De taakopdracht wordt duidelijk omschreven. De projectgroep stelt bij aanvang van de werkzaamheden ook een eigen huishoudelijk reglement op.

Het politieke engagement is een belangrijke voorafgaande voorwaarde bij de vormgeving van de taakopdracht. Verder wordt beschreven wat de behartigde maatschappelijke of beleidsmatige uitdaging is en welke maatschappelijke, beleidsmatige, budgettaire, politieke… context voor ogen staat.

De taakopdracht bevat minimaal volgende hoofdvragen:

1. Is financiering door overheidsmiddelen doelmatig en verantwoord?
2. Zijn efficiëntie- of effectiviteitswinsten mogelijk?

Die vereiste garandeert eenvormigheid doorheen de Vlaamse overheid. De projectgroep kan wel gebruikmaken van deelvragen om de hoofdvragen te beantwoorden. In elk geval wordt ook nagaan of vervolgonderzoek nodig is.

De taakopdracht beschrijft ook de onderzoeksmethode om tot onderbouwde en verantwoorde resultaten te komen. Enkele onderdelen die daarbij zeker nuttig zijn:

• Benchmarking van administratieve lasten, kosten- en ontvangstenratio’s van gelijkaardige overheidsdiensten
• ‘Best practices’

Een onafhankelijk ambtelijk onderzoek garandeert dat de leden van de projectgroep vrij en ongebonden deelnemen aan de activiteiten van de projectgroep. De leden dragen vrij beleidsopties aan. Vervolgens kiest de projectgroep bij meerderheid de beleidsopties die worden onderzocht en werkt die onpartijdig uit.

Er is geen tussentijdse inhoudelijke rapportering richting het politieke niveau. Tussentijdse rapporten, notities, verslagen, adviezen, data en informatie worden niet publiek gemaakt om de onafhankelijkheid van de projectgroep te waarborgen. Daardoor kan de projectgroep vrij en creatief de verschillende opties ontwikkelen.

Er moet afdoende capaciteitsopbouw zijn om de evaluaties uit te voeren. Dat principe wordt bewaakt door binnen de departementen multidisciplinaire teams uit te bouwen. Zij vergaren kennis over brede heroverwegingen en uitgaventoetsingen. De leden van die teams hebben al enige beleids- en financiële expertise over overheidsbeleid opgebouwd.

Het Departement Financiën en Begroting coördineert het proces van de brede heroverwegingen en uitgaventoetsingen, in nauw overleg met de Inspectie van Financiën. Het departement:

• Waakt over het horizontale beleid voor brede heroverwegingen en uitgaventoetsingen en de integratie ervan in de beleids- en begrotingscyclus
• Publiceert de taakopdrachten en plannen van aanpak die door de projectgroep werden gevalideerd op zijn website

De Inspectie van Financiën gaat na welke uitgaventoetsingen werden uitgevoerd en hoe de resultaten ervan verwerkt zijn in de begrotingsvoorstellen. Ze besteedt daar voortaan bijzondere aandacht aan in haar adviezen bij de begrotingsopmaak. Op die manier wil ze verzekeren dat de entiteiten de resultaten en eventuele vervolgacties van de uitgaventoetsingen in de beleids- en begrotingscyclus integreren.

De projectgroep stelt een keuzemenu voor aan de beleidsmakers en maakt dus zelf geen beleidskeuzes. De beleidsopties zijn in de regel budgetneutraal binnen een kader van ‘expenditure shifts’.

Heroverwegingen en uitgaventoetsingen faciliteren ook creatieve oplossingen en ‘out of the box denken’, zowel voor uitgaven als voor ontvangsten. Ze zijn dus niet alleen nuttig in tijden van besparingen. Daarom worden er zowel besparingsvarianten als intensiveringsvarianten uitgewerkt, waarbij de ordegrootte telkens 10% van de budgettaire massa bij constant beleid is. Bij de intensiveringsvarianten wordt ook de financiering ervan besproken.

De projectgroep waakt over de leesbaarheid en transparantie van de eindrapportering.

Elke brede heroverweging en uitgaventoetsing beschrijft de leereffecten die van belang zijn voor toekomstig beleid en voor eventueel toekomstige brede heroverwegingen en uitgaventoetsingen.

De voorstellen die de entiteit voorlegt bij een eerstvolgende begrotingsopmaak bevatten de bevindingen en besluiten van de uitgaventoetsingen. De leidinggevenden van de betrokken entiteiten zien daarop toe in samenwerking met de multidisciplinaire teams.