn diensten die samengaan of taken die binnen een organisatie verschuiven van de ene dienst naar een andere. Ook dan is het advies dat er een regeling rond de bestuursdocumenten wordt uitgewerkt.