Om aanspraak te maken op een tegemoetkoming voor hulpmiddelen moet u:

• in Vlaanderen wonen of verblijven. Met Vlaanderen worden de 5 vlaamse provincies en de 19 gemeenten van de Brusselse agglomeratie bedoeld.
• jonger dan 65 jaar zijn of al voor uw 65ste erkend zijn bij het VAPH. In dat laatste geval moeten de gevraagde hulpmiddelen of aanpassingen bedoeld zijn voor dezelfde aandoening als vóór uw 65ste verjaardag.

Stap 1 - Aanvraagformulier invullen

U vult het formulier 'Aanvraag voor ondersteuning' in en bezorgt dit aan de provinciale afdeling van het VAPH waar u woont. Het is heel belangrijk dat u eerst uw aanvraag indient en pas daarna tot de aankoop van het hulpmiddel of de aanpassing overgaat.

Indien u wenst, kunt u zich laten bijstaan door een multidisciplinair team (MDT) om u te helpen de aanvraag voor een specifiek hulpmiddel te formuleren.

Opgelet! Voor minderjarigen die nog niet erkend zijn door het VAPH moet een eerste aanvraag voor hulpmiddelen bij de Intersectorale Toegangspoort van Jongerenwelzijn worden aangevraagd.

Stap 2 - Multidisciplinair adviesrapport laten opmaken

U krijgt een brief waarin gevraagd wordt naar meer informatie. Om deze informatie door te geven, moet u een multidisciplinair adviesrapport laten opmaken. Hiervoor moet u een beroep doen op een multidisciplinair team (MDT) dat gespecialiseerd is in 'individuele materiële bijstand' (IMB). In het verslag neemt het team alle elementen op die belangrijk zijn om te oordelen over uw vraag voor hulpmiddelen of aanpassingen. U vindt een lijst van MDT's bij de brief die u ontvangt van het VAPH.

Stap 3 - Beslissing

Is uw aanvraagdossier volledig, dan legt het VAPH uw aanvraag voor aan de Provinciale Evaluatiecommissie (PEC). De PEC beslist over uw aanvraag. In het geval van een positieve beslissing krijgt u of uw kind een goedkeuring voor een tegemoetkoming voor een of meerdere gevraagde hulpmiddelen of aanpassingen.

Als u niet akkoord gaat met de beslissing van het VAPH, kunt u een verzoekschrift tot heroverweging indienen. Hiervoor dient u het formulier in dat als bijlage is toegevoegd aan uw beslissingsbrief.

Stap 4 - Aankoop of huur

U kunt zelf kiezen waar u uw hulpmiddel aankoopt of huurt. Een overzicht van producten vindt u op Vlibank, de Vlaamse hulpmiddelendatabank.

Stap 5 - Terugbetaling

Om een terugbetaling aan te vragen bezorgt u de originele factuur of een kopie ervan, samen met een betalingsbewijs, binnen de 12 maanden na de factuurdatum aan een provinciale afdeling van het VAPH. Dit kan per post of mail maar ook via het e-loket mijnVAPH.be dat er veilig en snel alternatief is. Uw factuur wordt gemiddeld binnen 2 à 4 weken terugbetaald. Facturen die elektronisch via mijnVAPH bezorgd zijn, worden sneller verwerkt en dus sneller terugbetaald. Als u uw originele facturen terug wilt krijgen, moet u dit expliciet vermelden als u de factuur opstuurt naar het VAPH. Dient u een kopie van de factuur in, dan moet de inhoud van de kopie van de factuur voldoende leesbaar zijn. Bij twijfel vraagt het VAPH alsnog de originele factuur op. 

U kunt er ook voor kiezen om de factuur rechtstreeks door het VAPH te laten betalen. Dit is de zogenaamde derdebetalersregeling. Hiervoor moet u telkens per hulpmiddel het formulier 'Rechtstreekse betaling aan leverancier' invullen. Dit formulier vult u pas in na ontvangst van uw hulpmiddel.

Hoeveel u terugkrijgt voor de aankoop van een hulpmiddel, hangt af van de referteprijs en de kostprijs op de factuur. U vindt meer informatie over de terugbetalingsmodaliteiten op de website van het VAPH.

In bepaalde omstandigheden kunt u tegemoetkomingen voor hulpmiddelen of aanpassingen aanvragen zonder adviesrapport van een multidisciplinair team. U moet dan enkel een gemotiveerde aanvraag indienen met behulp van het formulier 'Vereenvoudigde aanvraag van hulpmiddelen en aanpassingen'. U kunt deze mogelijkheid gebruiken wanneer u:

• een hulpmiddel moet vervangen
  Een hulpmiddel of aanpassing waarvoor u in het verleden een tegemoetkoming van het VAPH kreeg, is aan vervanging toe.
• een eenvoudig hulpmiddel wil aanvragen
  U hebt in het verleden al een tegemoetkoming voor een hulpmiddel of een aanpassing goedgekeurd gekregen en u vraagt nu een zogeheten eenvoudig hulpmiddel of aanpassing aan. Deze eenvoudige hulpmiddelen worden in de refertelijst met een asterisk (*) aangeduid

Hulpmiddelen en aanpassingen voor kinderen die door co-ouderschap op twee plaatsen wonen, kunnen in bepaalde gevallen tweemaal worden gesubsidieerd. Dit is telkens afhankelijk van de situatie, het soort co-ouderschap en het gevraagde hulpmiddel of aanpassing. Een dergelijke aanvraag kan men indienen via een adviesrapport van een multidisciplinair team.

Besluit voor individuele materiële bijstand van 13 juli 2001.