Scenario's reorganisatie
Er zijn verscheidene scenario’s mogelijk waarbij een overheidsinstantie nieuwe taken aantrekt of afstoot. In de geest van het Bestuursdecreet artikel III.83 geven we hier een aantal scenario’s weer met een overzicht van wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt na de reorganisatie en wie er mogelijk instaat voor het effectieve informatiebeheer, zonder een onderscheid tussen digitale of analoge informatie.
Opheffing van de organisatie
De bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt volledig overgedragen aan de rechtsopvolger. Er wordt geen onderscheid gemaakt met betrekking tot de levensfase van de informatie. De rechtsopvolger is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle informatie en staat daarnaast in voor het (fysieke) beheer ervan. Dit (fysieke) beheer kan de organisatie zelf opnemen of uitbesteden.
De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten wordt overgedragen aan de overheidsinstantie die is aangewezen bij de ontbinding.
In al deze gevallen neem je best contact op met de Cluster Documentbeheer van Het Facilitair Bedrijf.
Samenvoeging van organisatie met andere organisatie(s)
Twee of meer overheidsinstanties worden samengevoegd tot een nieuwe organisatie, de ‘oorspronkelijke’ organisatie wordt opgeheven. Alle taken van de oorspronkelijke organisaties worden overgeheveld naar de nieuwe organisatie.
De bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt volledig overgedragen aan de nieuwe organisatie die voortaan de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor alle informatie van de oorspronkelijke organisaties, zonder een onderscheid te maken in de analoge of digitale informatie, noch in de levensfases ervan.
De nieuwe organisatie zal instaan voor het fysieke beheer van deze informatie.
Hoe dit in de praktijk wordt gebracht, is afhankelijk van de keuzes die er worden gemaakt. Bij een keuze voor centralisatie van de informatie zal een ander scenario van toepassing zijn dan wanneer er nog decentraal wordt gewerkt. Hoe dan ook zal moeten nagedacht worden over de aanpak van dit fysieke beheer.
Een mogelijk scenario zou hiervoor kunnen zijn:- Alle lopende informatie wordt bij de diensten zelf en decentraal beheerd;
- Alle afgesloten informatie die permanent te bewaren is of te vernietigen is, wordt gecentraliseerd in eigen beheer of in een externe bewaarplaats.
Overheveling van taken of splitsing van een overheidsinstantie
Een taak wordt overgeheveld naar een (of meerdere) nieuwe of reeds bestaande organisatie(s), de zogenaamde rechtsopvolger(s). De ‘oorspronkelijke’ organisatie blijft bestaan, maar verliest een aantal taken.
Overheidsinstanties die gesplitst worden dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor hun bestuursdocumenten over aan de overheidsinstantie die verantwoordelijk wordt voor de taken waaruit de desbetreffende bestuursdocumenten voortvloeien.
De bestuurlijke verantwoordelijkheid over de informatie die voortvloeit uit die taken die overgeheveld worden naar een nieuwe of reeds bestaande organisatie, wordt mee overgeheveld naar de nieuwe of reeds bestaande organisatie. Deze standaardregeling maakt geen onderscheid tussen lopende of afgesloten informatie, noch in digitale of analoge informatie. De bestuurlijke verantwoordelijkheid houdt o.a. in dat er beslissingen worden genomen inzake hergebruik, openbaarheid, de voorwaarden voor raadpleging, uitlenen, de bestemming (vernietigen of niet?),…Het feit dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid volledig wordt overgeheveld naar één of meerdere nieuwe of reeds bestaande organisatie(s) wil echter niet zeggen dat het fysieke beheer van de informatie op zich niet bij de rechtsvoorganger kan blijven. In de praktijk is het mogelijk dat de betrokken organisaties in onderling overleg een regeling treffen.
Een voorbeeld zo’n regeling kan zijn:- Alle lopende informatie wordt zowel bestuurlijk als fysiek overgedragen aan de rechtsopvolger;
- Alle afgesloten informatie die permanent te bewaren is, wordt bestuurlijk overgedragen aan de rechtsopvolger en eventueel met uitstel fysiek overgedragen;
- Alle afgesloten informatie die te vernietigen is, wordt bestuurlijk overgedragen aan de rechtsopvolger, maar blijft fysiek in beheer van de oorspronkelijke organisatie.
De organisatie die het fysieke beheer heeft over de informatie zorgt er wel voor dat de toegang tot de informatie voor de rechtsopvolger kosteloos (vooral de raadpleging) is en dat een aantal kwaliteitscriteria worden gehanteerd rond bv. de opslag, de dozen,… Deze voorwaarden worden afgetoetst door de organisatie met de bestuurlijke verantwoordelijkheid die de eindverantwoordelijkheid draagt.