Administratief ondersteuner Rampenfonds

Ben jij een gedreven teamspeler met een talent voor ondersteuning en administratieve voorbereiding?
Heb je een goede kennis van overheidsprocedures? Dan is deze functie iets voor jou!

Als administratief medewerker ben je een de ondersteunende schakel binnen het team. Je taken
omvatten onder andere:
• Je bereidt de administratie voor overlegmomenten voor en/of zorgt voor de afhandeling ervan.
o Je reserveert vergaderzalen voor overlegmomenten van het VRF
o Je boekt vergaderingen voor het team en voor overleg met externen.
• Je coördineert de generieke mailbox van het VRF:
o Je dispacht binnenkomende mails naar de collega’s;
o Je beantwoordt algemene infovragen;
o Je volgt de binnenkomende mails en zorgt ervoor dat deze behandeld worden.
• Je verzamelt, controleert en verwerkt administratieve gegevens en dossiers.
o Je registreert schademeldingen in het dossiersysteem die VRF ontvangt via post/ mail
o Je registreert aanvragen voor tegemoetkomingen in het dossiersysteem die VRF
ontvangt via post/mail.
• Je bereidt dossiers voor de boekhouding voor:
o Je controleert de prestatiestaten van de experten;
o Je zorgt voor opmaak van inkooporders;
o Je volgt de facturatie op en zorgt voor een periodieke rapportering;
• Je verspreidt relevante documenten en zorgt voor archivering.
o Je zorgt voor het beheer en opvolging van de binnenkomende post (scanning...)
• Je werkt samen aan verbeterprojecten en optimaliseert je eigen dienstverlening

Lees meer over de functie in het selectiereglement als bijlage bij ‘hoe solliciteren’. Download dit selectiereglement en hou het bij voor het verdere verloop van de procedure.

• Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent of technisch assistent.
• Je beschikt op 17 mei 2024 over minstens 6, jaar relevante beroepservaring2 met betrekking tot de
  administratieve ondersteuning van rampendossiers
• Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende.

Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent met salarisschaal D211 en standplaats Brussel.