Privacyverklaring centraal inschrijvingsregister

In deze privacyverklaring leest u over het beleid voor gegevensverwerking en -bescherming van persoonsgegevens door het agentschap Wonen in Vlaanderen, ingeschreven in de KBO met nummer 0316.380.841 - en vestigingsnummer 2.199.303.566 waarvan de administratieve zetel zich bevindt in de Havenlaan 88 bus 40A, 1000 Brussel.

Wonen in Vlaanderen respecteert uw privacy en behandelt al uw gegevens vertrouwelijk. Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.

Wonen in Vlaanderen respecteert uw privacy en behandelt al uw gegevens vertrouwelijk. We verwerken persoonsgegevens volgens de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, kortweg AVG) en eventuele andere wet- en regelgeving . In deze specifieke privacyverklaring vertellen we u hoe ons agentschap met persoonsgegevens omgaat en hoe de verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt in het centraal inschrijvingsregister.

U leest hier de algemene privacyverklaring van Wonen in Vlaanderen.

Het CIR is een databank waarin alle gegevens worden verzameld van kandidaat-huurders van sociale woningen. Het dient als digitaal loket waar kandidaat-huurders zich kunnen inschrijven en hun dossier consulteren en aanpassen.

Het agentschap Wonen in Vlaanderen is verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer en voor het bijhouden van het CIR (Decreet Art.6.3/1 §2.2).
In het centraal inschrijvingsregister worden de relevante persoonsgegevens bijgehouden van kandidaat-huurders, hun gezinsleden en in voorkomend geval de kinderen, vermeld in artikel 6.16, vierde lid, die de woning na de toewijzing samen zullen betrekken.

Wonen in Vlaanderen coördineert de elektronische gegevensstromen en elektronische informatie-uitwisseling tussen de diverse actoren (Art 6.3/1 §8).

De woonmaatschappij behandelt het dossier, doet de rangschikking en de toewijzing van een sociale huurwoning.

De woonmaatschappij verduidelijkt in de privacyverklaring hoe zij omgaat met uw persoonsgegevens. De privacyverklaring van de Woonmaatschappijen kan u hier terugvinden: Lijst met Woonmaatschappijen.(PDF bestand opent in nieuw venster)

• Rijksregisternummer
• Naam, adres (huidig en vroegere), contactgegevens, telefoon, e-mail
• Gegevens over sociale zekerheid en uitkeringen, tegemoetkomingen en premies.
• Financiële identificatiegegevens: identificatie- en bankrekeningnummers, Lasten, inkomsten, bezittingen, investeringen, pensioen en alle detail- en afgeleide informatie
• Gezinssamenstelling en administratieve gegevens
• Beroep en opleiding
• Medische gegevens
• Kennis van de Nederlandse taal
• Persoonlijke bijzonderheden: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, taal.
• Woningkenmerken: locatie van woning, etc …
• De naam en rijksregisternummer van de wettelijke vertegenwoordiger bij bewindvoering (als dit van toepassing is)

Sinds 18 maart 2024 verloopt de inschrijvingsprocedure voor het huren van een sociale woning in Vlaanderen voor een kandidaat huurder integraal via het centraal inschrijvingsregister. De regels hiervoor zijn opgenomen in de Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster) en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021(opent in nieuw venster).

De verwerking van persoonsgegevens is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art.6,1.c AVG).

We verwerken als verwerkingsverantwoordelijke in beperkte mate ook bijzondere persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan de verplichtingen van een taak van algemeen belang. De verwerking gebeurt dan op basis van artikel 9,2.b van de AVG.

In dossiers waar er bewindvoering is, gebeurt de verwerking ook in overeenstemming met artikel 6.3/1 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021. Er is dan de mogelijkheid om het rijksregisternummer van de kandidaat-huurder en diens wettelijke vertegenwoordiger te verwerken. De verwerking van het rijksregisternummer is noodzakelijk voor de unieke identificatie en verificatie bij het rijksregister van de aanstelling als bewindvoerder.

Wonen in Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens volgens artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Daaronder vallen bijvoorbeeld ook alle gegevens die u verstrekt in een digitaal aanvraagformulier om een sociale woning te kunnen huren.

Wonen in Vlaanderen kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verkrijgen:

• Via uzelf als kandidaat-huurder als u een inschrijving doet of uw dossier aanpast in het centraal inschrijvingsregister.
• Ter plaatse bij de sociale woonactoren of van op afstand: via de dossiers voor sociale verhuring bij sociale woonactoren.
• We vragen gegevens op bij de authentieke bronnen voor de toetsing van de voorwaarden.

We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo verkregen we een aantal machtigingen of protocollen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen.

Bij bewindvoering
De naam en het rijksregister van een bewindvoerder worden bewaard in het dossier van de kandidaat huurder zodra de wettelijke vertegenwoordiger een koppeling maakt met zijn beschermde persoon in het centraal inschrijvingsregister. De wettelijke vertegenwoordiger geeft zelf zijn adres en contactgegevens aan in het dossier van de kandidaat-huurder voor verdere communicatie en dit alleen in het desbetreffende dossier.

In het centraal inschrijvingsregister bepaalt de bewindvoerder zelf op welk adres hij gecontacteerd wil worden voor de afhandeling van het inschrijvingsdossier. Op deze manier kan de bewindvoerder een gewenste beperking van verwerking van persoonsgegevens bekomen, zonder dat de belangen en rechten van de kandidaat-huurder in het gedrang komen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wonen in Vlaanderen neemt de nodige maatregelen opdat jouw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling dit voorschrijft. Algemeen geldt een bewaartermijn van 10 jaar, startend vanaf de schrapping van uw inschrijvingsdossier als kandidaat-huurder.

Beveiliging persoonsgegevens

De AVG verplicht Wonen in Vlaanderen om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Het agentschap zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die in lijn zijn met de geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het agentschap draagt er zorg voor dat ze de persoonsgegevens beveiligt met de passende technische en organisatorische maatregelen van dat moment.

We geven toegang tot persoonsgegevens alleen aan daartoe bevoegde medewerkers van de woonmaatschappijen en van Wonen in Vlaanderen.

Verstrekking aan derden

Wij kunnen uw gegevens delen met derden voor specifieke diensten, zoals ICT-beheer en beveiligingsonderzoek. Dit gebeurt altijd onder strikte voorwaarden en met de nodige waarborgen. We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties. We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd zijn zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

U vindt meer informatie over deze ‘Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen voor het verwerken van bepaalde gegevens‘ in de algemene privacyverklaring van Wonen in Vlaanderen.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd zijn zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

U kan de gegevens die wij over u verwerken altijd inkijken en laten verbeteren als dat nodig is. U kan een verzoek mailen naar: dpo.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). U kan op dit e-mailadres ook terecht als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en u deze dus wilt laten verwijderen. Let op: als wij uw gegevens niet langer mogen verwerken kunnen wij de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, niet verlenen.

Als we twijfelen over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, dan kunnen wij u een bewijs van uw identiteit vragen. Op die manier voorkomen wij dat we uw gegevens meedelen aan iemand die er geen recht op heeft.

Als u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan kan u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.wonen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Data Protection Officer (DPO)
Betreft: Verzoek privacyrechten
Koning Albert II-laan 15 bus 253, 1210 Brussel

Daarnaast kan u ook klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten:
De toezichthoudende autoriteit in België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
De contactgegevens zijn:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
telefoonnummer +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be(opent in uw e-mail applicatie)

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens:
Koning Albert II Laan 15
Brussel 1210
België
telefoonnummer +32 (0)2 553 208
contact@toezichtscommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)

We publiceerden deze privacyverklaring op 4 april 2024.