De Vlaamse Ombudsdienst leeft de wettelijke regels over de bescherming van het privéleven en het telecommunicatiegeheim na. De Vlaamse Ombudsdienst streeft er altijd naar om zo weinig mogelijk persoonsgegevens te verwerken. In die zin verwerken we alleen persoonsgegevens in het kader van opdrachten die het Ombudsdecreet ons oplegt of door andere wettelijke bepalingen en/of wanneer je toestemming verleende voor de verwerking.

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens op het moment dat je bij ons een klacht indient of contact met ons opneemt. Je kiest dus zelf wanneer je persoonlijke gegevens vrijgeeft. In het kader van de klachtenbehandeling zal de Vlaamse Ombudsdienst minstens jouw naam en adresgegevens verwerken omdat de Vlaamse Ombudsdienst geen anonieme klachten mag behandelen. Wij verwerken ook telefoonnummer(s), e-mailadres(sen) en allerlei informatiedocumenten die je ons overmaakt. De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt alleen in kader van de dienstverlening waarvoor je op de Vlaamse Ombudsdienst een beroep doet.

In het kader van onze wettelijke opdrachten (klachtenbehandeling, doorzenden ...) zal het vaak nodig zijn om bepaalde persoonsgegevens te delen met de dienst waarover je klaagt of waarnaar wij doorzenden opdat wij een zinvolle dienstverlening kunnen bieden. Je kunt vragen dat wij jouw persoonsgegevens niet kenbaar maken bij de dienst waarover je klaagt of waarnaar wij doorzenden, maar dat betekent meestal wel dat wij jouw klacht niet of niet volledig correct kunnen afhandelen. Overleg daarover is altijd mogelijk. Buiten de aanwending voor die wettelijke opdrachten zullen jouw persoonsgegevens nooit worden verkocht, uitgeleend, verhuurd of op enige andere wijze bekendgemaakt worden aan derden.

De Vlaamse Ombudsdienst is gebonden door een beroepsgeheim. Artikel 9 van het Ombudsdecreet(opent in nieuw venster) bepaalt dat de Vlaamse ombudsvrouw, de personeelsleden en de eventueel ingeschakelde deskundigen tijdens de uitoefening van hun functie moeten geheimhouden wat hun vertrouwelijk wordt meegedeeld.

Je beschikt over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

• Je hebt altijd het recht om jouw persoonsgegevens in te kijken of er een kopie van te vragen.
• Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten vervolledigen, aanpassen of verwijderen.
• Je hebt ook het recht om ons in bepaalde gevallen te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken of stop te zetten.
• Je hebt het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken.

Om jouw rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van jouw persoonsgegevens te voorkomen, dien je ons een bewijs van jouw identiteit te bezorgen, bijvoorbeeld door een kopie van de voorzijde van jouw identiteitskaart toe te voegen aan jouw aanvraag. In een aantal gevallen zullen we geen of geen volledig gevolg kunnen geven aan jouw verzoek omdat andere wettelijke verplichtingen of belangen dat verhinderen. Je ontvangt dan een gemotiveerd antwoord.

De Vlaamse Ombudsdienst verbindt zich ertoe jouw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor de diensten die we verlenen. In overeenstemming met de geldende regelgeving worden dossiers, met uitzondering van personeelsdossiers, maximaal 10 jaar bewaard, waarna ze definitief worden verwijderd.

Als je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of je jouw rechten wenst uit te oefenen dan kan je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke:
Vlaamse Ombudsdienst
Leuvenseweg 86
1000 Brussel
gegevensbescherming@vlaamseombudsdienst.be(opent in uw e-mail applicatie)

Als je opmerkingen of klachten hebt over ons privacy- en gegevensbeschermingsbeleid, dan kan je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (bekend als de DPO of Data Protection Officer):
Pieter-Jan Dirkx
Vlaams Parlement
1000 Brussel
privacy@vlaamsparlement.be(opent in uw e-mail applicatie)

Als je niet tevreden bent met het antwoord dat je van ons ontvangt over de bescherming en de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kan je altijd de toezichthoudende autoriteit contacteren:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be(opent in uw e-mail applicatie)
Meer info op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit(opent in nieuw venster)