Met CPEP:

• breng je de huidige en benodigde inzet van verschillende types arbeidskrachten voor de realisatie van je organisatieopdracht in kaart;
• beheer je de inzet van arbeidskrachten.

Je maakt dus niet alleen een plan op, maar je volgt ook de uitvoering op. Omdat de middelen en noden van je entiteit voortdurend veranderen, moet die planning dynamisch zijn.

Capaciteits- en personeelsplan

Het capaciteits- en personeelsplan is het sleutelinstrument voor je entiteit om aan capaciteits- en personeelsplanning te doen. Het bestaat uit 2 delen: 

• interne personeelsinzet
• bijkomende externe inzet

Alle entiteiten binnen de diensten van de Vlaamse overheid zijn verplicht om een capaciteits- en personeelsplan op te stellen. Een apart plan voor buitendiensten of substructuren is niet nodig. Je kan in het plan van je entiteit wel een onderverdeling voorzien.

Minstens 1 keer per jaar bezorgt je entiteit een capaciteits- en personeelsplan samen met het ondernemingsplan aan je functioneel bevoegde minister. Die plannen worden ook gepubliceerd. Lees meer op de webpagina ‘Ondernemingsplan’.

Uitzondering: De onderwijsinspectie en entiteiten die geen eigen personeel tewerkstellen hoeven geen capaciteits- en personeelsplan op te maken.

Met een capaciteits- en personeelsplan krijg je zicht op:

• wie er werkt binnen je entiteit (de verschillende groepen van tewerkgestelden);
• voor welke taken en activiteiten je entiteit hen inzet en over welke tijdspanne;
• welke kost daarmee gepaard gaat (tewerkstellingskost, aanwervingskost, opleidingskost,…).

Dit overzicht helpt je lijnmanagement om onderbouwde keuzes te maken op vlak van instroom, doorstroom en uitstroom en om die te motiveren. Die keuzes moeten ze op een efficiënte en flexibele manier maken, want de noden van je organisatie kunnen veranderen. Met een capaciteits- en personeelsplan kan je je lijnmanagement hierbij ondersteunen en adviseren.

Ten slotte is het capaciteits- en personeelsplan een opvolgingsinstrument dat je toelaat te rapporteren over de beschikbare personeelsmiddelen en personeelsinzet (bijvoorbeeld aan het managementcomité van je entiteit, de functioneel bevoegde minister of vakbondsafgevaardigden).

Op niveau van de diensten van de Vlaamse overheid draagt CPEP bij aan het realiseren van kwalitatieve dienstverlening op een zo kostenefficiënt mogelijke manier. Het helpt daarnaast om de globale personeelsinzet op te volgen.

De Vlaamse Regering legde het beleidskader vast voor CPEP. Je entiteit vertaalt dit vervolgens zelf naar de eigen werking.

Je entiteit gebruikt CPEP niet alleen voor planning en rapportering, maar ook als beheerinstrument. Het capaciteits- en personeelsplan bevat daartoe minstens volgende informatie:

• de huidige personeelssituatie (beschikbare structurele en tijdelijke personeelsinzet);
• de toekomstige personeelsbehoefte (benodigde inzet) voor minimaal datzelfde kalenderjaar;
• de ingezette interne en externe capaciteit van het afgelopen kalenderjaar:
  • voor de interne capaciteit bevat het overzicht een verdeling volgens taken en opdrachten, volgens rang, graad en statuut en volgens financieringsbron;
  • voor de externe inzet bevat het overzicht het aantal mensdagen en de totale kost op jaarbasis.

In de rapporteringen kan je op basis van deze gegevens de gemaakte keuzes van tewerkstelling en de raming van de toekomstige personeelsbehoefte verder inhoudelijk toelichten.

Bovenstaande betekent dus dat je in je entiteit:

• de bestaande personeelsmiddelen in kaart brengt;
• de toekomstige personeelsbehoeften om de doelstellingen te realiseren, inschat;
• de acties bepaalt om die personeelsbehoeften te realiseren.

Naargelang de personeelsnoden en -inzet van je entiteit wijzigen, zijn er 2 mogelijke situaties.

Bekijk hier het overzicht met de mogelijke personeelsuitbreidingen en de te volgen procedure.

Er is beschikbaar personeelsbudget

Is een uitbreiding van het personeelsbestand nodig (tijdelijk of voor onbepaalde tijd) en kan je entiteit deze beoogde uitbreiding opvangen met het op dat ogenblik beschikbare personeelsbudget? Dan beslist je lijnmanagement hierover autonoom. Er is geen voorafgaande goedkeuring van de Vlaamse Regering nodig, tenzij je entiteit hiermee de maximumbezetting structureel zal overschrijden.

Er is onvoldoende personeelsbudget

Beschikt je entiteit niet over voldoende personeelsbudget voor de benodigde netto-personeelsuitbreiding en zijn er dus bijkomende personeelsbudgetten nodig? Dan heeft je entiteit een goedkeuring van de Vlaamse Regering en een voorafgaand akkoord van de minister van Bestuurszaken nodig (zie ‘Andere relevante informatie’). Dit geldt voor:

• alle netto-personeelsuitbreidingen van de departementen en de interne verzelfstandigde agentschappen (IVA);
• de meeste publiekrechtelijke externe verzelfstandigde agentschappen (EVA).

Het maakt niet uit waar de bijkomende middelen vandaan komen (algemene middelen Vlaamse begroting, eigen kredieten van de entiteit of kredieten van een andere entiteit, externe financieringsbronnen...).

Op deze algemene werkwijze zijn 2 uitzonderingen, waarbij geen voorafgaand akkoord van de minister van Bestuurszaken nodig is:

• De aangroei van het personeelsbestand is het gevolg van tewerkstellingen waarvan de duur voorzien is voor 1 jaar of minder.
• De aangroei wordt volledig opgevangen door externe projectmiddelen (dit moet je entiteit wel melden aan de minister van Bestuurszaken).

Na de goedkeuring kan je dit opnemen in je personeelsplanning en de nodige aanwervingsprocedures meteen opstarten.

• Beslissing Vlaamse Regering wat betreft de richtlijnen capaciteits- en personeelsplanning binnen de Vlaamse overheid
• De leidraad voor in-, out- en cosourcingsbeslissingen, als bijlage bij het sectoraal akkoord 2015-2016
• Beslissing Vlaamse Regering wat betreft de richtlijnen met betrekking tot de inzet van consultancy binnen de Vlaamse overheid
• Akkoord van de Vlaamse minister bevoegd voor bestuurszaken (contact: akkoordbestuurszaken@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie))