Specifieke richtlijnen van toepassing op opdrachten voor consultancy
De Vlaamse Regering keurde op vrijdag 4 juli bindende richtlijnen goed rond de inzet van consultancy binnen de Vlaamse overheid. Met deze richtlijnen wordt, zoals afgesproken in het regeerakkoord, het kader voor het inhuren van consultants aangescherpt.
Opdrachten moeten in principe door de overheid zelf worden uitgevoerd, of eventueel door een andere overheidsdienst die de nodige kennis en kunde in huis heeft, tenzij bewezen is dat het kostenefficiënter en/of aangewezen is om die opdrachten uit te besteden. Deze richtlijnen kwamen tot stand op basis van een advies van het Voorzitterscollege.
Op wie zijn deze richtlijnen van toepassing?
De richtlijnen gelden voor alle organisaties die tot de Vlaamse administratie behoren, zoals opgenomen in artikel 1.3.2 van het Bestuursdecreet(opent in nieuw venster).
Wat valt er onder consultancy?
Consultancy wordt hierbij afgebakend volgens de definitie van de Vlaamse Adviescommissie Boekhoudkundige Normen:
“Consultancy is de praktijk van het geven van deskundig advies of het verlenen van expertise binnen een bepaald vakgebied door een onafhankelijke partij, beperkt in tijd, en waarbij de dienst in hoofdzaak betrekking heeft op advies.”
Wat zijn de richtlijnen?
Wil je entiteit beroep doen op externe expertise die onder deze definitie valt? Dan gelden de volgende richtlijnen:
- Afweging: elke entiteit motiveert op voorhand waarom zij voor een concrete opdracht of dossier een consultant wil inschakelen. Die motivering gebeurt via het sjabloon ‘afwegingskader’(Word bestand opent in nieuw venster). Als de totale uitgaven van de opdracht voor de externe consultant meer dan 7.000 euro (exclusief btw) bedragen, vraagt de betrokken entiteit hierover het advies van de Inspectie van Financiën (IF), op basis van het ingevulde sjabloon. Hierin geeft ze ook aan op welke boekhoudkundige rekening deze kost na uitvoering geboekt zal worden.
- Registratie: elke entiteit registreert haar uitgaven voor consultancy-opdrachten zorgvuldig op de overeenkomstige boekhoudkundige rekening.
- Rapportering: de Vlaamse overheid rapporteert na afloop transparant over de consultancy-uitgaven binnen de Vlaamse overheid. Die worden jaarlijks besproken op het Voorzitterscollege, dat hiervan ook een overzicht aan de Vlaamse Regering bezorgt.
- Evaluatie: elke entiteit evalueert na afloop/oplevering de consultancy-opdracht (op het vlak van onder andere realisatie van de doelstellingen, de prijs-kwaliteitverhouding, de kwaliteit van het geleverde werk, …). Ze zorgt er ook voor dat de opgebouwde kennis gewaarborgd kan worden binnen de entiteit.
Deze nieuwe werkwijze zal 1 jaar na de inwerkingtreding worden geëvalueerd.