Gedaan met laden. U bevindt zich op: Gemeenschappelijk klassement Informatie ordenen

Gemeenschappelijk klassement

Een gemeenschappelijk klassement is het ideale instrument om je informatiehuishouding te organiseren. Zo’n klassement zorgt ervoor dat je volledige dossiers opbouwt, correcte informatie beheert, en die informatie snel en efficiënt kunt delen.

Basisprincipes

Een gemeenschappelijk klassement bundelt op één locatie alle informatie die wordt gecreëerd, onderhouden of ontvangen in een bepaald proces . Die informatie bestaat uit en wordt:

  • samengebracht in 1 of meerdere
  • gegroepeerd in één of meerdere .

Presentaties, nota’s, verslagen, e-mails, … zowel voor papieren als digitale documenten: alle relevante informatie bewaar je centraal. Door die aanpak kun je de verschillende versies van stukken in het dossier overzichtelijk beheren, vermijd je dat documenten dubbel worden bewaard en zorg je ervoor dat alle collega’s steeds beschikken over dezelfde informatie.

Een gemeenschappelijk klassement kun je in elke organisatie realiseren en de basisprincipes ervan zijn technologie-onafhankelijk.

Papier of digitaal

Streef ernaar om maximaal digitaal te werken, zodat je ook plaats- en tijdsonafhankelijk kunt werken.

Heb je nog een groot aantal papieren in je dossiers? Onderzoek dan of je meer digitaal kunt werken, want daaraan zijn veel voordelen verbonden voor jou en je organisatie. In uitzonderlijke gevallen kun je nog documenten op papier bewaren. Maar in bijna alle gevallen kun je informatiestromen zo opzetten dat zij (bijna) volledig digitaal verlopen. Het beperkte aantal papieren documenten die bij je dossier horen, kun je dan scannen. Dat wil echter niet zeggen dat je de originele op papier kunt weggooien.

Belangrijk: volg de substitutieregelgeving als je rechtsgeldige digitale kopieën wil van papieren bestuursdocumenten.

Heb je toch nog een beperkt papieren klassement? Zorg er dan voor dat het digitale en het papieren klassement op elkaar zijn afgestemd en dat je voor beide klassementen dezelfde selectieregels volgt.

Voordelen

Een goed gemeenschappelijk klassement biedt heel wat voordelen:

  • Je beperkt het risico op informatieverlies.
  • Je vindt snel de nodige informatie terug en deelt die efficiënt.
  • Je bouwt volledige en unieke dossiers op, zonder dubbele of verouderde info.
  • Je behoudt een duidelijk overzicht op de informatie en documenten die worden bewaard
  • Je kunt eenvoudig de selectieregels toepassen, zodat je een duidelijk overzicht hebt van welke documenten:
    • hoe lang moeten worden bewaard
    • mogen worden vernietigd of permanent moeten worden bewaard.

Gemeenschappelijk klassement opbouwen

Bouw je gemeenschappelijk klassement doordacht en gestructureerd op, zodat de betrokken medewerkers er vlot hun weg in vinden. En ze de informatie efficiënt kunnen verzamelen, gebruiken, beheren en delen.