Het Facilitair Bedrijf richt, in eerste instantie in het Consciencegebouw, een centrale scankamer in waar alle poststukken ontvangen worden. In deze scankamers wordt de post van alle entiteiten van de Vlaamse overheid samengebracht. Hiervoor zullen de nodige afspraken gemaakt worden met de postbedrijven aangezien de huidige adressen van entiteiten behouden blijven. In de scankamer worden de poststukken eerst scanklaar gemaakt (bv. geopend, gesorteerd, niet-scanbare materialen weggehaald) waarna ze gescand worden.

• Virtuele postbus van de entiteit
  Een ingescand poststuk wordt verdeeld naar de juiste virtuele postbus. Elke entiteit van de Vlaamse overheid zal minimaal 1 eigen virtuele postbus krijgen. In deze virtuele postbus komt alle post binnen voor die (sub)entiteit. Een entiteit zal de mogelijkheid hebben om in zijn eigen virtuele postbussen onderverdelingen te maken (bv. per team, per proces …).
• Postbus DigiPost

  In deze virtuele postbus komen alle poststukken toe die door het systeem niet automatisch verdeeld kunnen worden naar een virtuele postbus van een entiteit. Het DigiPost team staat dan in voor de manuele verdeling van de digitale poststukken.

• Dossiersysteem
  Je kan er als entiteit ook voor kiezen om je poststuk rechtstreeks in een dossiersysteem te laten toekomen. Hiervoor is natuurlijk een analyse vereist.

Een kopie van het poststuk wordt weggeschreven naar Documentenkluis van Digitaal Archief Vlaanderen ((opent in nieuw venster)).

Digitale postbedeling ondersteunt het hybride werken ((opent in nieuw venster)). We zullen steeds vaker in situaties terechtkomen waarin je op hetzelfde moment (samen)werkt met collega’s die zich op een andere plek bevinden. Ook op verschillende tijdstippen werken, wordt meer en meer gangbaar. Door digitale postbedeling zorgen we ervoor dat poststukken op tijd bij de juiste bestemmeling geraken ongeacht of de bestemmeling nu thuis of op locatie werkt.

Af en toe sturen burgers nog analoge documenten naar de Vlaamse overheid. Vaak zijn die documenten het startpunt van een dossier. Zo heb je vlug een situatie waar er zowel analoge als digitale documenten zijn in één dossier (dit noemt men een hybride dossier). Het inscannen van de analoge briefwisseling volgens de vereisten in de regelgeving, laat toe om de analoge brieven na digitalisering te vernietigen. De digitale scans hebben dan immers dezelfde bewijswaarde als de analoge documenten.

Processen kunnen nu volledig gedigitaliseerd worden. Door deze dienstverlening te centraliseren bij één entiteit gebeurt de verwerking van de poststukken op een gelijkaardige manier. Dit vergemakkelijkt de verdere beheersing van bestuursdocumenten.

Doordat deze dienstverlening gemeenschappelijk zal aangeboden worden, wordt er een schaalgrootte bereikt wat tot een kostendaling zal leiden voor alle klanten. Deze kostendaling zal zich laten voelen op het vlak van zowel de investering (slechts 1x investering), de exploitatie als de volumegedreven kosten.

Het Facilitair Bedrijf kiest ervoor om DigiPost te organiseren met eigen mensen. Concreet betekent dit dat Het Facilitair Bedrijf personen die instonden voor de ontvangst en verdeling van post (zowel binnen Het Facilitair Bedrijf als binnen andere agentschappen), zal samenbrengen.

Door voor een gemeenschappelijke dienstverlening te kiezen, kan er eenvoudig geschaald worden m.b.t. scanning bij piekmomenten.