Gedaan met laden. U bevindt zich op: Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: hooggeschoolde

Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: hooggeschoolde

Buitenlandse hooggeschoolden kunnen onder bepaalde voorwaarden in Vlaanderen komen werken. Hun toekomstige werkgever kan daarvoor een toelating tot arbeid aanvragen. 

Buitenlanders voor wie u geen toelating tot arbeid hoeft aan te vragen

Voor buitenlanders die in Vlaanderen komen werken, moet de werkgever vooraf een toelating tot arbeid krijgen. Voor bepaalde groepen van buitenlanders geldt die verplichting​​​​​​ niet​ en bent u vrijgesteld.

Als de buitenlander niet tot één van die groepen behoort is er dus wél een toelating tot arbeid nodig. De werkgever kan die buitenlander dan enkel in dienst nemen als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het soort werk dat de buitenlander zal verrichten.

Wie wordt als hooggeschoolde beschouwd?

Een buitenlander kan in Vlaanderen werken als hooggeschoolde indien hij aan een aantal voorwaarden voldoet.

Diploma’s

De hooggeschoolde heeft een diploma hoger of universitair onderwijs. Dat diploma is:

  • minstens van bachelor- of masterniveau, van een opleiding die:
    • minstens 3 jaar duurt
    • of leidt tot onderwijskwalificatie niveau 5.
  • uitgereikt door een hogeronderwijsinstelling die erkend is door de staat waar het instituut gevestigd is. Diploma of getuigschrift van een private onderwijsinstelling is daarvoor niet geldig.

Als de hooggeschoolde nog maar net afgestudeerd is:

  • dan kan u deze aanvraag ten vroegste 6 maanden vóór de gewenste startdatum indienen.
  • de toelating voor hooggeschoolden kan niet uitgereikt worden zonder diploma of attest dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding.
  • de toelating tot arbeid kan goedgekeurd worden vanaf dat er een attest uitgereikt werd dat bevestigt dat betrokkene geslaagd is in de opleiding. Het attest vervangt dan het diploma. Uit het attest moet blijken dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding in afwachting van de uitreiking van het officiële diploma.

Loonvoorwaarden

Om als hooggeschoolde gekwalificeerd te worden, is het noodzakelijk dat men een bepaald minimumloon verdient, waarbij vervolgens diverse mogelijkheden bestaan om deze kwalificatie te behalen en te ondersteunen.

    • Bedraagt minstens evenveel als het gemiddelde bruto jaarloon in België: in 2024 is dat € 46.632.
    • Om het maandloon te berekenen vanaf het bruto jaarloon bij een lokale tewerkstelling (met Belgische arbeidsovereenkomst) deel je het bruto jaarloon door 13,92. Zo vang je voordelen op zoals de dertiende maand en vakantiegeld. Voor 2024 betekent dit €46.632 : 13,92 = €3.350,00/maand.
    • Bedraagt minstens 80% van het gemiddelde bruto jaarloon in België: in 2024 is dat € 37.305,60.
    • Om het maandloon te berekenen vanaf het bruto jaarloon bij een lokale tewerkstelling (met Belgische arbeidsovereenkomst) deel je het bruto jaarloon door 13,92. Zo vang je voordelen op zoals de dertiende maand en vakantiegeld. Voor 2024 betekent dit €37.305,60 : 13,92 = €2.680,00/maand.
    • Bedraagt minstens evenveel als gemiddelde bruto jaarloon in België: in 2024 is dit € 46.632.
    • Om het maandloon te berekenen vanaf het bruto jaarloon bij een detachering (met buitenlandse arbeidsovereenkomst) deel je het bruto jaarloon door 12, aangezien de Belgische regeling van dertiende maand en vakantiegeld niet van toepassing is op buitenlandse loonsamenstelling. Voor 2024 betekent dit €46.632 : 12 = €3.886,00/maand.
    • Voor gedetacheerde hooggeschoolden - 30 jarigen en gedetacheerde verpleegkundigen is geen 80% regel van toepassing op het loon.

Welke toelating tot arbeid aanvragen?

De procedure verschilt naargelang de duur van de tewerkstelling:

  • bepaalde duur, maximaal 90 dagen
  • bepaalde duur, 90 per 180 dagen met Schengenvisum
  • bepaalde duur, meer dan 90 dagen

Vraagt u de toelating voor het eerst aan of hernieuwt u ze? Ook dan is er een verschil.

Hieronder vindt u de procedures voor elk van deze mogelijkheden.

Procedure toelating tot arbeid - maximaal 90 dagen

De werkgever vraagt de toelating tot arbeid aan voor zijn toekomstige buitenlandse werknemer die maximaal 90 dagen in België komt werken. Dat gebeurt in één procedure, maar per categorie gelden mogelijk aparte voorwaarden en procedures.

  • Stap 1

    Welke regio is bevoegd?

    Het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld wordt is bevoegd. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt.

    Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is en dus geregistreerd staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

    Als de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.

    Als de plaats van tewerkstelling wijzigt, dan moet de werkgever een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen.

    Andere regio’s

    Neem contact op met de bevoegde regio hieronder als u de toelating niet in Vlaanderen moet aanvragen:

    Bevoegde dienst in Brussels Hoofdstedelijk Gewest

    Brussel Economie en Werkgelegenheid
    Directie Economische Migratie
    Sint-Lazarusplein 2
    1035 Brussel
    Tel: 02 204 13 99 (van 9u tot 12u)
    Website bevoegde dienst in Brussel(opent in nieuw venster)

    Bevoegde dienst in Wallonië

    Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche 
    Direction de l’Emploi et des Permis de travail
    Place de la Wallonie 1
    5100 Jambes
    Tel 081 33 43 62
    E-mail: permisdetravail@spw.wallonie.be
    Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)

    Bevoegde dienst bij de Duitstalige Gemeenschap:

    Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
    Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
    Gospertstrasse, 1
    4700 EUPEN
    Tel 087 59 64 86
    Website bevoegde dienst bij de Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster)

  • Stap 2

    Om de toelating in Vlaanderen aan te vragen, download het formulier “aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning”: Word(Word bestand opent in nieuw venster) of pdf(PDF bestand opent in nieuw venster).

    Op het aanvraagformulier wordt gevraagd om het rijksregister- of BIS-nummer van de werknemer in te vullen.

    • Is uw werknemer niet ingeschreven in het rijksregister, dan moet de werkgever een aanvragen. De werkgever vraagt het BIS-nummer aan via BelgianIDpro(opent in nieuw venster) en vult het in op het aanvraagformulier.
  • Stap 3
    • Identiteitsbewijs werknemer
      • werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
        • internationaal paspoort.
      • werknemer is in België op moment van aanvraag:
        • internationaal paspoort en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt
    • Uw (als werkgever) identiteitsbewijs of dat van uw volmachthouder.
    • Een arbeidsovereenkomst, door beide partijen gedagtekend en ondertekend.
      (Mogelijk wordt er voor de categorie waartoe het werk van de buitenlander behoort, in plaats van een arbeidsovereenkomst een ander document gevraagd, zie daarvoor verder op deze pagina.)
  • Stap 4

    De hogeronderwijsdiploma’s die de werknemer behaalde, met een vertaling naar Nederlands, Frans, Duits, of Engels. Dat diploma is:

    • minstens van bachelor- of masterniveau, van opleiding die:
      • minstens 3 jaar duurt
      • of leidt tot onderwijskwalificatie niveau 5.
    • uitgereikt door hogeronderwijsinstelling die erkend is door de staat waar het instituut gevestigd is. Een diploma of getuigschrift van een private onderwijsinstelling is daarvoor niet geldig. Zie ook hier(opent in nieuw venster) voor inschaling buitenlandse diploma’s zonder gelijkwaardigheid.

    Indien de hooggeschoolde nog maar net is afgestudeerd:

    U kan deze aanvraag ten vroegste 6 maanden vóór de gewenste startdatum indienen.

    De toelating voor hooggeschoolden of zorgkundigen kan niet uitgereikt worden zonder diploma of attest dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding.

    De toelating tot arbeid kan goedgekeurd worden vanaf dat er een attest uitgereikt werd dat bevestigt dat betrokkene geslaagd is in de opleiding. Het attest vervangt dan het diploma. Uit het attest moet blijken dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding in afwachting van de uitreiking van het officiële diploma.

  • Stap 5

    Breng de vereiste documenten in de onderstaande vaste volgorde samen tot één aanvraag.

    1. Aanvraagformulier

    Het door de werkgever ingevulde formulier bij toelating van bepaalde duur:

    Aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning(Word bestand opent in nieuw venster)

    2. Documenten inzake verblijf

    • Identiteitsbewijs werknemer, een geldig paspoort of daarmee gelijkgesteld reisdocument (alleen concrete persoonsgegevens, geen stempelpagina’s, al of niet blanco of gevuld). Kies welke situatie van toepassing is:
      • Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
        • Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort.
      • Werknemer is in België op moment van aanvraag
        • Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort
        • en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt.
    • Bewijs(opent in nieuw venster) dat werknemer ziektekostenverzekering heeft die alle risico’s voor hem en zijn familieleden dekt.

    3. Arbeidsovereenkomst

    Indien arbeidsovereenkomst bij een buitenlandse werkgever, de vertaalde versie daarvan in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.
    Als er geen arbeidsovereenkomst is: bewijs van ander inkomen.

    4. Identiteitsbewijs werkgever

    Of van zijn volmachthouder/mandataris.

    5. Documenten in geval van detachering

    • Eén van de volgende documenten:
      • verklaring dat socialezekerheidswetgeving van land van werknemer blijft gelden tijdens werk in België
      • als daarover geen internationale overeenkomst bestaat: verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat werknemer niet onderworpen is aan Belgische stelsel voor werknemers, omdat voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
    • Een door u (de werkgever) ondertekend attest met:
      • duur van detachering
      • werk- en loonvoorwaarden tijdens detachering.
    • Bewijs van inschrijving in het Limosakadaster(opent in nieuw venster) als werknemer als gedetacheerde werkt binnen het toepassingsgebied van titel IV, hoofdstuk 8, van de programmawet (I) van 27 december 2006
  • Stap 6
    • Scan de integrale aanvraag in, met alle daarbij horende documenten in de vereiste volgorde.
    • Groepeer alles in één enkel bestand in pdf-formaat.
    • Geef de pdf een naam die als volgt is opgebouwd:
      [familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
      [land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].​​​​​​Voorbeeld: ACHTERNAAM_Voornaam1 Voornaam2_Land_XXXXXXXXXXX.pdf
  • Stap 7

    Mailadres

    Dien uw ingescande dossier in via e-mail: aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

    Gebruik dat e-mailadres alleen voor het indienen van aanvragen.
    Alle overige communicatie verloopt via het door de dossierbehandelaar opgegeven e-mailadres of via arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Vermeld geen andere namen als (mede)geadresseerde, noch rechtstreeks, noch in Cc of Bcc).

    Pdf-bijlage

    Per werknemer waarvoor u een toelating tot arbeid aanvraagt, stuurt u 1 mail met 1 pdf-bijlage. In die pdf-bijlage voegt u het aanvraagformulier en alle documenten in de juiste volgorde samen.
    De maximale bestandsgrootte is 20 megabyte (MB). Als uw aanvraag meer dan 20 MB groot is, comprimeert u die in een ‘zip-bestand’ van maximaal 20 MB.

    Onderwerp e-mail

    In de onderwerpregel vermeldt u de volledige naam van het pdf-bestand, gevolgd door de specifieke categorie waarvoor u de toelating tot arbeid aanvraagt (bijvoorbeeld hooggeschoolde, leidinggevende of opleiding multinationale groep, zoals op het aanvraagformulier aangeduid is), gevolgd door het type aanvraag (‘eerste aanvraag’ ofwel ‘hernieuwing/verlenging’).

    Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf - hooggeschoolde - eerste aanvraag;

    Tekst e-mail

    In het e-mailbericht zelf vermeldt u altijd:

    • werknemer (achternamen en voornamen)
    • betrokken Belgische onderneming (werkgever of gebruiker bij detachering, ondernemingsnaam en ondernemingsnummer)
    • in geval van au pair: gastgezin
    • in geval van detachering: de betrokken buitenlandse onderneming (ondernemingsnaam en adres)
    • functietitel.

    Naast die vereiste gegevens kunt u, als u dat wilt, ook extra informatie over de concrete tewerkstelling vermelden.

    Fictief voorbeeld: MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), senior consultant.

    Mandataris

    Bent u in het buitenland gevestigd? Dan machtigt u een mandataris die regelmatig in België verblijft om aanvraag in te dienen. Voeg in dat geval ook een kopie van identiteitsbewijs van mandataris toe.

    Ontvangstbevestiging

    Nadat u uw aanvraag hebt gemaild, krijgt u een automatische ontvangstbevestiging, met daarin uw originele bericht (zonder bijlage). De dienst Economische Migratie behandelt daarna de aanvragen in chronologische volgorde van ontvangst.

    1 aanvraag = 1 bestand (pdf of zip) = 1 e-mail

    • Geen verschillende aanvragen in 1 e-mail.
    • Nooit meer dan 1 aanvraag in 1 pdf-bestand.
    • Nooit meerdere pdf-bestanden in 1 aanvraag.
  • Stap 8

    De dienst Economische Migratie onderzoekt uw aanvraag voor het luik “tewerkstelling”. Bij goedkeuring sturen we de aanvraag automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”.

    De aanvraag is goedgekeurd

    De werknemer krijgt een arbeidskaart en de werkgever krijgt een arbeidsvergunning. Beide documenten vermelden dezelfde informatie:

    • de arbeidsvergunning is het document (in briefvorm) voor de werkgever waarbij hij de toelating krijgt om een specifieke buitenlandse werknemer in dienst te nemen, in een bepaalde functie of job, en voor een bepaalde periode. De arbeidsvergunning wordt altijd rechtstreeks naar de (aanvragende) werkgever gestuurd (of naar zijn mandataris die de aanvraag indiende)
    • de arbeidskaart is het document (in kaartvorm met foto) voor de buitenlandse werknemer, waarbij hij de toelating krijgt om in een bepaalde functie of job en voor een bepaalde periode bij een specifieke werkgever te werken.

    De aflevering van de arbeidskaart kan op twee manieren gebeuren, naargelang van de situatie:

    • De werknemer bevindt zich nog in het buitenland: de originele arbeidskaart wordt verzonden naar de gemeente waar de werkgever gevestigd is. De werkgever haalt de arbeidskaart af en verzendt deze naar de werknemer in het buitenland. De werknemer in het buitenland dient zich met de arbeidskaart aan te bieden op de Belgische ambassade om een Visum kortverblijf (visum type C - niet nodig voor personen die visumvrij kunnen reizen) te bekomen. Daarna kan de werknemer naar België afreizen en zich aanmelden in een Belgische gemeente.
    • De werknemer is in België: de originele arbeidskaart wordt verzonden naar de gemeente waar de werknemer woont, de werknemer haalt ze zelf af.

    De werknemer in het bezit van de arbeidskaart kan enkel werken voor de werkgever die de toelating heeft aangevraagd.

    De toelating tot arbeid voor maximaal 90 dagen kan niet verlengd/vernieuwd worden. U moet dan een toelating tot arbeid voor bepaalde duur meer dan 90 dagen aanvragen.

    De aanvraag is niet goedgekeurd

    U krijgt een weigeringsbeslissing.

    Als u het niet eens bent met de weigeringsbeslissing dan hebt u volgende mogelijkheden:

    • U kan een nieuwe aanvraag indienen, volledig en/of met nieuwe elementen, die wordt dan opnieuw onderzocht.
    • U kan als werknemer een nieuwe werkgever zoeken die een nieuwe aanvraag voor een toelating tot arbeid van bepaalde duur indient.
    • U kan beroep aantekenen tegen de weigeringsbeslissing of de intrekkingsbeslissing.

Procedure toelating tot arbeid - 90 per 180 dagen met Schengenvisum

De werkgever vraagt de toelating tot arbeid aan voor zijn toekomstige buitenlandse werknemer die 90 per 180 dagen met een Schengenvisum in België komt werken. De buitenlandse werknemer moet in het bezit gesteld worden of zijn van een Schengenvisum geldig voor minstens 180 dagen. De toelating tot arbeid zal in combinatie met het Schengenvisum gebruikt worden.

Indien een Schengenvisum voor langere duur wordt bekomen zal de buitenlandse werknemer, tijdens de geldigheidsduur van zijn Schengenvisum (minstens 180 dagen) en de geldigheidsduur van zijn toelating tot arbeid (180 dagen), voor maximaal 90 dagen mogen werken in het Vlaams Gewest.

De aanvraag voor de toelating gebeurt dus door de werkgever, per categorie gelden mogelijk aparte voorwaarden en procedures.

  • Stap 1

    Welke regio is bevoegd?

    Het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld wordt is bevoegd. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt.

    Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is en dus geregistreerd staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

    Als de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.

    Als de plaats van tewerkstelling wijzigt, dan moet de werkgever een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen.

    Andere regio’s

    Neem contact op met de bevoegde regio hieronder als u de toelating niet in Vlaanderen moet aanvragen:

    Bevoegde dienst in Brussels Hoofdstedelijk Gewest

    Brussel Economie en Werkgelegenheid
    Directie Economische Migratie
    Sint-Lazarusplein 2
    1035 Brussel
    Tel: 02 204 13 99 (van 9u tot 12u)
    Website bevoegde dienst in Brussel(opent in nieuw venster)

    Bevoegde dienst in Wallonië

    Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche 
    Direction de l’Emploi et des Permis de travail
    Place de la Wallonie 1
    5100 Jambes
    Tel 081 33 43 62
    E-mail: permisdetravail@spw.wallonie.be
    Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)

    Bevoegde dienst bij de Duitstalige Gemeenschap:

    Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
    Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
    Gospertstrasse, 1
    4700 EUPEN
    Tel 087 59 64 86
    Website bevoegde dienst bij de Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster)

  • Stap 2

    Om de toelating in Vlaanderen aan te vragen, download het formulier “aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning”: Word(Word bestand opent in nieuw venster) of pdf(PDF bestand opent in nieuw venster).

    Op het aanvraagformulier wordt gevraagd om het rijksregister- of BIS-nummer van de werknemer in te vullen.

    • Is uw werknemer niet ingeschreven in het rijksregister, dan moet de werkgever een aanvragen. De werkgever vraagt het BIS-nummer aan via BelgianIDpro(opent in nieuw venster) en vult het in op het aanvraagformulier.
  • Stap 3
    • Identiteitsbewijs werknemer
      • werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
        • internationaal paspoort.
      • werknemer is in België op moment van aanvraag:
        • internationaal paspoort en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt
    • Uw (als werkgever) identiteitsbewijs of dat van uw volmachthouder.
    • Een arbeidsovereenkomst, door beide partijen gedagtekend en ondertekend.
      (Mogelijk wordt er voor de categorie waartoe het werk van de buitenlander behoort, in plaats van een arbeidsovereenkomst een ander document gevraagd, zie daarvoor verder op deze pagina.)
  • Stap 4

    De hogeronderwijsdiploma’s die de werknemer behaalde, met een vertaling naar Nederlands, Frans, Duits, of Engels.
    Dat diploma is:

    • minstens van bachelor- of masterniveau, van opleiding die:
      • minstens 3 jaar duurt
      • of leidt tot onderwijskwalificatie niveau 5.
    • uitgereikt door hogeronderwijsinstelling die erkend is door de staat waar het instituut gevestigd is. Diploma of getuigschrift van private onderwijsinstelling is daarvoor niet geldig.

    Indien de hooggeschoolde nog maar net is afgestudeerd:

    U kan deze aanvraag ten vroegste 6 maanden vóór de gewenste startdatum indienen.

    De toelating voor hooggeschoolden of zorgkundigen kan niet uitgereikt worden zonder diploma of attest dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding.

    De toelating tot arbeid kan goedgekeurd worden vanaf dat er een attest uitgereikt werd dat bevestigt dat betrokkene geslaagd is in de opleiding. Het attest vervangt dan het diploma. Uit het attest moet blijken dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding in afwachting van de uitreiking van het officiële diploma.

  • Stap 5

    Breng de vereiste documenten in de onderstaande vaste volgorde samen tot één aanvraag.

    1. Aanvraagformulier

    Het door de werkgever ingevulde formulier bij toelating van bepaalde duur:

    Aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning(Word bestand opent in nieuw venster)

    2. Documenten inzake verblijf

    • Identiteitsbewijs werknemer, een geldig paspoort of daarmee gelijkgesteld reisdocument (alleen concrete persoonsgegevens, geen stempelpagina’s, al of niet blanco of gevuld). Kies welke situatie van toepassing is:
      • Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
        • Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort.
      • Werknemer is in België op moment van aanvraag
        • Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort
        • en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt.
    • Bewijs(opent in nieuw venster) dat werknemer ziektekostenverzekering heeft die alle risico’s voor hem en zijn familieleden dekt.

    3. Arbeidsovereenkomst

    Indien arbeidsovereenkomst bij een buitenlandse werkgever, de vertaalde versie daarvan in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.
    Als er geen arbeidsovereenkomst is: bewijs van ander inkomen.

    4. Identiteitsbewijs werkgever

    Of van zijn volmachthouder/mandataris.

    5. Documenten in geval van detachering

    • Eén van de volgende documenten:
      • verklaring dat socialezekerheidswetgeving van land van werknemer blijft gelden tijdens werk in België
      • als daarover geen internationale overeenkomst bestaat: verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat werknemer niet onderworpen is aan Belgische stelsel voor werknemers, omdat voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
    • Een door u (de werkgever) ondertekend attest met:
      • duur van detachering
      • werk- en loonvoorwaarden tijdens detachering.
    • Bewijs van inschrijving in het Limosakadaster(opent in nieuw venster) als werknemer als gedetacheerde werkt binnen het toepassingsgebied van titel IV, hoofdstuk 8, van de programmawet (I) van 27 december 2006
  • Stap 6
    • Scan de integrale aanvraag in, met alle daarbij horende documenten in de vereiste volgorde.
    • Groepeer alles in één enkel bestand in pdf-formaat.
    • Geef de pdf een naam die als volgt is opgebouwd:
      [familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
      [land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].​​​​​​Voorbeeld: ACHTERNAAM_Voornaam1 Voornaam2_Land_XXXXXXXXXXX.pdf
  • Stap 7

    Mailadres

    Dien uw ingescande dossier in via e-mail: aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

    Gebruik dat e-mailadres alleen voor het indienen van aanvragen.
    Alle overige communicatie verloopt via het door de dossierbehandelaar opgegeven e-mailadres of via arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Vermeld geen andere namen als (mede)geadresseerde, noch rechtstreeks, noch in Cc of Bcc).

    Pdf-bijlage

    Per werknemer waarvoor u een toelating tot arbeid aanvraagt, stuurt u 1 mail met 1 pdf-bijlage. In die pdf-bijlage voegt u het aanvraagformulier en alle documenten in de juiste volgorde samen.
    De maximale bestandsgrootte is 20 megabyte (MB). Als uw aanvraag meer dan 20 MB groot is, comprimeert u die in een ‘zip-bestand’ van maximaal 20 MB.

    Onderwerp e-mail

    In de onderwerpregel vermeldt u de volledige naam van het pdf-bestand, gevolgd door de specifieke categorie waarvoor u de toelating tot arbeid aanvraagt (bijvoorbeeld hooggeschoolde, leidinggevende of opleiding multinationale groep, zoals op het aanvraagformulier aangeduid is), gevolgd door het type aanvraag (‘eerste aanvraag’ ofwel ‘hernieuwing/verlenging’).

    Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf - hooggeschoolde - eerste aanvraag;

    Tekst e-mail

    In het e-mailbericht zelf vermeldt u altijd:

    • werknemer (achternamen en voornamen)
    • betrokken Belgische onderneming (werkgever of gebruiker bij detachering, ondernemingsnaam en ondernemingsnummer)
    • in geval van au pair: gastgezin
    • in geval van detachering: de betrokken buitenlandse onderneming (ondernemingsnaam en adres)
    • functietitel.

    Naast die vereiste gegevens kunt u, als u dat wilt, ook extra informatie over de concrete tewerkstelling vermelden.

    Fictief voorbeeld: MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), senior consultant.

    Mandataris

    Bent u in het buitenland gevestigd? Dan machtigt u een mandataris die regelmatig in België verblijft om aanvraag in te dienen. Voeg in dat geval ook een kopie van identiteitsbewijs van mandataris toe.

    Ontvangstbevestiging

    Nadat u uw aanvraag hebt gemaild, krijgt u een automatische ontvangstbevestiging, met daarin uw originele bericht (zonder bijlage). De dienst Economische Migratie behandelt daarna de aanvragen in chronologische volgorde van ontvangst.

    1 aanvraag = 1 bestand (pdf of zip) = 1 e-mail

    • Geen verschillende aanvragen in 1 e-mail.
    • Nooit meer dan 1 aanvraag in 1 pdf-bestand.
    • Nooit meerdere pdf-bestanden in 1 aanvraag.
  • Stap 8

    De dienst Economische Migratie onderzoekt uw aanvraag voor het luik “tewerkstelling”. Bij goedkeuring sturen we de aanvraag automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”.

    Hoe kan de werknemer met een Schengenvisum werken en verblijven in het Vlaams Gewest

    De buitenlandse werknemer die houder is van een Schengenvisum en waarvoor een toelating tot arbeid wordt toegekend en uitgereikt zal tijdens de geldigheidsduur van zijn Schengenvisum (geldig voor minstens 180 dagen) maximaal 90 prestatiedagen mogen werken en verblijven in het Vlaams Gewest.

    Die 90 dagen van werk en verblijf zijn volledig ‘vrij te kiezen’ over de hele geldigheidsduur van het Schengenvisum. Het mag dus om volledig losse dagen gaan, over één compleet aaneengesloten periode of over verschillende periodes van losse of aaneengesloten dagen. De duur van de arbeidstoelating moet wel gerespecteerd worden, net als de “90 dagen op elke periode van 180 dagen” tijdens de volledige duur van het Schengenvisum.

    Een toelating tot arbeid met arbeidskaart en -vergunning van 90 per 180 dagen wordt toegekend en uitgereikt met een geldigheid van die 180 dagen (zes maanden). Dit betekent dan ook dat de betrokken buitenlandse werknemer gedurende die volle 180 dagen (zes maanden) moet voldoen aan de loonvoorwaarden van de categorie waarin de toelating tot arbeid toegekend werd. En dus niet enkel aan die loonvoorwaarden voldoen op de effectieve (maximaal) 90 prestatiedagen.

    De werknemer kan enkel werken voor de werkgever die daarvoor de toelating tot arbeid kreeg.

    Hier vindt u een tool voor de berekening van het aantal resterende reisdagen(opent in nieuw venster) onder het Schengenvisum voor kort verblijf.

    Belangrijk: om een aansluitende toelating tot arbeid te bekomen als verlenging van de voorgaande toelating tot arbeid met arbeidskaart en -vergunning met Schengenverblijf, moet de betrokkene altijd buiten de Schengenzone verblijven.
    Meer info over de vernieuwing van een toelating tot arbeid 90 per 180 dagen met Schengenvisum.

Procedure toelating tot arbeid - Bepaalde duur, meer dan 90 dagen

De werkgever vraagt een gecombineerde vergunning van bepaalde duur (single permit) aan voor zijn toekomstige buitenlandse werknemer die meer dan 90 dagen als hooggeschoolde in België komt werken. Die gecombineerde vergunning bevat zowel de toelating tot arbeid als de toelating tot verblijf. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, kan de werknemer werken voor de werkgever die de toelating heeft aangevraagd.

Voor zijn hooggeschoolde buitenlandse werknemer kan de toekomstige werkgever een gecombineerde vergunning aanvragen voor meteen drie jaar. De werkgever verzamelt de vereiste documenten voor zijn aanvraag. De documenten hoeven geen originelen te zijn, een kopie volstaat.

  • Stap 1
    1. Identiteitsbewijs werknemer
      • Werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
        • persoonsgegevens op internationaal paspoort.
      • Werknemer is in België op moment van aanvraag:
        • persoonsgegevens op internationaal paspoort
        • en Belgische verblijfsvergunning.
    2. Bewijs(opent in nieuw venster) dat gevraagde administratieve kosten (retributiekosten) betaald zijn
    3. Uittreksel uit het strafregister(opent in nieuw venster), als de aanvrager ouder is dan 18 jaar. Gelegaliseerd(opent in nieuw venster) en vertaald (Nederlands, Frans of Engels)
    4. Het standaard medisch attest(opent in nieuw venster) waaruit blijkt dat werknemer niet aan een ziekte lijdt die bedreigend is voor de volksgezondheid, zoals bedoeld in de bijlage bij de wet van 15 december 1980
    5. Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft of een engagementsverklaring(PDF bestand opent in nieuw venster)

    Deze documenten mogen slechts 6 maanden oud zijn op het moment van het indienen van uw aanvraag.

  • Stap 2

    De arbeidsovereenkomst

    Een door beide partijen gedagtekende en ondertekende ​​​​arbeidsovereenkomst.

    De arbeidsovereenkomst moet opgesteld zijn in de taal van het gewest waar betrokken werkgever gevestigd is.

    Een tewerkstelling via dienstencheques of als wijk-werker is uitgesloten voor toelatingen tot arbeid.

  • Stap 3

    Werkt de werknemer via detachering?

    Voeg dan ook toe:

    • een door u (werkgever) ondertekend attest met:
      • de duur van de detachering
      • de werk- en loonvoorwaarden tijdens de detachering
    • voor de arbeidsovereenkomst bij een buitenlandse werkgever: de vertaalde versie daarvan in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.

  • Stap 4

    De hogeronderwijsdiploma’s die de werknemer behaalde, met een vertaling naar Nederlands, Frans, Duits, of Engels. Dat diploma is:

    • minstens van bachelor- of masterniveau, van opleiding die:
      • minstens 3 jaar duurt
      • of leidt tot onderwijskwalificatie niveau 5.
    • uitgereikt door hogeronderwijsinstelling die erkend is door de staat waar het instituut gevestigd is. Diploma of getuigschrift van private onderwijsinstelling is daarvoor niet geldig.

    Indien de hooggeschoolde nog maar net is afgestudeerd:

    U kan deze aanvraag ten vroegste 6 maanden vóór de gewenste startdatum indienen.

    De toelating voor hooggeschoolden of zorgkundigen kan niet uitgereikt worden zonder diploma of attest dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding.

    De toelating tot arbeid kan goedgekeurd worden vanaf dat er een attest uitgereikt werd dat bevestigt dat betrokkene geslaagd is in de opleiding. Het attest vervangt dan het diploma. Uit het attest moet blijken dat betrokkene geslaagd is voor de opleiding in afwachting van de uitreiking van het officiële diploma.

  • Stap 5

    De werkgever start de procedure op, verzamelt de vereiste documenten en vraagt de gecombineerde vergunning aan via de online toepassing uniek loket -Working in Belgium.

    Dien alleen een volledige aanvraag in. Het is niet mogelijk achteraf documenten te mailen om ze toe te voegen aan een al ingediend dossier.

    • Als het dossier in behandeling genomen is, maar u wilt de aanvraag annuleren/stopzetten, dan kan dat via de knop ‘stopzetten’. De dienst Economische Migratie zal dan de vraag tot annulatie/stopzetting verwerken.
    • Als de arbeidsovereenkomst met de werknemer vroegtijdig is beëindigd, moet u in het dossier van de werknemer op de knop ‘vroegtijdig stopzetten’ drukken.

    Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend via het uniek loket, wordt die automatisch digitaal doorgestuurd naar de bevoegde regio. De bevoegde regio’s, naast Vlaanderen, zijn:

    Brussels Hoofdstedelijk Gewest

    Brussel Economie en Werkgelegenheid
    Directie Economische Migratie
    Sint-Lazarusplein 2
    1035 Brussel
    02 204 13 99 (van 9 tot 12)
    Website bevoegde dienst Brussel(opent in nieuw venster)

    Waals Gewest

    Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche 
    Direction de l’Emploi et des Permis de travail
    Place de la Wallonie 1
    5100 Jambes
    081 33 43 62
    permisdetravail@spw.wallonie.be
    Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)

    Duitstalige Gemeenschap

    Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
    Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
    Gospertstrasse, 1
    4700 Eupen
    087 59 64 86
    Website bevoegde dienst Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster)

  • Stap 6

    De bevoegde regio onderzoekt uw dossier, net als de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) van de federale overheid.

    Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend, kunt u in het uniek loket(opent in nieuw venster) de status van uw aanvraag opvolgen. Per statuswijziging van uw dossier ontvangt u een melding en een digitale brief via uw eBox(opent in nieuw venster).

    Deze statussen zijn mogelijk:

    • het dossier is ingediend
    • bijkomende info gevraagd door regio
    • ontvankelijkheid
    • onontvankelijkheid
    • positieve beslissing werk of negatieve beslissing werk

    Na een ‘positieve beslissing werk’ gaat het dossier automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken en zijn de volgende fases mogelijk:

    • in behandeling bij de Dienst Vreemdelingenzaken
    • Bijkomende info gevraagd door de Dienst Vreemdelingenzaken
    • positieve beslissing verblijf (bijlage 46/47) of negatieve beslissing verblijf (bijlage 48).

    Bij een positieve beslissing over zowel werken als verblijf (gecombineerde vergunning) zal de Dienst Vreemdelingenzaken deze beslissing meedelen aan de werknemer, de werkgever en het gemeentebestuur of de Belgische diplomatieke en consulaire post die vermeld is in de aanvraag.

    Als de werknemer in België is, zal de Dienst Vreemdelingenzaken een elektronische gecombineerde vergunning afleveren via de gemeente. Die vergunning bevat dus zowel de toelating tot werk als de toelating tot verblijf.

    Als de werknemer zich in het buitenland bevindt, moet de werknemer, die in zijn aanvraag voor een toelating tot arbeid een buitenlands adres heeft opgegeven, visum D (nationaal visum lang verblijf) aanvragen bij de Belgische diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats waar hij verblijft.
    Die post geeft het visum af, na voorlegging van een geldig paspoort en de beslissing tot toekenning van een gecombineerde vergunning (bijlage 46 of 47), op voorwaarde dat de door de werknemer voorgelegde beslissing volledig overeenstemt met de beslissing die door de Dienst Vreemdelingenzaken aan de post werd meegedeeld.

    De nationale vermelding B34 die op het visum D wordt aangebracht betekent dat de werknemer een gecombineerde vergunning ontvangen heeft. De vermelding B29 betekent dat de werknemer een hooggekwalificeerde werknemer is (Europese blauwe kaart).

    Als de werknemer is aangekomen in België

    Dan moet de werknemer binnen 8 werkdagen zich inschrijven in het vreemdelingenregister van de plaats waar hij verblijft en de afgifte van een gecombineerde vergunning aanvragen. Hij moet zijn paspoort, de beslissing tot toekenning van een gecombineerde vergunning (bijlage 46 of 47), de beslissing tot toekenning van de toelating tot arbeid en de beslissing tot toekenning van de machtiging tot verblijf voorleggen.

    Het gemeentebestuur overhandigt de werknemer een bijlage 49 die, in afwachting van het resultaat van het verblijfplaatsonderzoek, zijn verblijf gedurende 45 dagen voorlopig dekt. De bijlage 49 kan tweemaal met 45 dagen (2 x 45 dagen) verlengd worden.

    Indien het resultaat van het verblijfplaatsonderzoek positief is, overhandigt het gemeentebestuur een A-kaart aan de werknemer. Deze verblijfstitel bevat een vermelding met betrekking tot de toegang tot de arbeidsmarkt (gecombineerde vergunning).

Hernieuwing van uw toelating tot arbeid

Wilt u een bestaande toelating Hernieuwen? Ook dat verschilt naargelang van de toelating tot arbeid die u al hebt. De hernieuwing mag maximum 4 maand vooraf ingediend worden.

  • Een toelating tot arbeid voor maximaal 90 dagen kan niet verlengd/hernieuwd worden. U moet een toelating tot arbeid voor bepaalde duur meer dan 90 dagen aanvragen.

  • Het verblijf met een Schengenvisum is beperkt tot een maximum van 90 dagen binnen een periode van maximaal 6 maanden. De berekening van die (effectieve) 90 dagen wordt telkens opnieuw berekend vanaf de laatste effectieve verblijfsdag in de Schengenzone. Want de referentieperiode waarmee voor de berekening van de toegestane termijn rekening wordt gehouden, is de periode van 180 dagen die aan elke ‘dag van verblijf’ in de Schengenzone voorafgaat. Dat betekent dat je op elke dag van het verblijf terugkijkt op de laatste voorgaande 180 dagen om na te gaan of de 90 dagen binnen een periode van 180 dagen gerespecteerd werden. De referentieperiode is dus veranderlijk.

    In het uitzonderlijke geval dat men een aaneengesloten periode van 90 dagen verbleef (en werkte) in de Schengenzone, moet de betrokkene wel een periode van 90 dagen buiten de Schengenzone blijven, vooraleer de betrokkene kan terugkeren.

    Belangrijk: om een aansluitende toelating tot arbeid te bekomen als verlenging van de voorgaande toelating tot arbeid met arbeidskaart en -vergunning met Schengenverblijf, moet de betrokkene altijd buiten de Schengenzone verblijven.

  • Wilt u de gecombineerde vergunning hernieuwen? Dien uw aanvraagdossier dan minstens 2 maanden en maximaal 4 maanden voor de vervaldatum in via het uniek loket -Working in Belgium. .

    Neem de onderstaande documenten op in uw dossier. De documenten hoeven geen originelen te zijn. Een kopie volstaat.

    • Internationaal paspoort
    • Belgische verblijfsvergunning van de werknemer
    • Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft
    • Arbeidsovereenkomst
    • Loonfiches of loonafrekeningen uit de periode waarvoor de arbeidstoelating verstrijkt of als de werknemer een volledig kalenderjaar heeft gewerkt
    • Als de werknemer als gedetacheerde werkt: bewijs van inschrijving in het Limosakadaster
    • Als een werknemer van werkgever verandert en er is nog een geldige gecombineerde vergunning van de vorige werkgever, dan moet er een opzegbrief worden toegevoegd waarin de opzegtermijn wordt vermeld

    Werkt werknemer via detachering?

    • één van de volgende documenten:
      • verklaring dat de sociale-zekerheidswetgeving van het land van de werknemer blijft gelden tijdens het werk in België
      • als daarover geen internationale overeenkomst bestaat: verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat de werknemer niet onderworpen is aan het Belgische stelsel voor werknemers, omdat de voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
    • door u (de werkgever) ondertekend attest met:
      • duur van de detachering
      • werk- en loonvoorwaarden tijdens de detachering.

Mag de buitenlandse werknemer ook een flexi-job uitvoeren?

Alleen de buitenlandse werknemer die in het bezit is van een gecombineerde vergunning, kan onder bepaalde voorwaarden een flexi-job uitvoeren bovenop zijn werk in loondienst. Uiteraard gelden ook voor de werknemer de algemene federale richtlijnen voor flexijobs(opent in nieuw venster).

Als de werknemer gedurende 9 maanden minstens 4/5 gewerkt heeft voor één of meer andere werkgevers dan de flexi-jobwerkgever, mag hij een met flexi-job starten zonder dat hij daarvoor een aanvraag hoeft in te dienen bij de dienst Economische Migratie.

Veelgestelde vragen