Digitale postbedeling ondersteunt het hybride werken. We zullen steeds vaker in situaties terechtkomen waarin je op hetzelfde moment (samen)werkt met collega’s die zich op een andere plek bevinden. Ook op verschillende tijdstippen werken, wordt meer en meer gangbaar. Door digitale postbedeling zorgen we ervoor dat poststukken op tijd bij de juiste bestemmeling geraken ongeacht of de bestemmeling nu thuis of op locatie werkt.

Af en toe sturen burgers nog analoge documenten naar de Vlaamse overheid. Vaak zijn die documenten het startpunt van een dossier. Zo heb je vlug een situatie waar er zowel analoge als digitale documenten zijn in één dossier (dit noemt men een hybride dossier). Het inscannen van de analoge briefwisseling volgens de vereisten in de regelgeving, laat toe om de analoge brieven na digitalisering te vernietigen. De digitale scans hebben dan immers dezelfde bewijswaarde als de analoge documenten.

Processen kunnen nu volledig gedigitaliseerd worden. Door deze dienstverlening te centraliseren bij één entiteit gebeurt de verwerking van de poststukken op een gelijkaardige manier. Dit vergemakkelijkt de verdere beheersing van bestuursdocumenten.

Doordat deze dienstverlening gemeenschappelijk zal aangeboden worden, wordt er een schaalgrootte bereikt wat tot een kostendaling zal leiden voor alle klanten. Deze kostendaling zal zich laten voelen op het vlak van zowel de investering (slechts 1x investering), de exploitatie als de volumegedreven kosten.

Het Facilitair Bedrijf kiest ervoor om DigiPost te organiseren met eigen mensen. Concreet betekent dit dat Het Facilitair Bedrijf personen die instonden voor de ontvangst en verdeling van post (zowel binnen Het Facilitair Bedrijf als binnen andere agentschappen), zal samenbrengen.

Door voor een gemeenschappelijke dienstverlening te kiezen, kan er eenvoudig geschaald worden m.b.t. scanning bij piekmomenten.