De opdrachtdocumenten zijn alle documenten die op de opdracht toepasselijk zijn en die door de aanbesteder worden opgesteld of vermeld. In voorkomend geval omvatten ze:

• de aankondiging van een opdracht (eventueel een selectieleidraad in geval van een tweestapsprocedure),
• de vooraankondiging van de opdracht of de periodieke indicatieve aankondiging, wanneer deze gebruikt wordt als oproep tot mededinging,
• het bestek of elk ander beschrijvend document omvattende met name de technische specificaties en de voorgestelde contractvoorwaarden,
• formaten voor de aanbieding van documenten door kandidaten en inschrijvers (dit lijkt ons betrekking te hebben op de samenvattende opmeting of inventaris),
• informatie over algemeen toepasselijke verplichtingen,
• en alle overige aanvullende documenten.

Bij een prijsvraag worden deze documenten prijsvraagdocumenten genoemd.

De opdrachtdocumenten gaan bijgevolg uit van de aanbesteder.

De documenten die van ondernemers, kandidaten, inschrijvers of opdrachtnemers uitgaan, zoals onder meer aanvragen tot deelneming of offertes, zijn om die reden geen opdrachtdocumenten.

Voor de plaatsingsprocedures die aan bekendmaking zijn onderworpen, vormen de aankondigingen (of bekendmakingsberichten) de eerste naar buiten gebrachte opdrachtdocumenten. Ook eventuele rectificatieberichten kunnen daartoe behoren.

Bij de niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, alsook bij de concurrentiegerichte dialoog en bij het innovatiepartnerschap kan de aanbesteder gebruik maken van een zogenaamde ‘selectieleidraad’. Deze selectieleidraad is als het ware het ‘bestek’ voor de fase van aanvragen tot deelneming, die de eerste stap vormt in een tweestapsprocedure. De selectieleidraad wordt niet expliciet vermeld in regelgeving overheidsopdrachten.

De selectieleidraad maakt onderdeel uit van de opdrachtdocumenten en heeft vooral zin wanneer bij belangrijke of omvangrijke opdrachten de kwalitatieve selectiecriteria zo uitgebreid zijn dat ze niet overzichtelijk of onmogelijk te vatten zijn in het gelimiteerde bekendmakingsbericht. Dan kan men zich in de bekendmaking (‘aankondiging van de opdracht’) beperken tot de essentie en voor het overige, wat de kwalitatieve selectiecriteria betreft, verwijzen naar de selectieleidraad.

Het doel van de selectieleidraad is om de selectieprocedure toe te lichten en om potentiële deelnemers algemene informatie over de opdracht en het verdere verloop van de procedure te geven, zodat zij in staat zijn om met voldoende inzicht in de opdracht en de plaatsingsprocedure een kandidaatstelling in te dienen. Op deze wijze laat de selectieleidraad toe om de geschikte kandidaten te selecteren. Zij zullen in de volgende fase van de procedure worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op grond van het bestek dat uitsluitend zal bezorgd worden aan de geselecteerden. Bij de concurrentiegerichte dialoog is het verdere verloop nets iets anders: de geselecteerden krijgen een uitnodiging om deel te nemen aan de dialoog.

Bij opdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempels bereiken moeten ook de richtsnoeren voor het invullen van het UEA worden meegedeeld

In het kader van het artikel 64, § 1, eerste lid Wet Overheidsopdrachten is de aanbesteder ertoe gehouden om met elektronische middelen kosteloze, vrije, volledige en rechtstreekse toegang tot de opdrachtdocumenten te verschaffen, dit vanaf de datum van bekendmaking van de aankondiging van een opdracht. De selectieleidraad kan bijvoorbeeld mee worden opgeladen in e-Procurement en zo onmiddellijk aan de bekendmaking worden toegevoegd of in het bekendmakingsbericht kan een vermelding worden geplaatst van de internetsite waar deze leidraad kosteloos, vrij en rechtstreeks kan worden geraadpleegd.

Het bestek vormt het basisdocument van iedere overheidsopdracht. In het bestek moet de aanbesteder de bijzondere bepalingen en de voorwaarden opnemen die de opdracht in kwestie beheersen.

Enerzijds is het bestek de verwoording van de “vraagzijde” van de opdracht door de aanbesteder en aldus richtinggevend voor de aanbesteder bij het uitschrijven van de opdracht.

Anderzijds is het bestek eveneens richtinggevend voor de inschrijver bij het opmaken van zijn offerte: het bestek vormt samen met de bekendmaking (en eventuele andere opdrachtdocumenten) het document bij uitstek waarin de kandidaat-inschrijvers de nodige informatie kunnen vinden over de prestaties die het voorwerp zullen uitmaken van de beoogde opdracht, over de wijze van indiening van hun offerte en over de wijze waarop hun offerte zal worden onderzocht en geëvalueerd.

Het bestek bevat zowel de voorwaarden voor de plaatsing van de opdracht als de contractuele voorwaarden die de uitvoering van de opdracht zullen beheersen.

Bij een éénstapsprocedure bevat het bestek ook de voorwaarden waaraan de kandidaat-inschrijvers moeten voldoen om geselecteerd te worden. Bij de tweestapsprocedures en de mededingingsprocedure met onderhandeling is deze fase op het ogenblik van het uitsturen van het bestek reeds achter de rug zodat deze bepalingen niet meer thuishoren in het bestek).

Verplicht of niet verplicht een bestek op te maken?

Het bestek is in principe een verplicht document, maar art. 94 KB Plaatsing en art. 92 laatste lid Wet Overheidsopdrachten voorzien in een aantal uitzonderingen waarbij de opmaak van een bestek niet verplicht is:

• Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking zowel beneden als vanaf de Europese drempelbedragen waarvoor men slechts één marktspeler kan uitnodigen. Hierbij is het wel noodzakelijk om een overeenkomst tussen partijen op te maken en te ondertekenen;
• Overheidsopdrachten met een beperkte waarde waarbij een bestek uiteraard niet te pas komt.

Opbouw en structuur bestek

Een goed bestek bestaat in principe uit volgende onderdelen:

• een administratief gedeelte waarin de aanbesteder onder andere de bijzondere contractuele voorwaarden en bepalingen opneemt die van toepassing zijn op de betrokken opdracht (hierin wordt onder meer melding gemaakt van: de aanbesteder, de uiterste indieningsdatum van de offertes, het voorwerp en de classificatie van de opdracht, de gunningswijze, de toepasselijk verklaarde documenten, de selectiecriteria [enkel bij de eenstapsprocedure], de bepalingen i.v.m. de opening, indiening, vorm en inhoud van de offertes, de bepalingen i.v.m. de prijsvaststelling, de gunningscriteria, de uitvoeringsbepalingen. Bij opdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempels bereiken moeten ook de richtsnoeren voor het invullen van het UEA worden meegedeeld.
• een technisch gedeelte: hierin omschrijft de aanbesteder op welke wijze de opdracht technisch moet worden uitgevoerd en geeft hij weer aan welke technische specificaties de beoogde prestaties moeten beantwoorden (Zie technische specificaties). Wanneer de aanbesteder een specifiek keurmerk eist als bewijs van overeenstemming met de vereiste voorschriften, dan maakt hij in de opdrachtdocumenten melding van de wijze waarop het keurmerk wordt aangewend. Dergelijke modelclausules zijn terug te vinden in artikel 54, §3, 1°, 2° en 3° Wet Overheidsopdrachten.
• de inventaris of de samenvattende opmeting: wanneer de aanbesteder de prestaties fractioneert over verschillende posten waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de methode van prijsvaststelling wordt vermeld, voegt hij deze aan het bestek toe.
• het modelofferteformulier: document dat de aanbesteder zelf ter beschikking stelt aan de inschrijver en waarin deze de formele verbintenis moet aangaan om de overheidsopdracht waarvoor hij inschrijft uit te voeren overeenkomstig de besteksvoorwaarden en voor het totaalbedrag zoals dit in voorkomend geval is vastgesteld in de inventaris. Het modelofferteformulier heeft enigzins aan belang verloren, aangezien de verbintenis van de inschrijver vaak duidelijk blijkt uit zijn offerte en de gevraagde gegevens in het offerteformulier vaak elders terug te vinden zijn in de offerte. Vroeger, ten tijde van de indiening van de offerte op papier, was de handtekening op het offerteformulier essentieel voor de verbintenis van de inschrijver. Vandaag de dag geldt de indiening van de offerte op zichzelf als de verbintenis. Er wordt nog wel een (elektronische) handtekening geplaatst, maar op het indieningsrapport dat gegenereerd wordt door e-Procurement i.p.v. op het offerteformulier.

De samenvattende opmeting (in het geval van een opdracht voor werken) en de inventaris (in het geval van een opdracht voor leveringen of een opdracht voor diensten) zijn opdrachtdocumenten die als bijlage bij het bestek zijn toegevoegd.

In beide documenten worden de prestaties van een opdracht over verschillende posten verdeeld en wordt voor iedere post de hoeveelheid of de methode van prijsvaststelling vermeld (artikel 2, 7° KB Plaatsing en artikel 2, 8° van het KB Plaatsing en artikel 2, 22° KB Uitvoering van 14 januari 2013 en artikel 2, 23 ° van het KB Uitvoering van 14 januari 2013).

Dergelijke opdrachtdocumenten zijn facultatief en vooral nuttig bij opdrachten tegen prijslijst of waarvoor een prijsfractionering over diverse deelprestaties vereist is.

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een standaardformulier houdende een verklaring dat ondernemers bij hun aanvraag tot deelneming of offerte dienen te voegen waarmee zij voorlopig kunnen bewijzen dat zij voldoen aan:

• de uitsluitingsgronden uit artikel 67 t.e.m. 69 Wet Overheidsopdrachten
• de kwalitatieve selectiecriteria
• de objectieve regels en criteria ter beperking van het aantal kandidaten.

Kandidaten of inschrijvers hoeven dan niet alle documenten en certificaten hiertoe bij hun aanvraag tot deelneming of offerte te voegen, wat de administratieve lasten kan verlichten.

Het formulier werd geïntroduceerd door middel van een Europese Verordening. Intussen integreerde de federale overheid het UEA in het e-Procurement platform.

Het gebruik van het UEA is verplicht voor opdrachten vanaf de Europese drempels, m.u.v. dergelijke opdrachten die worden geplaatst met een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking o.b.v. art. 42, § 1, 1°, b) en d), 2°, 3°, 4°, b), en c) Wet Overheidsopdrachten.

Voor de opdrachten waar het UEA niet van toepassing is, wordt in plaats daarvan de impliciete verklaring op erewoord gehanteerd. Meer nog, het is verboden voor de aanbesteder om in die gevallen het gebruik van het UEA op te leggen.

Geïntegreerd UEA in e-Procurement of via aparte tool

De federale overheid biedt twee mogelijkheden aan voor opmaak van het UEA:

• het geïntegreerde UEA in het e-Procurement platform
• een afzonderlijke tool

Op termijn zal de afzonderlijke tool verdwijnen ten voordele van het geïntegreerde UEA. Het is daarom nuttig om reeds de switch te maken.

Tijdens de opmaak van de bekendmaking van de opdracht waarbij het UEA van toepassing is, zal e-Procurement de vraag stellen of de aanbesteder het geïntegreerde UEA wil gebruiken. Na dit te bevestigen zal de aanbesteder in het linkermenu een nieuwe tab zien waarin het UEA-sjabloon verder kan worden afgewerkt.

De kandidaten of inschrijvers kunnen vervolgens het UEA invullen tijdens de indiening van de aanvraag tot deelneming of offerte.

Verplichtingen aanbesteder: invulinstructies geven

Om het UEA te kunnen gebruiken, dient de aanbesteder in de aankondiging van de opdracht (of in het bestek in het geval van een OPZB) de richtsnoeren te vermelden hoe een kandidaat of inschrijver het UEA dient in te vullen. Daarbij moet de aanbesteder minstens vermelden hoe kandidaten of inschrijvers op het UEA moeten antwoorden omtrent de kwalitatieve selectiecriteria:

• ofwel vermeldt de aanbesteder de selectiecriteria op het UEA, en moeten de kandidaten of inschrijver precies toelichtingen in welke mate zij voldoen aan deze selectiecriteria
• ofwel hanteert de aanbesteder de algemene verklaring, waardoor de kandidaat of inschrijver over louter moet aanduiden of hij al dan niet voldoet aan de selectiecriteria (bij sociale en andere specifieke diensten mogen de kandidaten of inschrijvers dit altijd gebruiken).

Het model selectieleidraad en het modelbestek voor openbare procedure van Het Facilitair Bedrijf bevat uitgebreide instructies voor het invullen van het UEA. Standaard hanteert de modelclausule de optie om voor de selectiecriteria te werken met een algemene verklaring.

Verplichtingen kandidaat/inschrijver: UEA invullen

Vervolgens dient de kandidaat of inschrijver het UEA in te vullen en samen met zijn aanvraag tot deelneming of offerte in te dienen. Het UEA dient volgende gegevens te vermelden:

• een formele verklaring dat de ondernemer voldoet aan de uitsluitingsgronden en de selectiecriteria;
• welke instantie de bewijsstukken hiertoe vaststelt;
• een formele verklaring dat de ondernemer bewijsstukken zal aanleveren op verzoek van de aanbesteder;
• informatie van de databank indien de gegevens daar beschikbaar zijn, zoals het internetadres van de databank, alle identificatiegegevens en indien nodig een verklaring van instemming.

Ondernemers kunnen het reeds in een vorige procedure gebruikte UEA opnieuw gebruiken, mits zij bevestigen dat de daarin opgenomen gegevens nog steeds correct zijn.

Indien de kandidaat of inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten, moeten ook voor deze entiteiten een UEA worden ingevuld en ingediend. Dit geldt ook voor alle deelnemers aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid.

Bestuurlijke taalregeling

De federale overheden in België zijn verplicht om de Wetten op het taalgebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, toe te passen. Voor de Vlaamse overheid stelt art. 36 van de Gewone Wet tot hervorming der instellingen van 9 augustus 1980, steunende op de grondwettelijke eentaligheid van het Nederlandse taalgebied, dat de ‘diensten van de Vlaamse regering’ enkel het Nederlands als bestuurstaal gebruiken.

De uitzondering voor de berichten, mededelingen en formulieren voor de inwoners van de zogenaamde ‘faciliteitengemeenten’ heeft geen invloed op de plaatsing van overheidsopdrachten door die Vlaamse overheden.

Opdrachtdocumenten en bekendmaking

Bijgevolg is de Vlaamse overheid verplicht om voor al haar opdrachten de opdrachtdocumenten en de bekendmakingen in het Nederlands op te stellen. De bepalingen van Richtlijn 2014/24/EU verzetten zich daar niet tegen. Volgens art. 51, 3 van deze Richtlijn worden de aankondigingen van opdrachten in een door de overheid gekozen officiële taal van de EU bekendgemaakt en is alleen de tekst in die oorspronkelijke taal authentiek (in de andere officiële talen verschijnt enkel een samenvatting met de belangrijke gegevens).

Aanvraag tot deelneming en offerte

Daarnaast zal de Vlaamse overheid doorgaans ook vereisen, in de bekendmaking of, bij ontstentenis daarvan, in de andere opdrachtdocumenten, dat de aanvragen tot deelneming en de offertes in het Nederlands dienen geredigeerd te zijn (Art. 53, §1, 1e lid KB Plaatsing).

De overheid kan een vertaling vragen van de bijlagen bij de aanvragen tot deelneming en de offertes die in een andere taal zijn gesteld dan die van de bekendmaking of, bij ontstentenis daarvan, van de andere opdrachtdocumenten (Art. 53, §1, 2e lid KB Plaatsing).

Behalve indien het document in één van de landstalen is opgesteld, kan er naast een vertaling voor de bijlagen, ook een vertaling gevraagd worden van de inlichtingen en documenten die worden voorgelegd in het kader van het nazicht van de uitsluitingsgronden, het voldoen aan de toepasselijke selectiecriteria of het voldoen, in voorkomend geval, aan de objectieve regels voor de beperking van het aantal kandidaten (Art. 53, §1, 3e lid KB Plaatsing).

De Vaste Commissie voor Taaltoezicht heeft in haar adviezen herhaaldelijk benadrukt dat eentalige overheden niet zijn uitgerust om een dossier in een andere taal te onderzoeken en dat zij bijgevolg het recht hebben om van kandidaten en inschrijvers te eisen dat ze hun aanvragen tot deelneming en offertes in een bepaalde taal indienen. Opnieuw verzetten de bepalingen van de Richtlijn zich daar niet tegen. Zo stipt punt II.10 van bijlage V.B (inlichtingen die in aankondigingen moet worden opgenomen) aan dat de taal of talen waarin de aanvragen tot deelneming en offertes moeten worden opgemaakt in de aankondiging moet worden opgenomen.

Welke taal van toepassing is wanneer de bekendmaking bij vergetelheid geen taal van indiening vermeldt, wordt niet bepaald in het KB Plaatsing. De offertes mogen dan in principe opgesteld worden in de taal die de inschrijver kiest. Het is ten zeerste aangeraden duidelijk in de opdrachtdocumenten te vermelden in welke taal de inschrijvers hun offertes moeten opstellen.

Aanvragen tot deelneming en offertes die in een andere taal dan de voorgeschreven taal zijn opgesteld (eventuele anderstalige bijlagen en inlichtingen en documenten zoals vermeld in Art. 53, §1 buiten beschouwing gelaten) dient de aanbesteder te weren.

Interpretatie

Als de opdrachtdocumenten in meer dan één taal zijn gesteld, gebeurt de interpretatie van de stukken in de taal van de aanvraag tot deelneming of de offerte, voor zover de opdrachtdocumenten in die taal zijn gesteld (Art. 53, §2 KB Plaatsing). De hier beoogde situatie van meertalige opdrachtdocumenten zal zich niet vaak voordoen bij de Vlaamse overheid (zie hierboven).

Nochtans lijkt het verantwoord om voor specifieke opdrachten (leveringen en diensten), waarvoor vooral of uitsluitend buitenlandse marktspelers interesse zullen betonen, af te wijken van de eentaligheid van de plaatsingsprocedure door een vertaling van de opdrachtdocumenten in bijvoorbeeld het Engels ter beschikking te stellen. Op deze wijze wordt voldoende mededinging gegarandeerd.

Bijkomende inlichtingen

In de bekendmakingsmodellen is in de mogelijkheid voorzien om te vermelden hoe de geïnteresseerden bijkomende inlichtingen kunnen vragen aan de aanbesteder. Betere inzichten in de opdrachtdocumenten moeten leiden tot betere offertes. Zeker bij procedures zonder onderhandelingen zoals de openbare procedure is dit belangrijk, want er is weinig tot geen marge om onregelmatigheden recht te zetten.

De algemene regel is dat de communicatie tussen aanbesteder en ondernemers verloopt met behulp van elektronische communicatiemiddelen (cf. art. 14, §1 Wet Overheidsopdrachten).

Mondelinge communicatie is evenwel toegestaan voor andere mededelingen dan deze betreffende de essentiële elementen van de plaatsingsprocedure. Hier is wel vereist dat de inhoud van deze mondelinge communicatie voldoende gedocumenteerd wordt. De elementen die in dit verband als essentieel worden aanzien zijn met name de opdrachtdocumenten, de aanvragen tot deelneming en de offertes (cf. art. 14, §4 Wet Overheidsopdrachten). Het gebruik van mondelinge communicatie is dus vrij beperkt. Een informatiesessie blijft wel mogelijk (zie verder).

Daarbij komen nog twee belangrijke regels die de aanbesteder in acht moet houden als hij bijkomende inlichtingen verstrekt:

• Alle geïnteresseerden moeten op de hoogte worden gebracht van de verstrekte bijkomende informatie. Indien dat niet het geval zou zijn, schendt de aanbesteder het gelijkheidsbeginsel.
• Als de verstrekte bijkomende informatie afwijkt van de opdrachtdocumenten, is een rectificatiebericht noodzakelijk om de opdrachtdocumenten te wijzigen.

Het meest gekende communicatiemiddel om vragen van ondernemingen te ontvangen, is mail. De aanbesteder kan een mailadres opnemen in de bekendmaking en overige opdrachtdocumenten. Bij voorkeur een algemeen mailadres, geen persoonlijke mail van personeelsleden om te vermijden dat vragen onbeantwoord blijven. Een alternatief voor mail is het forum, een functionaliteit van het e-Procurement platform. Via het forum kunnen ondernemingen hun vragen online stellen (zie verder voor meer informatie over het forum).

Anderzijds moet de aanbesteder ook bekijken hoe hij de bijkomende inlichtingen wil verstrekken als hij vragen ontvangt via mail of het forum, al naargelang waarvoor hij gekozen heeft.

Mail is hiervoor geen optie bij een eenstapsprocedure of in de eerste stap van een tweestapsprocedure, omwille van de bovenstaande regels. Enkel via het publiceren van de antwoorden op e-Procurement kan men alle geïnteresseerden bereiken. Dat kan de aanbesteder op twee manieren doen: via een rectificatiebericht, of via het forum.

Als men de antwoorden op de gestelde vragen bundelt in een document, dan is er altijd een rectificatiebericht nodig om dat document te publiceren. Het geldt immers als de toevoeging van een opdrachtdocument. Zelfs als de antwoorden op de vragen niet van die aard dat de opdrachtdocumenten gewijzigd worden, is er dus wel een rectificatie nodig eenvoudigweg omdat het document met de antwoorden moet gepubliceerd worden. Met als mogelijk gevolg dat het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes moet worden verdaagd, omdat de rectificatie te dicht aanleunt bij dat uiterste tijdstip.

Dat nadeel heeft men niet wanneer men het forum gebruikt. De aanbesteder kan dan immers de antwoorden rechtstreeks op het forum plaatsen. Er is geen rectificatiebericht nodig om een document met antwoorden toe te voegen. Uiteraard moet de aanbesteder er over waken dat hij toch een rectificatie publiceert, als hij effectief wijzigingen aanbrengt in de opdrachtdocumenten.

Bevindt men zich in de tweede stap van een tweestapsprocedure, dan is het eenvoudiger. De enige belanghebbenden zijn dan immers de geselecteerden, een perfect afgelijnde groep. Men kan antwoorden ontsluiten via e-Procurement, het forum kan ook hier gebruikt worden. Maar mail is in dit geval een even goede optie.

Ongeacht de optie die de aanbesteder gebruikt, moet hij zeker en vast alle vragen, antwoorden en eventuele rectificaties bewaren in het administratief dossier.

Forum

Het forum kan men in e-Procurement eenvoudig activeren tijdens de opmaak van de bekendmaking van de opdracht, of bij de uitnodiging tot indiening van offertes. Vervolgens kan de aanbesteder met enkele instellingen bepalen hoe het forum zal functioneren:

• De startdatum van het forum: als men dit open laat, zal het forum meteen beschikbaar zijn na bekendmaking/uitnodiging. Dat lijkt ook het meest logische, zodat de ondernemingen niet hoeven te wachten om vragen in te dienen;
• De einddatum van het forum: als men dit open laat, zal het forum open blijven tot het uiterste tijdstip van ontvangst. Stelt men toch een datum in, zal het forum na afloop van die datum sluiten waardoor ondernemingen geen vragen meer kunnen stellen.

Let hier mee op, en stel deze einddatum zeker niet zodanig in dat het forum al sluit wanneer de uiterste datum voor ontvangst nog veraf is. Hoewel het soms extra werk kan opleveren om vragen te beantwoorden, is het beter voor het verloop van de procedure dat de opdrachtdocumenten zo helder mogelijk zijn voor de ondernemingen. Er gaat immers meer tijd verloren als na opening bv. blijkt dat de offertes onvergelijkbaar zijn. Laat daarom bij voorkeur meer ruimte voor ondernemingen om vragen te stellen dan te weinig.

• De zichtbaarheid van de vragen: vragen kunnen onmiddellijk zichtbaar zijn, of pas nadat de aanbesteder ze heeft beantwoord.

De aanbesteder kan alle vragen op het forum individueel beantwoorden. Of hij kan de vragen bundelen in een document en daarin de antwoorden opnemen. Maar dit neemt een groot voordeel van het forum weg: om het document te publiceren is een rectificatie nodig. Die is niet vereist als men de antwoorden rechtstreeks op het forum plaats. Tenzij uiteraard de antwoorden op bepaalde vragen van die aard zijn dat ze een wijziging van de opdrachtdocumenten bevatten. Dan is de publicatie van een rectificatiebericht altijd nodig in een eenstapsprocedure of in de eerste stap van een tweestapsprocedure.

Na het sluiten van het forum, kan de aanbesteder een export maken van het forum met alle vragen en antwoorden, en die export toevoegen aan het administratief dossier.

Informatiesessie

Mondelinge communicatie met de ondernemingen is strikt geregeld en erg beperkt. Dat neemt niet weg dat een informatiesessie mogelijk is, binnen de voorziene regels, en dat deze erg nuttig kan zijn bij belangrijke opdrachten. In de bekendmaking of in het bestek of de selectieleidraad vermeldt men de datum, uur en plaats van de informatiesessie. Een informatiesessie kan ook geheel digitaal verlopen, in dat geval vermeldt men hoe de ondernemingen toegang kunnen krijgen.

Deze informatiesessies hebben tot doel de opdrachtdocumenten toe te lichten en mogen geen informatie bevatten die niet reeds in de opdrachtdocumenten was opgenomen. De gegeven informatie moet ook voldoende gedocumenteerd worden door middel van schriftelijke of auditieve registratie. Vervolgens moet deze documentatie verspreid worden naar alle belangstellenden toe.

Om die verspreiding mogelijk te maken, zal een rectificatiebericht noodzakelijk zijn (behalve in de tweede stap van een tweestapsprocedure). Men voegt immers een nieuw document toe aan het dossier op e-Procurement, wat altijd een rectificatie vergt. Maar dat mag in de praktijk geen risico inhouden op een verdaging van het uiterste tijdstip van ontvangt. Een informatievergadering wordt gebruikelijk immers georganiseerd kort na de bekendmaking van de opdracht, bv. een week later. Het uiterste tijdstip van ontvangst ligt dan nog ruim voldoende in de toekomst.

Het verslag dat van de informatiesessie gemaakt wordt, is op zichzelf geen opdrachtdocument en kan de opdrachtdocumenten niet wijzigen. Er bestaat wel een risico van tegenspraak of aanvullende informatie. De aanbesteder moet dus goed nagaan of hij naar aanleiding van de informatiesessie ook een wijziging in de opdrachtdocumenten moet aanbrengen. Als dit het geval is, is een rectificatiebericht noodzakelijk. Maar aangezien men toch al een rectificatiebericht moet publiceren louter om het verslag van de informatiesessie online te plaatsen, kan men via datzelfde rectificatiebericht ook meteen de wijzigingen in de opdrachtdocumenten aanstippen en nieuwe versies toevoegen.

Bevindt men zich in de tweede stap van een tweestapsprocedure, dan is het opnieuw eenvoudiger. Het verslag van de informatiesessie kan men per mail aan de geselecteerden bezorgen, samen met eventuele gerectificeerde opdrachtdocumenten.

Ondernemingen die aanwezig zijn op een informatiesessie, zullen ongetwijfeld ter plekke vragen willen stellen over de opdrachtdocumenten. In theorie botst dit met de beperkingen op de mondelinge communicatie. Een vaak gebruikte oplossing is dat de aanbesteder aangeeft dat er vragen op voorhand kunnen gesteld worden, via mail of het forum, al naargelang het middel dat de aanbesteder gebruikt om vragen te ontvangen. De vragen die tot een welbepaalde datum gesteld worden, zal de aanbesteder vervolgens op de informatievergadering behandelen. De antwoorden worden tenslotte ontsloten samen met het verslag van de informatievergadering.