Groepeer de informatie in duidelijk afgebakende deelonderwerpen.

Vooral bij langere boodschappen is het belangrijk dat de informatie duidelijk is ingedeeld. Als u het doel en de doelgroep van uw boodschap voor ogen blijft houden, komt u sneller tot een aangepaste afbakening van de deelonderwerpen.

Gebruik ordeningspatronen.

Ordeningspatronen zijn veelgebruikte standaardvolgordes voor de ordening van informatie. Zulke patronen hebben als voordeel dat ze voor iedereen heel herkenbaar zijn. Als u bijvoorbeeld over een wetenschappelijk onderzoek rapporteert, is het logisch om stapsgewijs bij een aantal punten stil te staan. U geeft dan achtereenvolgens antwoord op de volgende vragen: Wat is er precies onderzocht?, Volgens welke methode?, Wat zijn de resultaten?, Wat zijn de conclusies?

Als u informatie volgens ordeningspatronen aanbiedt, krijgt de doelgroep sneller een duidelijk beeld van de informatie. Met ordeningspatronen kunt u ook voorkomen dat u van de hak op de tak moet springen. U hoeft dan niet de hele tijd naar onderdelen te verwijzen die eerder aan bod kwamen of die later nog aan bod zullen komen.

De keuze van ordeningspatronen hangt sterk samen met het onderwerp en het doel van uw boodschap. U kunt ze toepassen op een boodschap als geheel, maar ze zijn ook nuttig voor onderdelen van een boodschap, bijvoorbeeld voor een hoofdstuk of een alinea van een tekst.

Hieronder staan nog enkele voorbeelden van veelgebruikte ordeningspatronen.

• Als u een overzicht van feiten geeft of als u instructies geeft, is een chronologische volgorde het beste ordeningspatroon. U beschrijft de feiten zoals ze zich achtereenvolgens hebben voorgedaan. Bij instructies beschrijft u heel precies de opeenvolgende handelingen die iemand moet verrichten, bijvoorbeeld in een handleiding voor het gebruik van een dvd-recorder.

• Als uw boodschap uit verschillende deelonderwerpen bestaat, is een thematische ordening op basis van belangrijkheid een veelgebruikt patroon. Dat wil zeggen dat u de deelonderwerpen van belangrijk naar minder belangrijk ordent. U doet dat bijvoorbeeld voor de ordening van de agendapunten voor een vergadering. Minder belangrijke of minder dringende punten vergen anders te veel tijd en aandacht in het begin van de vergadering. Ook in lijstjes en opsommingen kunt u de elementen het best van belangrijk naar minder belangrijk rangschikken.

• Als u een standpunt of voorstel wilt verdedigen, is het belangrijk om een duidelijke argumentatie op te bouwen. Een veelgebruikt ordeningspatroon daarvoor is dat u eerst uw eigen argumenten geeft, dan uw argumenten toelicht en ten slotte eventuele tegenargumenten weerlegt.

Werk met bijlagen of hyperlinks voor ondersteunende of aanvullende informatie in teksten.

Bezorg informatie via bijlagen als u veel detailinformatie moet geven, bijvoorbeeld in de vorm van cijfermateriaal, tabellen of bewijsstukken. Neem alleen bijlagen op die tot het doel van uw boodschap bijdragen. Op websites en in e-mails kunt u ook hyperlinks naar relevante webpagina’s opnemen.

Zorg ervoor dat het doel van de boodschap duidelijk blijkt uit de brief, de rapporttekst of de e-mail waar de bijlagen bij horen. Lezers maken niet graag een zoektocht door de bijlagen om te achterhalen wat nu eigenlijk uw bedoeling is. Geef in de brief, het rapport of de e-mail precies aan wat het doel van elke bijlage of hyperlink is. Maak bij uitvoerige bijlagen of lange webpagina’s ook duidelijk waar de relevante informatie staat.