Kies een goed lettertype en een aangepaste lettergrootte.

Voor de meeste zakelijke teksten zijn gangbare lettertypes zoals Times, Univers en Arial geschikt. In webteksten wordt ook geregeld Verdana gebruikt. De keuze voor een bepaald lettertype is een kwestie van stijl, die in organisaties meestal in de huisstijlvoorschriften is vastgelegd. Als je speciale lettertypes gebruikt, moet je uitkijken voor letters die misschien wel fraai of bijzonder ogen, maar moeilijk leesbaar zijn. Die kunnen de lezer sterk van de boodschap afleiden.

Voor lopende tekst is bij de meeste lettertypes een lettergrootte van minimaal 9 of 10 punten nodig om de tekst goed leesbaar te houden. Kleinere letters kunnen bijvoorbeeld voor oudere lezers een probleem vormen.

Zorg voor voldoende witruimte.

Als je voor de bladspiegel niet met de standaardinstellingen van je tekstverwerker werkt, kun je onder andere de lettergrootte, de breedte van de spaties, de regelafstand, de marges en de kolommen aanpassen. Belangrijk daarbij is dat de tekst altijd voldoende witruimte blijft behouden. Probeer een tekst vooral niet in een keurslijf te dwingen zodat die helemaal of gedeeltelijk op één pagina kan staan. Erg brede tekstkolommen, kleine regelafstanden, smalle marges en samenklonterende letters nodigen helemaal niet uit tot lezen. Ook erg smalle tekstkolommen kunnen een probleem vormen als je daardoor veel gesplitste woorden aan de regeleinden of grote spaties tussen de woorden krijgt. De lezer kan dan minder vlot doorlezen.

Wees zuinig met de opmaakmogelijkheden.

Als je veel opmaakmogelijkheden tegelijk gebruikt, krijg je een warrige, onrustige bladspiegel. Dat is bijvoorbeeld het geval als je de tekst op veel verschillende afstanden van de linkerrand laat inspringen. Je krijgt dan te veel verticale assen in je tekst. Ook als je verschillende lettertypes in één tekst gebruikt, krijg je gemakkelijk een stijlloze opmaak. In de meeste teksten is één lettertype voldoende. Titels en kopjes kun je markeren met een iets grotere letter of met vetdruk.

Als je woorden of zinnen in lopende tekst wilt markeren, kun je daarvoor verschillende middelen gebruiken: vet, cursief, onderstrepingen en hoofdletters. Vet en cursief zijn de meest gebruikte technieken, maar ook daarbij is voorzichtigheid geboden. Veel vetgedrukte of gecursiveerde woorden in lopende tekst maken de opmaak schreeuwerig en onoverzichtelijk. Bij veel lettertypes zijn de cursieve letters ook minder goed leesbaar. Het is daarom af te raden om zinnen en lange stukken tekst cursief te zetten.

Onderstrepingen en hoofdletters zijn meestal af te raden. Onderstrepen is een techniek die in een professionele opmaak nog maar weinig wordt gebruikt. Ook hele woorden en zinnen in hoofdletters zetten is een verouderde werkwijze om titels, kopjes of tekst te markeren. De tekst wordt daardoor meestal ook minder goed leesbaar. In webteksten zijn onderstrepingen nog wel belangrijk als hulpmiddel om hyperlinks aan te geven.

Gebruik functionele afbeeldingen.

Foto’s en tekeningen zijn functioneel als ze er fraai uitzien, van goede kwaliteit zijn en goed bij het doel van de tekst aansluiten. In de meeste gevallen is er bij een afbeelding een bijschrift nodig, zodat de lezer meteen weet wie of wat er wordt afgebeeld, of wat het doel van de afbeelding is. Lezers lezen de bijschriften meestal voor ze de eigenlijke tekst lezen.

Gebruik functionele grafieken, tabellen en schema’s.

Grafieken, tabellen en schema’s zijn functioneel als ze gemakkelijk te interpreteren zijn en er een duidelijke band met de inhoud van de tekst is. Door de visualisering van de gegevens kunnen de lezers de inhoud sneller begrijpen en onthouden. Je moet de gegevens dus in een overzichtelijke vorm weergeven. Ingewikkelde en overvolle grafieken, tabellen en schema’s hebben een averechts effect.

In de tekst moet er informatie staan die rechtstreeks verband houdt met de gegevens die in de grafiek, de tabel of het schema staan. Bij langere teksten is het noodzakelijk om dat verband expliciet te maken. Je doet dat door bij alle grafieken, tabellen en schema’s een genummerd bijschrift te plaatsen. In de tekst zelf verwijs je bij de uitleg naar de corresponderende nummers van de grafieken, tabellen en schema’s.

Gebruik voor slides in een presentatie grote en duidelijke letters.

Je kunt het best een eenvoudige letter kiezen, met voldoende contrast tussen de kleur van de letter en de achtergrondkleur. De letters moeten zo groot zijn dat ook de toehoorders achteraan in de zaal alle woorden vlot kunnen lezen. Test dat vooraf zodat je niet aan je publiek hoeft te vragen of alles wel goed leesbaar is.

Zet op slides alleen de kernelementen van je uitleg.

Slides zijn een middel om je uitleg of betoog te ondersteunen. Zet bij voorkeur alleen de belangrijkste kernwoorden op de slides. Bij volzinnen haakt het publiek snel af omdat je als spreker meestal sneller praat dan je toehoorders de slides kunnen meelezen. Je kunt volzinnen ook voorlezen, maar dat maakt je mondelinge presentatie minder dynamisch.

Gebruik waar dat kan schema’s om de verbanden in je uitleg aan te geven, maar houd die altijd heel eenvoudig en goed leesbaar. Ook eenvoudige en goed gekozen foto’s, illustraties en filmpjes zijn een krachtig middel om je mondelinge presentatie sprekend en overtuigend te maken.