Gedaan met laden. U bevindt zich op: Advies protocol Verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens

Advies protocol

Het is verplicht om een protocol op te maken voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie aan een andere Vlaamse instantie of aan een externe overheid. Een ontwerpprotocol kan aan de VTC worden voorgelegd voor advies.

Als gevolg van artikel 8, §1, van het decreet 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer vereist elke georganiseerde en systematische elektronische verstrekking van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere overheidsinstantie een protocol, gesloten tussen de betreffende instanties (voor zover het informatieveiligheidscomité niet bevoegd is).

De Vlaamse Toezichtcommissie beklemtoont dat het protocol een op zichzelf staand leesbaar en controleerbaar document moet zijn. Dit wordt op de websites van de betrokken partijen gepubliceerd zodat een derde partij na het lezen van dit document een duidelijk beeld heeft van onder meer de finaliteit, de rechtsgrond en de voorwaarden van de gegevensuitwisseling. Daarom is het zeer aangewezen dat het toelichtingsdocument erbij wordt genomen om het sjabloon van protocol in te vullen.

De wijzigingen die ingevoerd werden met het Digitaliseringsdecreet werden hier nog niet opgenomen.

Procedure

  • Stap 1

    Wanneer is een protocol opstellen wel/niet verplicht?

  • Stap 2

    Opmaak protocol door betrokken instanties

    Dergelijk protocol is vormvrij, maar heeft wel een minimaal decretaal vastgelegde inhoud. Op deze webpagina vindt u een sjabloon voor een protocol(Word bestand) waarin deze minimale inhoud werd opgenomen, alsook een begeleidend toelichtingsdocument, te gebruiken als leidraad bij het invullen van het sjabloon.

  • Stap 3

    Advies functionarissen voor de gegevensbescherming van de betrokken instanties

  • Stap 4

    Facultatief advies VTC

    Voorafgaand aan het sluiten van een protocol kan op verzoek van een betrokken partij het advies van de Vlaamse toezichtcommissie gevraagd worden. U bezorgt volgende stukken per mail aan contact@toezichtcommissie.be(opent in uw e-mail applicatie):

    • een kopie van het ontwerpprotocol;
    • het gemotiveerde advies van de functionaris voor gegevensbescherming van alle betrokken instanties, al dan niet verwerkt in het ontwerpprotocol;

    De Vlaamse toezichtcommissie brengt haar advies uit binnen een termijn van dertig dagen nadat alle daartoe noodzakelijke gegevens aan de Vlaamse toezichtcommissie zijn medegedeeld. In speciaal gemotiveerde dringende gevallen kan de termijn worden teruggebracht tot vijftien dagen. De adviezen van de Vlaamse toezichtcommissie zijn schriftelijk en met redenen omkleed. Ze worden aan de betreffende instantie meegedeeld en op de website van de Vlaamse toezichtcommissie bekendgemaakt.

  • Stap 5

    Eventuele aanpassing protocol

  • Stap 6

    Goedkeuring protocol door ondertekening door leidend ambtenaren

    De verwerkingsverantwoordelijken sluiten het protocol. Dit zijn dus de leidend-ambtenaren van de betrokken instanties.

    Algemene protocollen voor meerdere besturen tegelijk zijn mogelijk.
    Voor de gemeenten en de onderwijsinstellingen werd een werkwijze afgesproken met VVSG en OVSG. De gemeenten en de onderwijsinstellingen kunnen een mandaat geven aan VVSG en OVSG om in hun naam algemene protocollen af te sluiten. De VTC heeft hierover op 23 juli 2019 een advies gegeven aan de VVSG. Voor meer informatie wendt u zich tot VVSG en OVSG.
    Binnenkort zullen dergelijke dossiers ook kunnen voorgelegd worden aan een Vlaams machtigingscomité.

  • Stap 7

    Onmiddellijke publicatie protocol op de websites betrokken instanties

Federale regeling

Naast de protocolregeling in artikel 8 van het e-govdecreet, heeft de federale wetgever voorzien in nieuw systeem van beraadslagingen van het Informatieveiligheidscomité (IVC) en protocollen. Tot op heden heeft het IVC nog geen model van protocol opgesteld.

Het IVC bestaat uit 2 kamers: de kamer Sociale Zekerheid en Gezondheid en de kamer Federale Overheid.

De belangrijkste bepaling is het gewijzigde artikel 15 van de KSZ-wet.

De federale regeling is vrij complex. Toch is deze ook in Vlaanderen van belang vooral voor OCMW en Vlaamse instanties die behoren tot het uitgebreid netwerk van de sociale zekerheid, nl:

  • het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
  • het Agentschap Zorg en Gezondheid
  • het Vlaams Zorgfonds
  • het Agentschap Sociale Bescherming
  • het Vlaams Agentschap Kind en Gezin
  • het Agentschap Jongerenwelzijn
  • de afdeling Studietoelagen van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen
  • het team “Medisch verantwoord sporten”
  • de VDAB
  • de gewestelijke huisvestingsmaatschappijen (o.a. VMSW)
  • het Agentschap Wonen-Vlaanderen
  • het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen
  • het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd en Media

Machtigingen

Conform de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (de Privacywet of de WVP) en het e-govdecreet van 18 juli 2008 waren bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens enkel mogelijk indien daar specifiek toestemming voor werd gegeven. Instanties die persoonsgegevens wensten uit te wisselen, moesten hiervoor in heel wat situaties over een machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie en/of van één of meerdere Sectorale Comités binnen de Privacycommissie (CBPL) (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) beschikken.

De machtigingsverplichting bij de Vlaamse Toezichtcommissie werd opgeheven op de datum van publicatie van het AVG-decreet in het Belgisch Staatsblad. Dit gebeurde op 26 juni 2018. Vanaf nu treedt de protocolregeling in werking. Protocollen moeten afgesloten worden door de verwerkingsverantwoordelijken, na advies van de functionaris voor gegevensbescherming. Ook kan een verwerkingsverantwoordelijke het protocol voor advies voorleggen aan de VTC. De inhoud van een protocol werd vastgelegd in het AVG-decreet.

De in het verleden verleende machtigingen blijven rechtsgeldig en kunnen niet meer gewijzigd worden.