Beleids- en Beheerscyclus Digitale Rapportering (BBC-DR)
De besturen die de beleids- en beheerscyclus (BBC) toepassen moeten daar ook digitaal over rapporteren. Met deze module kan je de digitale rapportering bezorgen aan de Vlaamse regering.
Onmiddellijk na de verzending van een beleidsrapport aan de toezichthoudende overheid moet u over dat vastgesteld beleidsrapport ook de Digitale Rapportering aan de Vlaamse Regering bezorgen.
- Het beleidsrapport is pas uitvoerbaar als de Vlaamse Regering in het bezit is van de Digitale Rapportering.
- Ook in het kader van de Planlastvermindering is de Digitale Rapportering essentieel omdat de toekenning en de evaluatie van subsidies door diverse Vlaamse administraties daarvan afhankelijk is.
Daarnaast moet u per kwartaal aan de Vlaamse overheid ook rapporteren over de verrichte transacties van dat kwartaal. Ook dat gebeurt via het aanleveren van een Digitale Rapportering m.b.t. het kwartaal.
De handleiding BBC-DR(opent in nieuw venster) helpt je om aan de slag te gaan met de module. Lees zeker ook de 11 handige tips hieronder.
BBC beleidsrapporten en digitale rapportering: 11 handige tips
Deze 11 tips helpen je vlot op weg bij het aanleveren van de digitale rapportering:
Doe de aanlevering van de digitale rapportering steeds via de tab BBC-DR in het loket. Bij elk beleidsrapport hoort een digitale rapportering, dit is altijd een duo: het XML-bestand en het XBRL-bestand.
Doe de inzending van de beleidsrapporten (de stukken behandeld door de raad) in het kader van het bestuurlijk toezicht altijd via de tab Toezicht in het digitaal loket.
Maak per beleidsrapport een nieuwe aanlevering.
Stuur met een inzending van een beleidsrapport onmiddellijk het raadsbesluit (correct ondertekend) mee.
Lever, bij voorkeur en indien mogelijk, alle (onderdelen van de) beleidsrapporten in PDF-formaat aan.
Beperk zoveel mogelijk het aantal bestanden per beleidsrapport (voorbeeld: budget, bijhorende toelichting en het raadsbesluit).
Geef een duidelijke naam aan de bestanden (voorbeeld van een duidelijke naamgeving: Budget_2015_gemeente_Lendelede).
Vermijd onvolledige inzendingen. Controleer voor het versturen of alle onderdelen van het beleidsrapport dat aan de raad werd voorgelegd ook in het dossier opgenomen zijn.
Gebruik het loket van het juiste bestuur. Elk bestuur heeft een eigen loket. Bezorg de digitale rapportering of de beleidsrapporten (en de raadsbesluiten) van het AGB of het APB dus niet via het loket van het gemeentebestuur of de provincie.
Geef de correcte gegevens in:
- Type dossier: wil je een inzending doen van een meerjarenplan, dan kies je “meerjarenplan” als type dossier. Wil je een inzending doen van een “budget”, dan kies je “budget” als type dossier.
- status: gebruik voor het meerjarenplan enkel de status origineel voor het 1ste meerjarenplan van de legislatuur. Aanpassingen van het meerjarenplan bij de opmaak van een budget (bijvoorbeeld bij budget 2016) krijgen de status ‘herziening’;
Bezorg, in geval van aanvullingen of correcties, een nieuwe inzending met het volledige beleidsrapport waarin de aanvullingen of correcties zijn opgenomen. Als die aanvullingen of correcties het voorwerp waren van een nieuwe raadsbeslissing, bezorg dan ook dat raadsbesluit.